KYC en Compliance documenten

Binnen Legalsense is het mogelijk om meerdere cliënt en/of dossier gerelateerde documenten op te slaan op cliënt - en/of dossierniveau.  

Deze functionaliteit stelt u in staat om bijvoorbeeld de opdrachtbevestiging, de algemene voorwaarden, een geheimhoudingsovereenkomst of KYC documenten vast te leggen.

Documenttypes aanmaken

U kunt zelf  bepalen welk type documenten u wilt opslaan per cliënt en/of dossier. Deze documenttypes kunnen via 'Instellingen' -> 'Lijsten' -> 'Documenttypes' worden beheerd.

Het is mogelijk om documenttypes toe te voegen, te bewerken en te verwijderen. 

Er zijn twee standaard types:

• Algemeen: dit type kan worden hernoemd maar kan niet worden verwijderd. 
• Opdrachtbevestiging: dit type is alleen beschikbaar indien de functionaliteit 'Opdrachtbevestiging' actief is.

Opmerking: Het verwijderen van een documenttype heeft geen effect op de reeds opgeslagen documenten. Deze documenten blijven ongewijzigd, maar het verwijderde documenttype is niet meer beschikbaar bij het toevoegen van nieuwe documenten.

Filteren en exporteren

Er zijn twee filters beschikbaar onder 'Uitgebreid zoeken' op de cliënt -en dossierlijst pagina's:

• Documenttype: geeft alle dossiers of cliënten weer waar een document met het betreffende type is opgeslagen. 
• Geen documenttype: geeft alle dossiers of cliënten weer waar geen document met het betreffende type is opgeslagen.

Het combineren van deze filters, optioneel met 'Status opdrachtbevestiging', maakt het mogelijk om snel te zoeken naar dossiers of cliënten waar een bepaald type document ontbreekt. 

De documenttypes zijn toegevoegd als kolom bij de export naar Excel van de cliënt - en dossierlijsten.

KYC en Compliance

Het onderdeel KYC en Compliance bevat alle informatie betreffende Opdrachtbevestigingen, Wwft status en andere door u ingestelde documenttypes. 

Opmerking: de Wwft en Opdrachtbevestiging onderdelen zijn alleen beschikbaar indien u gebruik maakt van deze functionaliteiten.

Documenten toevoegen

Bij het toevoegen van een nieuw document, is het 'Documenttype' verplicht. Indien de 'Naam' leeg wordt gelaten, wordt de naam van het bestand overgenomen.

Daarnaast is er een veld beschikbaar voor opmerkingen.

Status Opdrachtbevestiging 

De status van de Opdrachtbevestiging kan worden vastgelegd op cliënt- en/of dossierniveau.

Op het dossier wordt standaard de status van de opdrachtbevestiging van de cliënt overgenomen.

Wanneer u de status van een opdrachtbevestiging bewerkt op het dossier, kunt u ervoor kiezen om een opdrachtbevestiging te kopiëren van een ander dossier van dezelfde cliënt.