Release 17.106 - September 2017

Volgen

De Legalsense update van september 2017 (17.106) bevat de volgende wijzigingen:

Insolventie/Faillissementen

Deze wijzigingen worden als eerste genoemd omdat ze gevolgen hebben voor hoe de waarde in insolventiezaken (faillissementsdossiers) wordt berekend.

  • Bij de berekening van de waarde van het onderhanden werk (OHW) in een faillissementsdossier worden de al gedeclareerde tijdsregels niet meer meegenomen bij het bepalen van de waarde op basis van de 'cap' (maximale waarde). De 'cap' wordt bepaald op basis van het ingegeven boedelsaldo.
  • Er is een kolom (optie) toegevoegd aan de rapporten-bouwer voor de waarde van het onderhanden werk zonder rekening te houden met de 'cap'. Deze waarde van het OHW (zonder een 'cap') is ook toegevoegd op de dossierpagina onder 'Insolventie'.
  • Het insolventienummer is toegevoegd aan het insolventierapport (Excel rapport van het dossier).

Tijd

  • Tijdsregels die op conceptdeclaraties (facturen) staan, worden nu met een eigen status weergegeven in het zoekresultaat van tijdsregels (onder 'Tijd - Zoeken') en met een link naar de conceptdeclaratie. Voorheen werden deze tijdsregels weergegeven met de status 'declarabel' (B) zonder dat duidelijk was dat ze al op een conceptdeclaratie stonden.
  • Wanneer de weergave voor tijdsregels is ingesteld op 'decimalen' (1,5 ipv 1:30) dan wordt deze instelling ook gebruikt voor het exporteren van rapporten naar Excel.
  • Velden voor (decimale) tijdsinvoer accepteren nu ook waardes zonder voorafgaande 0, bijvoorbeeld ',5' in plaats van '0,5'.
  • Er is een 'opmerkingen' veld toegevoegd bij tijdsregels dat op dit moment gebruikt wordt bij de conversie van gegevens uit andere systemen. In de toekomst zal dit veld ook in Legalsense bewerkbaar worden.

Contacten, cliënten en dossiers

  • Het kopiëren van een opdrachtbevestiging (engagement letter) van een eerder dossier (voor dezelfde cliënt) laat nu ook de gearchiveerde dossiers als keuze zien voor de dossiers waar de opdrachtbevestiging van gekopieerd kan worden.
  • Voor een debiteur kan een standaard e-mailadres voor aanmaningen (herinneringen) worden ingesteld. Dit adres wordt dan gebruikt bij het exporteren van de debiteurgegevens naar externe software voor debiteurenbeheer en bij het overzetten van de debiteur naar Twinfield.
  • De functie van een contactpersoon bij een organisatie kan worden toegevoegd bij die de relatie tussen de organisatie en persoon. Een contactpersoon kan één functie hebben per organisatie.
  • Het toevoegen van contacten van dezelfde organisatie aan een dossier wordt niet langer geblokkeerd.
  • Wwft: de status van een opdrachtbevestiging wordt nu ook getoond op de Wwft dossierpagina. 
  • Wwft: er is een knop toegevoegd genaamd 'Kopie afwijzen' wanneer er bij een nieuw dossier wordt voorgesteld om een kopie van een voorgaande Wwft vragenlijst (voor die cliënt) over te nemen. 
  • Wwft: wanneer er geen Wwft plicht is (antwoord is nee) worden de velden die niet verplicht zijn, verborgen op de detailpagina. 
  • Conflict check: het veld 'referentie' en het contact type is toegevoegd aan de resultaten van de conflict check.
  • Conflict check: Het Kamer van Koophandel / handelsregister nummer is toegevoegd aan de zoekresultaten en kan ook gebruikt worden als zoekwaarde.
  • De standaard declaratietaal voor nieuwe debiteuren of clienten kan ingesteld worden op een andere taal dan de standaardtaal van het systeem. Neem contact op met Legalsense support wanneer u deze aanpassing wilt doorvoeren.

Declaraties / Rapporten

  • De toegang tot verzonden e-mails (declaratie e-mails) kan nu apart worden afgeschermd. Gebruikers die de rechten hadden om declaraties/facturen te bekijken, konden ook de verzonden declaratie e-mails zien. Het is nu optioneel mogelijk om dit los van elkaar toegankelijk te maken.
  • Declaratieworkflow: het is mogelijk om de configuratie van de workflow te wijzigen zodat de declaraties worden goedgekeurd door de 'Verantwoordelijk advocaat' in plaats van de 'Verantwoordelijke declaratieproces'.
  • Declaratieworkflow: het is mogelijk om een automatische derde stap in te stellen in de workflow waarbij de Verantwoordelijke declaratieproces en de Verantwoordelijk advocaat de declaratie beiden ter goedkeuring krijgen voorgelegd. 
  • Declaratieworkflow: Wanneer een 'Drempelwaarde wijzigingen declaraties' staat ingesteld bij de Kantoorinstellingen, wordt er bij overschrijding van die drempelwaarde een automatische goedkeuringsstap ingevoegd. Standaard gaat de declaratie dan ter goedkeuring door naar het praktijkgroephoofd. Vanaf nu is het ook mogelijk om deze goedkeuring toe te kennen aan een andere Legalsense gebruiker. Dit kan slechts één gebruiker zijn voor het hele kantoor. 
  • In de rapportage is het filter 'Tijd schrijvende gebruiker' hernoemd naar 'Tijdschrijver'.
  • Het veld 'Tijdschrijver: gebruikers ID' veld is toegevoegd aan de rapporten als een groepeer-optie.
  • Er is een kolom 'OHW tijd' toegevoegd aan de rapporten-bouwer waarin het onderhanden werk getoond wordt in een tijdseenheid.
  • Het veld 'Verrichtingsnummer' is toegevoegd als een nieuwe filter- of groepeer optie aan de rapporten-bouwer. 
  • Wanneer een rapport de optie 'Leeg rapport weergeven' aan heeft staan, wordt het rapport niet meer gegenereerd op de 'Structuur bewerken' pagina omdat dit problematisch was in geval van het bewerken van complexe rapporten.
  • In de rapporten-bouwer is bij de filters het veld 'Leverage team leader' toegevoegd. 
  • Er is in de rapporten-bouwer een filter optie 'Cliënt aangebracht door' toegevoegd. Dit veld is vergelijk met het veld 'Aanbrenger'. Bij 'Aanbrenger' gaat het om de dossier-waarde, die standaard weer de waarde van de cliënt overerft, bij 'Cliënt aangebracht door' gaat het specifiek om de waarde die bij de cliënt is ingesteld.
  • Wanneer er een (ad hoc) tijdsregel wordt toegevoegd aan de declaratie bestaat de optie om een datum en een gebruiker (fee earner) toe te voegen. Op de achtergrond wordt er vervolgens een tijdsregel van 0:00 uren toegevoegd met het gespecificeerde bedrag. Het is nu mogelijk om te configureren welke een standaard (verborgen) verrichting dient te worden toegevoegd aan deze tijdsregel. U stelt dit in onder 'Instellingen' > 'Kantoorinstellingen' > Ad-hoc tijdsregel tbv declareren.

Gebruikersbeheer

  • De filter opties (Actief, Archief, Alle, Inactief) zijn bovenaan de gebruikerslijst toegevoegd. U kunt dit filter nu dus bovenaan en onderaan de gebruikerslijst benaderen.
  • Er is een 'Exporteren' naar Excel optie toegevoegd aan de gebruikerslijst. 
  • Er kunnen nu Extra velden per gebruiker worden toegevoegd. Deze velden kunnen worden gebruikt in Word templates en in specifieke gevallen ook in de Declaratie teksten (zowel kop als voettekst als ook e-mail berichten). 
  • Beveiliging: op verzoek kunnen we Legalsense instellen zodat slechts 1 sessie per gebruiker is toegestaan. Het gevolg is dat een gebruiker niet tegelijkertijd op meerdere apparaten kan inloggen. 

API

Legalsense heeft op dit moment twee API's, allebei REST(ful) APIs/webservices. De eerste heet APIv1 en zal op enig moment worden uitgefaseerd (en vervangen door de tweede). De tweede API heet de Legalsense REST API en wordt actief onderhouden (en uitgebreid).

 

Wijzigingen in APIv1

  • Gearchiveerde contacttypes zijn nu beschikbaar in de APIv1 (die spoedig zal worden uitgefaseerd) en de waarde 'is_active' is toegevoegd aan de contacttypes.

Wijzigingen in de Legalsense REST API 

  • Het is niet langer mogelijk om de API homepage (met een lijst van de mogelijke endpoints) te benaderen zonder authenticatie.
  • Er is een (read only) endpoint toegevoegd voor 'Kantoor' of 'Bedrijf' (firm). Hiermee is het mogelijk om onder andere de kantoornaam op te halen. 
  • Er is een cliënt ('Client') endpoint toegevoegd.
  • Een adressen ('Addresses') endpoint is toegevoegd inclusief 'Adrestypen' ('address kinds').
  • De endpoints voor contacten ('Contact') en dossiers ('Matter') zijn uitgebreid.
  • Een endpoint voor verschotten ('Disbursements'/'Expenses') is toegevoegd inclusief een endpoint voor verschottypes ('expense types'). 
  • Een endpoint voor declaraties/facturen ('Invoices') is toegevoegd (read only).
  • Een endpoint voor betalingen ('payments') is toegevoegd (create/read/update/delete).
  • Het veld 'email' is toegevoegd aan het gebruikers ('Users') endpoint.

Overige wijzigingen

  • Wanneer er een andere 'adreslabel naam' is ingesteld voor een natuurlijk persoon, wordt deze naam nu ook gebruikt om over te zetten naar Twinfield bij de debiteur(stam)gegevens.
  • Wanneer een declaratie/factuur niet met Twinfield is gesynchroniseerd omdat dat expliciet gekozen is voor die declaratie, wordt dat weergegeven bij de 'meta-informatie' van de declaratie.

Microsoft CRM integratie

Legalsense biedt nu de mogelijkheid om een integratie met Microsoft Dynamics (CRM) 365 te verzorgen Legalsense. De integratie is alleen mogelijk als Dynamics op een specifieke manier is ingericht (o.a. met 'Matter' templates). Neem aub contact op met Legalsense support voor meer informatie.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk