AFAS integratie

Werking van de koppeling

De integratie tussen Legalsense en AFAS werkt in twee richtingen. Legalsense stuurt gegevens naar AFAS maar haalt ook gegevens uit AFAS op. Het voordeel hiervan is dat informatie niet dubbel ingevoerd hoeft te worden. 

De gegevens die Legalsense naar AFAS stuurt zijn o.a.:

1. Debiteuren;
2. Dossiers;
3. Declaraties;

De gegevens die Legalsense uit AFAS ophaalt zijn o.a.:

1. Betalingen van declaraties;
2. Ontvangen gelden van derden;
3. Verschotten die via het dagboek Inkoop geboekt zijn

Wie kan de koppeling instellen?

De koppeling kan ingesteld en beheerd worden door gebruikers in Legalsense die aan de groep 'sync accounting' gekoppeld zijn. Het kan raadzaam zijn om uw accountant of boekhouder te betrekken bij dit proces zodat de gegevens juist in AFAS terecht komen. 

Instellen van de koppeling

Voordat de koppeling in Legalsense ingesteld kan worden, dienen er eerst enkele stappen in uw AFAS administratie genomen te worden.

Stap 1

Om in AFAS de juiste instellingen te kunnen maken, dienen eerst de GetConnecteren geïmporteerd te worden. Hiervoor kunt u contact opnemen met Legalsense om hiervoor de juiste bestanden te ontvangen.

1. Log in op AFAS Profit
2. Open de omgeving waarin u de geëxporteerde GetConnectoren wilt importeren.
3. Eerst dienen de '.gcn-bestanden' geüpload te worden alvorens u ze later kunt selecteren om te importeren. Klik in het midden van de balk bovenaan de pagina op de drie streepjes:
   
   
   
4. Klik vervolgens op het volgende icoon:
   
   Een nieuw pop-up scherm opent zich waarin u de bestanden kunt selecteren en uploaden.

Stap 2

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / GetConnector
2. Klik op Meer acties / Importeren
3. Klik op:
   a. Bestand (voor het importeren van één GetConnector)
   b. Map (voor het importeren van meerdere GetConnectoren)
4. Selecteer het '.gcn-bestand' van de te importeren GetConnector
5. Klik op: Voltooien en doorloop de wizard

Stap 3

1. Navigeer naar Algemeen / Beheer / App connector
2. Klik op 'Nieuw'
3. Voeg een nieuwe App connector toe met de volgende instellingen:
   a. Omschrijving: Legalsense
   b. Automatisch token genereren: Ja
   c. Maak een nieuwe gebruikersgroep aan: Ja
   d. Maak een nieuwe gebruiker aan: Ja

Stap 4

1. In de App connector-wizard, ga naar de volgende stap voor het toevoegen van GetConnectoren
2. Klik op  'Nieuw' om de GetConnectoren uit onderstaande afbeelding te selecteren en toe te voegen:
   

Stap 5

1. Ga naar de volgende stap voor het toevoegen van UpdateConnectoren in de App connector-wizard.
2. Klik op 'Nieuw' om de UpdateConnectoren uit onderstaande afbeelding te selecteren en toe te voegen:
   
   

Stap 6

1. Klik op voltooien
2. Het gegenereerde token moet worden ingesteld in Legalsense, zodat de autorisatie kan plaatsvinden.

Let op! Zorg dat u de token eerst kopieert voordat u het scherm sluit! De token wordt slechts eenmalig getoond en kan daarna niet meer opgevraagd worden!

Stap 7

Om de koppeling in te stellen in Legalsense gaat u naar "Instellingen" - "AFAS" en klikt up op "Richt AFAS nu in":

Om te verbinden met de AFAS administratie heeft Legalsense een aantal gegevens nodig die in onderstaand scherm ingevoerd kunnen worden:

AFAS Environment ID: Dit is uw administratienummer die u in AFAS terug kunt zien.

AFAS token: Dit is de token die u bij de vorige stap (stap 4) heeft verkregen.

Dossier allocation axis id: Dit is de verbijzonderingsas. Dit maakt het onder andere mogelijk dat u dossiers kunt selecteren bij het opvoeren van verschotten. De waarde hiervoor dient u in te stellen op '1'.

Administration id: Binnen AFAS kunt u meerdere administraties gekoppeld hebben. In dit veld dient u het id op te geven van de administratie binnen AFAS. Indien u slechts één administratie gekoppeld heeft binnen AFAS, kunt u hier '1' invoeren. 

Trust accounting administration id: Indien u gebruik maakt van een aparte administrate voor het vastleggen van Derdengelden transacties, kunt u hier het nummer van de desbetreffende administratie invoeren. Wanneer dit niet het geval is, vult u dezelfde waarde is als bij 'Administration id'.

Na het invoeren van de benodigde authenticatie gegevens klikt up "Volgende".  

Stap 8

In stap 6 kunt u de "Richting van de koppeling" instellen. Hier kunt u aangeven welke informatie er naar AFAS toe gaat en welke informatie uit AFAS opgehaald wordt:

Toelichting bij bovengenoemde keuzes:

Dossiers en debiteuren:

Hier kiest u of dossiers en debiteuren naar AFAS geëxporteerd moeten worden of alleen de debiteuren. Wilt u uw derdengelden in AFAS  vastleggen of de verschotten in AFAS invoeren, dan moeten de dossiers ook naar AFAS geëxporteerd worden.

Declaraties:

De enige optie die hier mogelijk is, is het exporteren van de declaraties naar de externe boekhoudadministratie.

Betalingsstatus:

Standaard wordt de betaalstatus uit AFAS opgehaald. In Legalsense beschikt u hiermee over een up to date overzicht voor de gebruikers van de betaalde en onbetaalde declaraties. Als u toch liever de betaalstatus handmatig wilt bijwerken in Legalsense, dan kunt u hier kiezen voor de optie "Negeer de betaalstatus uit de externe applicatie". In dat geval zal u handmatig een betaling aan de declaraties in Legalsense moeten toevoegen. 

Verschotten en crediteuren:

Op dit moment ondersteunt Legalsense hierin twee opties:

1. Verschotten en crediteuren worden opgehaald uit AFAS en in Legalsense afgeboekte verschotten worden als een MEMO boeking in AFAS geboekt;
2. Er vindt geen synchronisatie van verschotten plaats. 

Als u kiest voor het ophalen van verschotten en crediteuren uit AFAS, dan worden de verschotten die u in AFAS als inkoopboeking op een dossier verantwoord, door Legalsense opgehaald en als door te belasten verschot op het betreffende dossier geboekt. Kiest u er dan voor om het verschot niet door te belasten maar af te boeken, dan zal Legalsense er ook voor zorgen dat de afboeking in AFAS verwerkt wordt. Op die manier zorgt Legalsense ervoor dat de stand van de door te belasten verschotten in de financiële administratie gelijk is aan nog door te belasten verschotten in Legalsense.

Wilt u dit niet, dan kunt u ervoor kiezen om geen synchronisatie te laten plaatsvinden. U zult dan de verschotten zowel in Legalsense als in AFAS moeten verwerken.

Dossiernummering:

Legalsense is hierin altijd leidend en zal het dossiernummer genereren.

Debiteurennummering:

Standaard is de keuze 'Gebruik het debiteurnummer in Legalsense'. De andere keuzes zijn:

• Gebruik het cliëntnummer in Legalsense;

Let op: als u kiest voor 'Gebruik het cliëntnummer in Legalsense' dan worden debiteuren, die geen cliënt zijn, geboekt op een algemeen Debiteurnummer dat u bij Stap 4 kunt opgeven. Het nadeel van deze keuze is, dat als dit vaak voorkomt (debiteuren op een dossier die geen cliënt zijn), er veel posten op de 'diverse debiteuren' geboekt worden. Er is dan vanuit AFAS vanuit de openstaande postenlijst niet meer eenvoudig te achterhalen wie de oorspronkelijke debiteur is geweest.

Nadat de gewenste keuzes gemaakt zijn klikt u op "Opslaan".

Stap 9

In deze stap kunt u het gewenste rekeningschema instellen. Deze grootboekrekeningen worden gebruikt om de verkoopboekingen te verantwoorden en om de verschotten uit de boekhouding te kunnen ophalen. 

U kunt er hier voor kiezen om het standaard rekeningschema van Legalsense te gebruiken of u kunt zelf het grootboekrekeningschema zelf instellen.

Als de gewenste grootboekrekeningen ingevoerd zijn, klikt u op "Opslaan".

Stap 10

Nadat de algemene grootboekrekeningen ingesteld zijn, kunt u in deze stap aangeven of er specifieke grootboekrekeningen en/of kostenplaatsen per gebruiker gebruikt moeten worden. Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn als u de omzet per tijdschrijver wilt verantwoorden.

Stap 11

Als de grootboekrekeningen zijn ingesteld dan kan de eerste synchronisatie gestart worden. De eerste synchronisatie zal ervoor zorgen dat alle actieve debiteuren en dossiers doorgestuurd worden naar AFAS. Als dit succesvol is afgerond, dan is de koppeling met AFAS actief.