RegLab

Kantoren die gebruik maken van de Wwft en compliance software van RegLab, kunnen dit systeem koppelen aan Legalsense. RegLab beheert deze koppeling via de Legalsense API. Hieronder wordt beschreven welke aanpassingen nodig zijn in Legalsense om de koppeling werkend te krijgen.

In Legalsense dienen drie acties te worden uitgevoerd:

1. Instellen van extra velden:

Binnen Legalsense is het mogelijk om ‘Extra velden’ aan te maken (via ‘Instellingen’ – ‘Extra velden’). Hiervoor dient een gebruiker de permissie ‘manage_customfields’ te hebben. Deze permissie staat niet standaard ingesteld en kan door onze Support afdeling aan een van de permissiegroepen worden toegevoegd.

Binnen de koppeling met RegLab dienen er een aantal extra velden aangemaakt te worden zodat er binnen deze koppeling herkend wordt wanneer een dossier geïmporteerd moet worden. De volgende extra velden voor op het dossier dienen aangemaakt te worden:

• Regulatory Lab dossier: Dit veld wordt gevuld vanuit RegLab.
  • Systeemnaam: regulatory_lab_link
  • Naam: Regulatory Lab dossier
  • Widget: URL
  • Read-only veld: Actief
• Regulatory Lab status: Dit veld wordt gevuld vanuit RegLab
  • Systeemnaam: regulatory_lab_status
  • Naam: Regulatory Lab status
  • Widget: Tekstinvoer
  • Read-only veld: Actief
• Synchroniseer met Regulatory Lab: Dit veld wordt ingevuld vanuit Legalsense
  • Systeemnaam: sync_to_regulatory_lab
  • Naam Synchroniseer met Regulatory Lab
  • Widget: Checkbox
  • Helptekst: “Indien aangevinkt wordt de informatie van dit dossier en bijbehorende cliënt naar Regulatory Lab gekopieerd voor een Wwft controle.”

2. Aanmaken van een nieuw account:

Om de koppeling tot stand te brengen dient er een specifieke gebruiker aangemaakt te worden, waarmee RegLab de koppeling tot stand kan brengen. Gebruikelijk is om deze gebruiker een herkenbare naam te geven zoals bijvoorbeeld "RegLab". Deze gebruiker dient dan gedeeld te worden met RegLab zodat zij de koppeling aan de andere kant kunnen inrichten. Deze gebruiker dient qua permissies toegang te hebben tot de dossiers en cliënten/contacten. In een standaardopstelling is de groep 'Client Management' hiervoor beschikbaar.

3. Uitschakelen van de 2FA voor dit account:

Voor het functioneren van de koppeling is het belangrijk dat de API gebruiker geen twee-factor authenticatie (2FA) heeft ingeschakeld op het gebruikersprofiel. Indien dit kantoorbreed is ingesteld, kan onze Support afdeling dit uitschakelen voor deze specifieke gebruiker. Wij verzoeken u de ingestelde gebruikersnaam en gewenste verplichte einddatum daarbij te benoemen. Als alternatief kan RegLab ook toegevoegd worden aan de IP whitelist zodat 2FA niet wordt afgedwongen voor hun servers.

Let op! Wij raden niet aan om dit voor alle gebruikers uit te zetten maar enkel voor deze gebruiker binnen de koppeling.

Nadat deze stappen zijn uitgevoerd, kan contact worden opgenomen met RegLab via support@regulatorylab.com zodat zij de vervolgstappen vanuit hun systeem kunnen uitvoeren en testen.