Meerdere valuta

Het is binnen Legalsense mogelijk om in meerdere valuta (zoals bijvoorbeeld Amerikaanse dollars (USD)) te declareren. Dit wordt door Legalsense soms ook Engelstalig aangeduid als 'multi-currency'.

Activeren functies voor meerdere valuta

Neem contact op met Legalsense support om de functies voor meerdere valuta te laten activeren. U dient hierbij aan te geven welke valuta u wilt gebruiken in de software en met welke aanduiding/symbool u deze valuta op uw declaraties (en in rapportages e.d.) wilt terugzien. Voor bijvoorbeeld Amerikaanse dollars kunt u kiezen voor 'USD' of het dollar-symbool ($). Indien u gebruik maakt van een integratie met boekhoudsoftware, zal er ook nagedacht moeten worden over de gevolgen van declaraties in vreemde valuta in uw financiële administratie hebben.

N.B. Er kunnen mogelijk extra kosten in rekening gebracht worden voor het gebruik van deze functies.

Instellen andere valuta

Het instellen van een andere valuta kan in Legalsense per cliënt en/of dossier. Alle declaraties van dit dossier. Op de cliëntpagina kunt u instellen welke valuta er gebruikt moet worden (zie 'Tariefinformatie' op een cliëntpagina).

Als u de tarieven van de cliënt bewerkt, zie u een veld 'Valuta' waar de gewenste valuta gekozen kan worden.

Op een dossier, wordt standaard de waarde van de cliënt overgenomen, maar dit kan handmatig aangepast worden door het dossier te bewerken:

Let op: Het wisselen van valuta voor een cliënt wordt afgeraden. U stelt een cliënt dus bij voorkeur voor het declareren in, in de juiste valuta en wisselt deze daarna niet meer. Indien u voor één cliënt meerdere dossiers heeft die in verschillende valuta gedeclareerd moeten worden, raden we aan om meerdere cliënten aan te maken. Voor die dossiers kunt u eventueel wel de debiteur weer aanpassen naar dezelfde (één) debiteur zodat alle declaraties daar boekhoudkundig wel aan gekoppeld worden.

Weergave valuta

Op de cliëntpagina worden gedeclareerde bedragen altijd weergegeven in de valuta die bij de cliënt ingesteld staat. Op de dossierpagina en in de rapportage worden bedragen altijd weergegeven in de standaard valuta van uw omgeving.

Tarieven

De tarieven zoals deze bij een cliënt of dossier zijn ingesteld worden standaard doorbelast op een declaratie. Als het uurtarief van een gebruiker € 250 is en u verandert de valuta van een cliënt naar USD dan zal er op een declaratie $ 250 doorbelast worden. U belast dus in theorie minder door aan uw cliënt dan wat u had kunnen doorbelasten als u in euro's had gedeclareerd. Legalsense zal dus niet automatisch uw tarieven in de standaardvaluta (dus bijvoorveeld uw uurtarief in euro) omrekenen naar de buitenlandse valuta. We vinden dat ook niet wenselijk want u krijgt dan vreemde (niet-afgeronde) tarieven. We raden aan om voor elke valuta die u actief heeft een eigen tarieflijst toe te voegen als 'tarieftemplate' (onder 'Instellingen - Lijsten - Tarieftemplates'). U kunt dat tarieftemplate dan instellen bij alle cliënten waar die valuta van toepassing is. Het is uiteraard handig om in de naamgeving de valuta op te nemen. Bijvoorbeeld u noemt het tarieftemplate 'USD tarieven'. Wilt u voor een cliënt afwijkende tarieven in de vreemde valuta opgeven dan kan dat door bij die cliënt of bij een dossier voor die cliënt de tarieven (in de vreemde valuta) in te voeren.

Instellen wisselkoersen

Het instellen van wisselkoersen is gecentraliseerd onder 'Instellingen - Declaratieproces - Wisselkoersen'.

Voor elke valuta die actief is in Legalsense, is er een lijst van wisselkoersen met een ingangsdatum (in verschillende tabs). Indien u een nieuwe wisselkoers wilt invullen vanaf een bepaalde datum, vult u dat in de lege rij onderaan in, na het opslaan verschijnt er weer een nieuwe lege rij. Indien u een wisselkoers wilt verwijderen, vinkt u de regel(s) aan die u wilt verwijderen en kiest u voor 'Opslaan'.

Declareren in vreemde valuta

Het declareren in vreemde valuta wijkt niet af ten opzichte van het declareren in uw standaardvaluta (bijv. euro's). De declaratie wordt opgemaakt in de ingestelde valuta en de bedragen bij het bewerken van de declaratie zijn allemaal in die valuta. Legalsense gebruikt een wisselkoers om de bedragen van de declaratie terug te rekenen naar uw standaardvaluta of om verschotten die in uw standaardvaluta zijn ingevoerd, om te rekenen naar de valuta van declaratie. Als u dus een declaratie in dollars (USD) heeft aangemaakt en daar staat een verschot van 500 euro op, dan wordt dat verschot omgerekend naar USD. Als u in de rapportage kijkt wat u heeft omgezet voor deze cliënt, dossier of op die declaratie dan zijn de bedragen omgerekend naar uw standaardvaluta.

Bij het aanmaken van een nieuwe declaratie in een vreemde valuta, wordt de wisselkoers die op dat moment is ingesteld automatisch gebruikt. Bij het bewerken van de declaratie wordt de gebruikte wisselkoers getoond. Indien u na het aanmaken van de declaratie de centraal ingestelde wisselkoers heeft gewijzigd, kunt u deze toepassen op de declaratie door de wisselkoers te verversen middels het icoontje aan de rechterkant.

Bij het bekijken van de declaratie worden de wisselkoers en de waarde in uw standaardvaluta als extra informatie weergegeven wanneer u deze informatie openklikt (door op het "I" icoontje te klikken).

Verschotten

Als u een (inkoop)factuur ontvangt die u wilt doorbelasten aan uw cliënt (als verschot of als onkosten) boekt u deze in Legalsense in uw standaard verschottenvaluta. Legalsense stelt standaard de verschottenvaluta gelijk aan uw standaardvaluta. Dus als u standaard met euro's werkt in uw omgeving, zal als verschottenvaluta ook de euro zijn ingesteld. Als u een inkoopfactuur in een andere valuta heeft ontvangen, zal u deze in Legalsense toch in de verschottenvaluta (meestal in euro's) moeten boeken ook al gaat u deze wellicht weer in een andere valuta declareren aan de cliënt. Voor het berekenen van de waarde van het verschot in de valuta van de declaratie gebruikt Legalsense ook de centraal ingestelde wisselkoers (maar dan de omgekeerde berekening).

Een korte uitleg over meerdere valuta vindt u terug in bijgaande video: Meerdere valuta