Verschotten: import, export of géén koppeling

Legalsense kan op verschillende manieren worden geconfigureerd voor wat betreft het koppelen van verschotten met Twinfield.

Verschotten exporteren van Legalsense naar Twinfield

Het is mogelijk de in Legalsense ingevoerde verschotten automatisch te laten boeken als inkoopfacturen in Twinfield. Dit is de standaardconfiguratie van de koppeling.

Het is in ieder geval aan te raden op deze manier te koppelen indien het boeken van de inkoopfacturen met een lagere frequentie plaatsvindt dan het aanmaken van de verkoopdeclaraties. Een voorbeeldscenario: de boekhouder komt tweewekelijks op kantoor of krijgt maandelijks een doos met bonnen toegestuurd, maar de advocaten zijn zelf verantwoordelijk voor het maken van hun declaraties.

Bij deze manier van werken hoeft er niet gewacht te worden voordat een verschot in Twinfield is ingevoerd, maar kan het direct in Legalsense worden ingevoerd door de verantwoordelijke advocaat of secretaresse en zodoende direct meegenomen worden op de verkoopdeclaratie.

Indien verschotten automatisch in Twinfield geboekt worden vanuit Legalsense moet er wel goed worden opgelet dat de inkoopfacturen niet dubbel in Twinfield wordt ingevoerd: eenmaal handmatig en eenmaal door Legalsense. De facturen die rechtstreeks in Legalsense zijn ingevoerd moeten dus buiten de stroom van "nog in te voeren" inkoopfacturen worden gehouden. Daarnaast zou het mogelijk als verwarrend ervaren kunnen worden dat niet alle inkoopfacturen op dezelfde wijze geboekt moeten worden.

Indien verschotten worden geëxporteerd naar Twinfield, kan voor w.b. de crediteuren worden gekozen om deze ofwel te importeren uit Twinfield, ofwel te exporteren. Voordeel van exporteren naar Twinfield (de standaardconfiguratie) is dat de crediteuren direct bij de verschotten kunnen worden ingevoerd. Voordeel van een import uit Twinfield is dat er één enkele locatie is waar alle crediteuren worden gedefinieerd, namelijk Twinfield.

Verschotten importeren vanuit Twinfield naar Legalsense

Het is ook mogelijk verschotten te importeren uit Twinfield naar Legalsense. Dit scenario is te verkiezen indien degene die in Twinfield werkt of werken een hoge beschikbaarheid heeft en primair degene is die verschotten/inkoopfacturen verwerkt. Immers: indien snel een verkoopdeclaratie aangemaakt moet worden met daarop een verschot, moet het verschot wel al geboekt zijn in Twinfield. Voordeel van deze manier van werken is dat alle inkoopfacturen op dezelfde manier (namelijk allemaal rechtstreeks in Twinfield) geboekt kunnen worden.

Technische details

Legalsense bekijkt met enige regelmaat het dagboek "INK" (het inkoopdagboek) op de aanwezigheid van verschotten. Om te bepalen wat een verschot is, gaat Legalsense uit van de gebruikte grootboekrekening. Komt deze overeen met een in Legalsense als verschottengrootboekrekening geconfigureerde rekening, dan wordt het verschot geïmporteerd. Om te bepalen op welk dossier het verschot uiteindelijk in rekening gebracht moet worden, kijkt Legalsense naar de "projectcode" in Twinfield. Het is daarom belangrijk dat Twinfield geconfigureerd is met een "verplichte subanalyse" op het grootboek horende bij de verschotten: indien geen projectcode is ingevoerd kan anders immers het dossier niet worden gevonden. Indien een boeking uit meer dan 2 regels bestaat (bijv. een verzamelfactuur van de KvK) komt elke afzonderlijke regel in Legalsense terug onder het kopje "declareren in dossiers".

Let op: uitsluitend definitief gemaakte inkoopboekingen worden geïmporteerd. Conceptboekingen komen niet direct in Legalsense. Deze zouden immers in Twinfield weer verwijderd kunnen worden, waarna de aansluiting verloren zou gaan.

Let op: memoriaalboekingen of andere acties om de verschotten in Twinfield af te boeken of te wijzigen worden niet automatisch meegenomen in Legalsense. In dat geval moet de wijziging in Twinfield handmatig in Legalsense worden gereflecteerd. Omdat er uitsluitend vanuit Twinfield naar Legalsense wordt geïmporteerd, geldt ook dat wijzigingen in Legalsense geen effect in Twinfield zullen hebben (met uitzondering van afboekingen (zie hieronder)).

Omdat het scenario waarin uit Twinfield naar Legalsense wordt geïmporteerd technisch complexer is dan het omgekeerde scenario, wordt deze configuratie niet standaard aangeraden.

Afboekingen in Legalsense

Vanaf versie 14.31 is het mogelijk om uit Twinfield geïmporteerde verschotten in Legalsense af te boeken en deze afboeking ook in Twinfield automatisch door te laten voeren middels een memoriaal boeking. Deze optie is apart beschikbaar bij het instellen van de Twinfield-koppeling of kan in overleg met Legalsense achteraf worden geactiveerd.

Geen koppeling

Indien het aantal verschotten op jaarbasis zeer beperkt is kan de eenvoudigste oplossing ook zijn om deze niet te koppelen met Twinfield

De verschotten worden in dit scenario handmatig geboekt in Twinfield als inkoopfacturen. Indien er eens een verschot doorberekend moet worden aan de cliënt, wordt dit ook handmatig ingevoerd in Legalsense.

De achterliggende gedachte in dit scenario is: als het om zeer beperkte aantallen verschotten gaat, is het eenvoudiger de invoer enkele malen per jaar dubbel te doen, dan de relevante personen uit te leggen c.q. zelf te begrijpen hoe de boekingsgang van verschotten precies in z'n werk gaat.