Met gesproken tijdregistratie kunnen gebruikers een gesproken beschrijving van hun werkzaamheden vastleggen in Legalsense. Legalsense stuurt de opname naar een geconfigureerde AI-provider en maakt vervolgens concept-tijdregels aan die beoordeeld en goedgekeurd kunnen worden.
Dit artikel beschrijft wat er nodig is om gesproken tijdregistratie in te schakelen voor uw organisatie. Uw rol als beheerder is om de benodigde voorbereidingen te treffen, een API-sleutel te verkrijgen bij een AI-provider, en de configuratie aan te vragen via Legalsense Support.
Gesproken tijdregistratie is beschikbaar vanaf Release 26.04.
Voordat u begint
Voordat u contact opneemt met Legalsense Support om gesproken tijdregistratie in te schakelen, dient u het volgende te regelen:
- Intern besluit over gegevensverwerking. Het gebruik van gesproken tijdregistratie betekent dat audio-opnamen en contextuele gegevens uit uw Legalsense-omgeving worden verstuurd naar een externe AI-provider voor verwerking. Zorg ervoor dat uw organisatie heeft besloten dat dit acceptabel is. Zie het onderdeel Welke gegevens worden gedeeld met de AI-provider voor meer informatie over wat er wordt verstuurd en hoe hiermee wordt omgegaan.
- Een API-sleutel van uw AI-provider. Zie hieronder. Om de AI-provider in Legalsense te configureren, moet u een Admin-gebruiker zijn.
Zodra u beide zaken heeft geregeld, kunt u de AI-provider zelf configureren. Neem vervolgens contact op met Legalsense Support om de spraakrecorder in te schakelen, en dan kunt u aan de slag!
AI-providers
Om een AI-provider in Legalsense te configureren, moet u een Admin-gebruiker zijn. Ga hiervoor naar Instellingen → Integraties → AI-provider.
OpenAI
Legalsense maakt gebruik van de transcriptie- en taalmodellen van OpenAI om ingediende audio om te zetten naar tekst en die tekst vervolgens om te zetten naar gestructureerde tijdregelgegevens.
Om een API-sleutel te verkrijgen, gaat u naar https://platform.openai.com en maakt u een account aan met betaalgegevens. Zorg er bij het aanmaken van de API-sleutel voor dat deze lees- en schrijftoegang heeft tot ten minste de Responses-, Chat completions- en Transcription-endpoints (Audio API). U kunt ook een service account instellen als OpenAI API-gebruiker. Dit verdient de voorkeur als meerdere gebruikers de functie zullen gebruiken.
Azure OpenAI
Azure OpenAI is beschikbaar als provider vanaf Release 26.06. Als uw organisatie al draait op Microsoft Azure, kunt u Legalsense laten verwijzen naar uw eigen Azure AI Foundry-resource in plaats van naar standaard OpenAI. Gesproken tijdregistratie verloopt dan via uw bestaande Azure-facturering, -beveiliging en -compliance. De gegevens die Legalsense verstuurt zijn identiek aan die bij de OpenAI-configuratie; zie Welke gegevens worden gedeeld met de AI-provider.
Hiervoor is een Azure AI Foundry-resource nodig met twee modeldeployments: één voor transcriptie en één voor gestructureerde uitvoer. Wanneer u Azure OpenAI als provider selecteert, geeft u het volgende op:
-
Resource-endpoint: de basis-URL van uw Azure-resource, bijvoorbeeld
https://your-resource.cognitiveservices.azure.com/. - API-sleutel: een sleutel voor die resource.
- Deploymentnaam voor transcriptie: de naam van uw deployment van GPT-4o-transcribe of GPT-4o-transcribe-mini.
- Deploymentnaam voor gestructureerde uitvoer: de naam van uw deployment van GPT-4.1 of GPT-4.1-mini, of een gelijkwaardig model. De GPT-5-serie wordt nog niet ondersteund.
Deploymentnamen worden niet gevalideerd bij het opslaan, zorg er dus voor dat ze exact overeenkomen met wat in Azure is geconfigureerd en dat elke deployment een van de bovenstaande ondersteunde modellen gebruikt. Als een naam of model onjuist is, mislukt gesproken tijdregistratie of presteert deze slecht tijdens de verwerking, in plaats van bij de configuratie.
Welke gegevens worden gedeeld met de AI-provider
Wanneer een gebruiker een gesproken tijdregel indient, stuurt Legalsense de audio-opname naar de geconfigureerde AI-provider voor transcriptie en interpretatie.
Om de provider te helpen de gesproken invoer te koppelen aan de juiste dossiers, verrichtingen en tijdschrijvers, stuurt Legalsense ook contextuele informatie mee over het toegankelijke werk van de gebruiker. Deze contextuele informatie is altijd begrensd tot wat de gebruiker kan zien: het kan geen machtigings- of Chinese wall-grenzen overschrijden. Met andere woorden, alleen de informatie die een gebruiker kan zien in het handmatige tijdregistratieformulier wordt meegestuurd. Op het moment van schrijven omvat dit:
-
Namen en ID's van:
- actieve tijdschrijvers (inclusief de indienende gebruiker),
- dossiers waarop tijd geschreven kan worden,
- verrichtingen voor die dossiers,
- subdossiers voor die dossiers, en
- Recofa-categorieën voor die dossiers.
- De audio-opname die door de gebruiker is ingediend.
Gegevensverwerking door OpenAI
Op het moment van schrijven worden gegevens die via de OpenAI API worden verwerkt niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. De privacyverklaring van de OpenAI API is te vinden op https://openai.com/enterprise-privacy/.
Legalsense stelt de parameter store=False in voor de betreffende endpoints, wat betekent dat OpenAI standaard geen promptgegevens bewaart. Als uw organisatie aanvullende gegevensbeheermaatregelen vereist, zoals dataresidentie of volledige gegevensverwijdering, kunt u deze aanvragen bij OpenAI. Meer informatie is ook beschikbaar op https://developers.openai.com/api/docs/guides/your-data.
Machtigingen en gebruikerstoegang
Om gesproken tijdregistratie te gebruiken heeft een gebruiker het volgende nodig:
- Toegang tot de urenstaat (vereist machtiging om tijdregels te bekijken en aan te maken).
- Machtiging om eigen concept-tijdregels te bekijken en te beheren.
In de meeste omgevingen beschikken gebruikers die al tijd kunnen schrijven standaard over de benodigde machtigingen. Als bepaalde gebruikers het tabblad Spraak niet kunnen zien of gebruiken na de configuratie, neem dan contact op met Legalsense Support om hun machtigingen te controleren.
Daarnaast moet de gebruiker beschikken over een microfoon en een ondersteunde browser gebruiken: een recente versie van Chrome, Firefox of Safari.
Probleemoplossing
De configuratie van de AI-provider werkt niet
Als er een fout optreedt bij het configureren van de AI-provider, controleer dan de inloggegevens voor de geselecteerde provider:
- OpenAI: de meest waarschijnlijke oorzaak is een API-sleutel die ongeldig is, onvoldoende machtigingen heeft of behoort bij een account zonder betaalgegevens. Controleer de sleutel en de accountconfiguratie op https://platform.openai.com.
- Azure OpenAI: controleer of het resource-endpoint en de API-sleutel correct zijn voor uw Azure-resource.
Let op: de validatie bij het opslaan controleert de inloggegevens en de verbinding, maar voert geen volledige gesproken-tijdregistratie van begin tot eind uit. Als de configuratie slaagt maar gesproken tijdregistratie niet werkt of slecht presteert, controleer dan of de juiste modeldeployments aanwezig zijn: ga voor Azure OpenAI na of de deployments voor transcriptie en gestructureerde uitvoer verwijzen naar de ondersteunde modellen die vermeld staan onder Azure OpenAI.
Gebruikers zien het tabblad Spraak, maar kunnen niet opnemen
Als een gebruiker meldt dat de microfoonknop grijs is, controleer dan het volgende:
- De gebruiker heeft mogelijk geen machtiging om concept-tijdregels te beheren. Neem contact op met Legalsense Support om dit te controleren.
- De gebruiker gebruikt mogelijk geen ondersteunde browser. Vraag de gebruiker om een recente versie van Chrome, Firefox of Safari te proberen.
- De browser van de gebruiker heeft mogelijk geen microfoontoestemming voor Legalsense. Vraag de gebruiker om de browserinstellingen te controleren en microfoontoegang toe te staan voor uw Legalsense-domein.
Gebruikers dienen opnamen in, maar er verschijnen geen concepten
Een korte verwerkingstijd van 10 tot 60 seconden is normaal. Als er na het wachten consequent geen concepten verschijnen, kan dit wijzen op een probleem met de configuratie of connectiviteit van de AI-provider. Neem contact op met Legalsense Support en vermeld het geschatte tijdstip van de mislukte indiening, zodat dit onderzocht kan worden.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.