Rapport abonnementen

Legalsense biedt een uitgebreide rapportage module in uw omgeving met een eigen rapportage bouwer. 

Op deze manier kunt u vrijwel ieder gewenst rapport maken om tot de juiste informatie te komen, gebaseerd op uw data. 

Naast het kunnen creëeren en vastvriezen van rapporten, kun u zich ook abonneren op rapporten. 

Het abonneren op rapporten biedt u de mogelijkheid om de samenvatting van het rapport te ontvangen via de mail. U hoeft hier dus niet meermaals voor door Legalsense heen te klikken en kan op deze manier op een pro-actieve wijze uw benodigde informatie automatisch naar u toe laten sturen op een door uzelf ingesteld moment. 

Voor het kunnen beheren van deze functionaliteit is de volgende permissie benodigd:

• 'manage_reportsubscription': hiermee heeft u de toegang om alle abonnementen op rapporten te beheren van iedere gebruiker. Deze permissie is toegevoegd aan de rechtengroepen die reeds de permissie 'manage_report' bevatten (bijvoorbeeld de rechtengroep 'Reporting management').

Let op! Indien u de permissie niet heeft, is het enkel mogelijk om u te abonneren op rapporten waar u toegang tot heeft. Heeft u geen toegang tot een specifiek rapport dan kunt u zich hier ook niet op abonneren.

Aanmaken van een abonnement

Het instellen van een abonnement doet u via de volgende stappen:

Stap 1

Open het rapport waarop u een abonnement wilt toevoegen en klik op de knop 'Abonnementen':

Stap 2

U ziet hier een overzicht van de abonnementen die momenteel op dit rapport van toepassing zijn. Middels de knop 'Abonnement toevoegen' kunt u hier een abonnementen aan toevoegen. Als u de knop gebruikt, krijgt u de volgende velden:

• Herhaling: Dit is een verplicht veld dat ingevuld dient te worden om zo de herhalingsinterval van het abonnement vast te stellen, oftewel wanneer wilt u dat de e-mail verstuurd wordt? U kunt enkel een herhaling toepassen of een herhaling EN een datum. 
  Let op! Het is niet mogelijk enkel een datum in te voeren of gebruik te maken van een einddatum. 
• Op tijd: Dit is een verplicht veld dat ingevuld dient te worden om de tijd van verzending van de e-mail vast te stellen. De tijd dient in een 24-uurs formaat (xx:xx) genoteerd te worden, zoals bijvoorbeeld 12:15.
• Ontvangers: Dit is een verplicht veld waarbij minimaal één gebruiker geselecteerd moet zijn als 'Gekozen ontvangers'. De gebruikers in de kolom 'Gekozen ontvangers' zijn de gebruikers die een e-mail zullen ontvangen van het rapport. 

Stap 3

Na het invoeren van alle velden met de gewenste waardes, klikt u op de knop 'Opslaan'. U wordt nu terugverwezen naar het overzicht van de abonnementen van het rapport waaraan uw abonnement is toegevoegd. In dit overzicht kunt u sorteren op de kolom ‘Rapport’ of 'Vorige e-mail’:

Wijzigen/verwijderen van een abonnement

Het wijzigen en/of verwijderen van een abonnement kunt u op twee manieren doen.

1. Op de overzichtspagina van abonnementen op het rapport zelf. Hier ziet u de abonnementen die ingesteld staan voor dit rapport. Achter ieder abonnement kunt u op het 'bewerken' icoon klikken om het abonnement te wijzigen of op het rode kruis om het abonnement te verwijderen:
   
2. Op de hoofdpagina van rapporten vind u de knop 'Abonnementen'. Hier komt u in het totale overzicht van uw abonnementen of die van alle gebruikers (afhankelijk van de permissies die u als gebruiker heeft). Hier kunt u klikken op het 'bewerken' icoon waardoor u in het bewerkscherm komt van het abonnement om wijzigingen aan te brengen of het abonnement verwijderen middels het rode kruis:
   

E-mail

De e-mail die gestuurd wordt, bevat het rapport met een hyperlink naar het rapport in Legalsense. Wanneer u op deze link klinkt, wordt u direct naar het rapport in Legalsense geleid.