Betalingsstatus declaratieproces

Legalsense kan de betalingsstatus bijhouden van declaraties die u hebt verzonden, zodat medewerkers van de financiële administratie en andere gebruikers, zoals de betrokken tijdschrijvers, kunnen zien of debiteuren hebben betaald. In het declaratieoverzicht markeert Legalsense achterstallige, onbetaalde declaraties in rood en gedeeltelijk betaalde achterstallige declaraties in geel. Rapporten laten zien welke debiteuren achterlopen met betalingen.

Automatische synchronisatie met uw boekhoudsysteem

Legalsense heeft koppelingen met diverse boekhoudsystemen, waaronder Twinfield, Exact Online, Exact Financials, AFAS, Visma en Fortnox. Als uw kantoor een van deze koppelingen gebruikt, kan Legalsense de betalingsstatus automatisch ophalen. Legalsense synchroniseert ongeveer elke 12 minuten met uw boekhoudsysteem. Meer informatie over het instellen van een koppeling met boekhoudsoftware vindt u in het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren.

Hoe Legalsense een betaling herkent, hangt af van het boekhoudsysteem dat u gebruikt, omdat elke koppeling betalingsgegevens op een eigen manier uit dat systeem leest. Het onderstaande geldt in het algemeen, maar enkele details gelden alleen voor de Twinfield-koppeling, die van de ondersteunde systemen de uitgebreidste afstemming uitvoert. Deze details zijn waar relevant aangegeven.

Bij Twinfield volgt Legalsense de betalingsstatus via debetboekingen in het boekhoudsysteem en beschouwt het een declaratie als betaald zodra aan drie voorwaarden is voldaan:

• De boeking is definitief gemaakt in het boekhoudsysteem.
• De boeking is gedebiteerd op een betaalrekening, in de regel de bank.
• De boeking waartegen de declaratie is afgeletterd, is ook definitief gemaakt.

Andere ondersteunde systemen importeren betalingsgegevens rechtstreeks via de eigen API van dat systeem, zonder deze controle in drie stappen.

Hoe Legalsense een betaling aanmaakt

Wanneer Legalsense een betaling uit uw boekhoudsysteem herkent, maakt het een betaling aan met:

• Dezelfde datum als de bijbehorende boeking in het boekhoudsysteem.
• Een omschrijving waarin staat dat de betaling automatisch is aangemaakt vanuit uw boekhoudsysteem. De exacte tekst hangt af van het systeem dat u gebruikt en kan, waar beschikbaar, de eigen transactieomschrijving van het boekhoudsysteem bevatten.

Specifiek voor Twinfield geldt: als Legalsense een handmatig ingevoerde betaling vindt voor dezelfde declaratie met hetzelfde bedrag als de binnenkomende betaling, koppelt het de handmatige betaling daaraan in plaats van een dubbele betaling aan te maken. Deze controle op bedrag is momenteel niet beschikbaar voor de andere ondersteunde boekhoudsystemen. Bij die systemen is de kans groter dat een handmatige betaling die rond dezelfde tijd is ingevoerd als een gesynchroniseerde betaling, tot twee afzonderlijke betalingen leidt. Zie Handmatige aanpassingen hieronder voor hoe u hiermee omgaat.

Correcties op basis van het openstaande bedrag

Legalsense kan niet altijd alle juiste gegevens uit uw boekhoudsysteem afleiden, bijvoorbeeld wanneer boekingen zijn afgeboekt maar niet definitief gemaakt, of zijn gemaakt in een ander dagboek dan de bank. In deze gevallen probeert Legalsense toch de meest actuele status weer te geven:

• Legalsense stemt af op de waarde van het openstaande bedrag op de boekingsregel in het boekhoudsysteem.
• Omdat Legalsense op deze manier geen exacte betaaldatum kan afleiden, gebruikt het als benaderende datum de datum waarop het verschil is gedetecteerd.
• Legalsense markeert de betaling als een automatisch aangemaakte correctie, met uw boekhoudsysteem als bron.
• Legalsense past deze correctie nooit toe op declaraties waarvoor Negeer betaalstatus is ingeschakeld.
• Legalsense bewaart per declaratie slechts één correctiebetaling van dit type. Als het openstaande bedrag opnieuw wijzigt, vervangt Legalsense de eerdere correctie.
• Legalsense kan deze correctie soms al herkennen voordat alle bijbehorende boekingen, waaronder de bankboeking zelf, definitief zijn gemaakt.

Let op: In een beperkt aantal gevallen kan een kantoor in overleg met Legalsense deze correctiemethode uitschakelen.

Handmatige aanpassingen

Soms is het nuttig om de betalingsstatus in Legalsense handmatig aan te passen. Zo kan er bijvoorbeeld een fout definitief zijn gemaakt in uw boekhoudsysteem en daarna zijn gecorrigeerd op een manier die Legalsense niet automatisch kan herkennen, zoals via een memoriaalboeking.

Houd bij een handmatige aanpassing rekening met het volgende:

• U kunt betalingen normaal gesproken handmatig bewerken, of er nu een automatische koppeling actief is of niet. Als uw kantoor handmatig bewerken wil beperken zolang de synchronisatie loopt, neem dan contact op met Legalsense.
• Pas een betalingsstatus alleen handmatig aan als de betaling later niet alsnog in uw boekhoudsysteem wordt ingevoerd. Anders kan Legalsense dezelfde betaling twee keer registreren: één keer vanuit uw handmatige invoer en één keer vanuit de synchronisatie. Bij Twinfield probeert Legalsense dit te detecteren door te vergelijken op bedrag, zoals hierboven beschreven. Deze controle geldt momenteel niet voor de andere ondersteunde boekhoudsystemen, dus wees daar extra voorzichtig.
• U kunt correctiebetalingen op basis van het openstaande bedrag verwijderen, maar dit heeft geen blijvend effect als het onderliggende verschil in uw boekhoudsysteem blijft bestaan. Legalsense maakt de correctie bij de volgende synchronisatie opnieuw aan.
• U kunt betalingen die Legalsense rechtstreeks uit uw boekhoudsysteem heeft herkend (in tegenstelling tot correcties) niet verwijderen, omdat ze verbonden zijn aan de boeking in het boekhoudsysteem. Als een van deze betalingen onjuist is, voert u een aparte handmatige betaling in om het saldo te corrigeren, indien nodig met het omgekeerde teken. Legalsense verwijdert een betaling die u op deze manier invoert nooit.