Meerdere valuta's

Legalsense kan declareren in een andere valuta dan uw standaardvaluta, bijvoorbeeld in USD terwijl uw standaardvaluta EUR is. Dit heet multi-currency (werken met meerdere valuta's).

Meerdere valuta's activeren in Legalsense

Neem contact op met Legalsense Support als u meerdere valuta's wilt laten activeren voor uw omgeving. Laat Legalsense Support weten welke valuta's u wilt gebruiken, en welke aanduiding of welk symbool elke valuta op declaraties en in rapporten moet weergeven. Voor Amerikaanse dollars kunt u bijvoorbeeld kiezen voor USD of het dollarteken ($). Is Legalsense gekoppeld aan boekhoudsoftware? Houd er dan rekening mee dat de boekhoudsoftware mogelijk ook moet worden ingesteld voor de extra valuta's.

Let op: Het activeren van meerdere valuta's kan extra kosten met zich meebrengen voor uw Legalsense-account.

Een andere valuta instellen

In Legalsense stelt u de valuta alleen per cliënt in. Alle declaraties voor alle dossiers van die cliënt (ongeacht wie de debiteur is) worden gedeclareerd in de valuta van de cliënt. Op de detailpagina van de cliënt (Dossiers → Cliënten, en selecteer daarna een cliënt) ziet u in het onderdeel Tariefinformatie welke valuta de cliënt gebruikt.

Het onderdeel “Tariefinformatie” op de detailpagina van een cliënt, met de valuta van de cliënt.

Wanneer u de tarieven van de cliënt bewerkt, selecteert u in het veld Valuta een andere valuta.

Let op: Zorg ervoor dat Gebruik de systeem instelling waarde niet is aangevinkt.

Bewerkformulier voor de tarieven van een cliënt, met het veld “Valuta”.

Let op: Het wordt afgeraden om de valuta van een cliënt te wijzigen. Stel de valuta van een cliënt in voordat u begint met declareren, en wijzig deze daarna liever niet. Heeft een cliënt meerdere dossiers die in verschillende valuta's moeten worden gedeclareerd? Dan raden we aan om meerdere cliënten aan te maken in Legalsense, bijvoorbeeld een USD-cliënt en een GBP-cliënt. U kunt de debiteur op die dossiers nog steeds instellen op dezelfde onderliggende debiteur of cliënt, zodat alle declaraties boekhoudkundig aan dezelfde partij worden gedeclareerd.

Valuta's weergeven

De detailpagina van de cliënt toont bedragen in de valuta van de cliënt. Dossierpagina's en de rapportagemodule tonen bedragen altijd in de standaardvaluta van uw Legalsense-omgeving.

Tarieven

De tarieven die u voor een cliënt of dossier instelt, zijn de tarieven die worden gebruikt bij het declareren. Is het tarief van een gebruiker € 250 en wijzigt u de valuta van de cliënt in USD, dan wordt het tarief $ 250. Dat tarief wordt dan op declaraties gebruikt. Legalsense rekent uw standaardtarieven niet automatisch om naar de vreemde valuta, omdat dat onhandige, niet-afgeronde tarieven zou opleveren. Maak in plaats daarvan voor elke vreemde valuta die u wilt gebruiken aparte tarieflijsten (tarieftemplates) aan. Voeg een tarieftemplate toe via Instellingen → Lijsten → Tarieftemplates, en selecteer daarna de nieuwe tarieftemplate voor elke cliënt of elk dossier dat de aangepaste tarieven moet gebruiken. Neem de valuta op in de naam van de tarieftemplate, bijvoorbeeld Standaardtarieven (USD).

Belangrijk: Stelt u bij het bewerken van de tarieven van een cliënt of dossier handmatig specifieke tarieven in? Voer die tarieven dan in in de valuta die voor die cliënt of dat dossier is ingesteld. Tarieven in de verkeerde valuta leiden tot onjuiste declaratiebedragen.

Wisselkoersen beheren

U beheert wisselkoersen centraal via Instellingen → Declaratieproces → Wisselkoersen.

Het menu-item Wisselkoersen onder Instellingen, Declaratieproces.

Voor elke valuta die u gebruikt, toont Legalsense op een apart tabblad een lijst met wisselkoersen met een ingangsdatum.

Automatische synchronisatie

Op het tabblad van elke valuta staat de optie Automatische ECB-synchronisatie. Schakel deze in om de wisselkoersen van de Europese Centrale Bank te laden voor de afgelopen 90 dagen, of vanaf een ingangsdatum die u kiest, voor al uw ingestelde valuta's. Legalsense houdt ze daarna dagelijks bij. Bestaande koersen die u voor die periode al had, worden hierbij overschreven.

Zolang een import loopt, toont de pagina de status daarvan in plaats van de synchronisatieoptie. U ontvangt een melding wanneer de import klaar is.

Let op: Koersen worden alleen op werkdagen opgehaald, nadat de ECB ze voor die dag heeft gepubliceerd.

Handmatig invoeren

Een nieuwe wisselkoers toevoegen vanaf een bepaalde datum (automatische synchronisatie moet daarvoor zijn uitgeschakeld):

1. Vul de velden in de laatste lege rij in.
2. Klik op Opslaan. Er verschijnt een nieuwe lege rij.

Een wisselkoers verwijderen:

1. Vink in de kolom Verwijderen? het selectievakje aan naast de rij of rijen die u wilt verwijderen.
2. Klik op Opslaan.

Belangrijk: Wijzigt u een koers die van toepassing is op een bestaande conceptdeclaratie? Vernieuw dan de wisselkoers op de bewerkpagina van die declaratie, zodat de nieuwe koers wordt toegepast.

De beheerpagina voor wisselkoersen, met een lijst met wisselkoersen met hun startdatum.

Declareren in een vreemde valuta

Declareren in een vreemde valuta werkt hetzelfde als declareren in uw standaardvaluta. Legalsense maakt de conceptdeclaratie aan in de valuta die voor de cliënt is ingesteld, en alle bedragen op de declaratie staan in die valuta. Legalsense gebruikt de wisselkoers om de declaratiebedragen terug te rekenen naar uw standaardvaluta, en om bedragen van verschotten om te rekenen van de valuta van de verschotten naar de valuta van de declaratie. Maakt u bijvoorbeeld een declaratie in Amerikaanse dollars (USD) met een verschot van € 500, dan rekent Legalsense dat verschot om naar USD met de (omgekeerde) wisselkoers die u hebt ingesteld. In rapporten over deze cliënt, dit dossier of deze declaratie toont Legalsense de omzetbedragen in uw standaardvaluta, omgerekend vanuit USD.

Wanneer u een nieuwe declaratie aanmaakt, gebruikt Legalsense de wisselkoers die op dat moment geldt. Bij het bewerken van de declaratie toont Legalsense de gebruikte wisselkoers. Hebt u de koers sindsdien bijgewerkt op de centrale pagina voor wisselkoersen (zie hierboven)? Klik dan op het vernieuwicoon om de koers op de declaratie bij te werken.

De bewerkpagina van een declaratie, met de gebruikte wisselkoers en het vernieuwicoon om deze bij te werken.

Klik bij het bekijken van de declaratie bovenaan op het i-icoon voor meer informatie over de wisselkoers.

De extra informatie over de wisselkoers die verschijnt wanneer u op het informatie-icoon op een declaratie klikt.

Verschotten

Ontvangt u een inkoopfactuur die u als verschot aan uw cliënt of debiteur wilt doorbelasten? Voer deze dan in in de valuta van de verschotten. Standaard is de valuta van de verschotten gelijk aan uw standaardvaluta: is EUR uw standaardvaluta, dan is EUR ook de valuta van uw verschotten. Ontvangt u een inkoopfactuur in een andere valuta? Voer deze dan toch in in de valuta van de verschotten, ook als u van plan bent om het verschot in een andere valuta te declareren. Bij het berekenen van de waarde van een verschot op een declaratie in een vreemde valuta gebruikt Legalsense de omgekeerde wisselkoers die u hebt ingesteld op de pagina voor wisselkoersen (zie hierboven).