Betaalstatus declaraties

Volgen

Legalsense heeft de mogelijkheid om van verstuurde verkoopfacturen ("declaraties") de betaalstatus bij te houden. Hierdoor kunnen zowel de financiële afdeling, als andere mensen zoals de betrokken advocaten inzicht krijgen in de betaalstatus van declaraties. Zo zullen te laat betaalde declaraties bijvoorbeeld rood worden aangemerkt in het declaratieoverzicht, en zal ook bij de rapportage getoond worden welke debiteuren achterstallig zijn.

Koppeling aan betaling uit de bank

De koppeling van Legalsense met Twinfield biedt de mogelijkheid de informatie rond de betalingsstatus terug te laten vloeien uit Twinfield.

De standaard manier om in Twinfield de betaalstatus van een factuur bij te houden is door gebruik te maken van afletteren. Legalsense volgt vervolgens de aflettering in Twinfield, en neemt de betaalstatus over bij het synchroniseren (aantal keer per uur) met de boekhouding, altijd op basis van de in Twinfield gedane afletteringen.

Om een declaratie als betaald aan te merken moet in principe voldaan zijn aan 3 voorwaarden:

  • De boeking van de verkoopfactuur moet definitief zijn gemaakt in Twinfield
  • De verkoopfactuur moet zijn afgeletterd tegen een betalingsrekening. In de regel is dat de bank.
  • De regel waartegen afgeletterd is moet definitief zijn gemaakt.

Details van de aangemaakte betaling

Indien aan de bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt een betaling aangemaakt met de volgende eigenschappen:

  1. De betaling heeft dezelfde datum als de bankboeking in Twinfield
  2. Indien een handmatige in Legalsense ingevoerde betaling werd aangetroffen met hetzelfde bedrag als de betaling in Twinfield, wordt deze achteraf alsnog gekoppeld aan de Twinfield-betaling
  3. De betaling krijgt als omschrijving mee "Automatisch aangemaakt op basis van betaling in Twinfield."

Correcties op basis van "openstaand bedrag"

Onder bepaalde omstandigheden kan het voorkomen dat Legalsense de juiste gegevens niet allemaal uit Twinfield kan afleiden. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren indien er wel wordt afgeletterd, maar de boekingen niet definitief zijn gemaakt. Of wanneer er is afgeletterd met een ander dagboek dan de bank. In dergelijke gevallen zal Legalsense toch proberen de meest recente weerspiegeling te geven van de status. De details zijn de volgende:

  1. De waarde op de boekingsregel van Twinfield waarbij Legalsense in dit geval aansluiting zoekt is "openstaand bedrag"
  2. Een precieze datum van de betaling is niet af te leiden; de datum van het moment dat Legalsense constateerde dat de betaling was voldaan wordt daarom als plaatsvervanger gebruikt.
  3. De betaling krijgt als omschrijving "Automatisch aangemaakt op basis van Twinfield om een verschil in 'open bedrag' recht te trekken."
  4. Voor facturen die aangemerkt staan als "Betaalstatus negeren" wordt deze correctie nooit uitgevoerd.
  5. Er wordt altijd maar een enkele betaling van dit type aangemaakt.
  6. Dergelijke betalingen kunnen soms al door Legalsense worden herkend, nog voordat alle bijbehorende boekingen definitief zijn gemaakt. (In het bijzonder: nog voordat de bankboeking definitief is)

(In een beperkt aantal gevallen staat deze manier van corrigeren uitgeschakeld; dit is altijd uitsluitend het geval indien hiertoe in overleg met Legalsense is besloten)

Handmatige aanpassingen

In bepaalde gevallen kan het handig zijn om in Legalsense handmatige aanpassingen aan de betaalstatus te doen. Bijvoorbeeld indien er een reeds definitief gemaakte vergissing in de boekhouding in Twinfield is geslopen, die op een manier is gecorrigeerd die Legalsense niet automatisch kan herkennen (bijvoorbeeld middels een Memoriaalboeking). Daarbij gelden de volgende waarschuwingen:

  1. In de regel staat de mogelijkheid tot handmatige aanpassingen in de betaalstatus uit indien de automatische koppeling aan staat om verwarring te voorkomen. Neem contact op met Legalsense om de mogelijkheid aan te laten zetten.
  2. Doe alleen handmatige aanpassingen aan de betaalstatus om betalingsstatussen aan te passen die niet op een later moment alsnog in Twinfield zullen worden ingevoerd. In dat geval loopt u namelijk het risico op 'dubbele synchronisatie, waarbij de declaratie in Legalsense 2× als betaald aangemerkt komt te staan. In principe zal Legalsense proberen dergelijke dubbele synchronisaties te detecteren (zoals bovenstaand beschreven), maar dat zal niet altijd mogelijk zijn.
  3. Het handmatig weggooien van de automatisch aangemaakte betalingen heeft in principe geen blijvend effect. Legalsense herkent namelijk opnieuw de status in Twinfield op basis waarvan de betaling in eerste instantie werd aangemaakt, en maakt deze opnieuw aan. Beter is het in dit geval een aparte betaling op te nemen (eventueel met omgekeerd teken); die zal nooit door Legalsense worden verwijderd.
Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk