Toevoegingsdossiers

Bent u ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand (RvR)? Dan kunt u cliënten bijstaan die in aanmerking komen voor gesubsidieerde rechtsbijstand: een toevoeging. Legalsense heeft een volledige module om deze toevoegingsdossiers te administreren, van het vastleggen van de beslissing van de RvR tot het declareren van de eigen bijdrage en het bewaken van de bestede tijd tegenover de toegekende punten.

De module voor toevoegingen is een standaardonderdeel van Legalsense en wordt op verzoek kosteloos ingeschakeld.

Let op: Toevoegingen via de RvR bestaan alleen in Nederland.

Het overzicht van toevoegingsdossiers

Verschillende onderdelen van een toevoegingsdossier vindt u ook elders in Legalsense, bijvoorbeeld op de dossierpagina en in het menu Declaraties. Het overzicht Toevoegingsdossiers brengt het hele proces op één plek samen. Ga naar Dossiers → Toevoegingsdossiers om het te openen.

Overzicht van toevoegingsdossiers, met een lijst met toevoegingsdossiers en hun toevoegingsnummer, toegekende punten en bestede uren.

Toevoegingsdossiers zoeken

Standaard toont het overzicht alle toevoegingsdossiers. U kunt zoeken op dossiernaam, dossiernummer of toevoegingsnummer.

Klik op Meer filters om op deze extra criteria te filteren:

• RvR-gegevens volledig: kies Nee om alleen toevoegingsdossiers te tonen waarvan het toevoegingsnummer of de punten nog niet zijn ingevuld.
• Cliënt declarabel: kies Openstaande declarabele bedragen voor dossiers waarvan de eigen bijdrage nog aan de cliënt moet worden gedeclareerd, of Momenteel volledig gedeclareerd voor dossiers waarvan de eigen bijdrage al is gedeclareerd.
• RvR declarabel: kies Openstaande declarabele bedragen voor dossiers waarvoor nog een pro-formadeclaratie voor de RvR moet worden gemaakt, of Momenteel volledig gedeclareerd voor dossiers die volledig met de RvR zijn afgerekend.

Een toevoegingsdossier instellen

Om een dossier als toevoegingsdossier te markeren, zet u het tariefschema op Toevoegingsdossier. Als u dit tariefschema kiest, verschijnen er extra velden op de dossierpagina. Hoe tariefschema's in het algemeen werken, leest u in het artikel ↪ Tariefschema's.

U vraagt de toevoeging op de gebruikelijke manier aan bij de RvR. Zodra de RvR de toevoeging verleent, ontvangt u de volgende gegevens:

• Een toevoegingsnummer
• Het aantal toegekende punten
• De eigen bijdrage

U kunt deze gegevens op twee plekken invullen.

Vanaf de dossierpagina

1. Open het dossier.
2. Klik op Bewerken.
3. Vul onder het tariefschema het toevoegingsnummer, de punten en de eigen bijdrage in.
4. Klik op Opslaan.

Vanuit het overzicht van toevoegingsdossiers

1. Ga naar Dossiers → Toevoegingsdossiers.
2. Zoek het dossier en klik op het bewerkicoon.

Overzicht van toevoegingsdossiers met het bewerkicoon van een dossier gemarkeerd.

3. Vul de gegevens in die u van de RvR hebt ontvangen.

Bewerkscherm van een toevoegingsdossier, met de velden voor het toevoegingsnummer, de punten en de eigen bijdrage.

4. Klik op Opslaan.

De cliënt declareren

Bij een toevoegingsdossier kunt u de eigen bijdrage en eventuele verschotten aan de cliënt declareren.

1. Klik in het overzicht van toevoegingsdossiers op het icoon Nieuwe declaratie cliënt in de regel van het dossier.

Overzicht van toevoegingsdossiers met het icoon “Nieuwe declaratie cliënt” van een dossier gemarkeerd.

2. Vul het declaratieformulier in en maak de declaratie aan.

Formulier voor een nieuwe declaratie aan de cliënt op een toevoegingsdossier.

Een declaratie aan de cliënt bevat geen tijdregels. Er worden alleen de ingevulde eigen bijdrage en eventuele openstaande verschotten in rekening gebracht.

Pro-formadeclaraties aan de RvR

De RvR betaalt de toegekende vergoeding zonder dat uw kantoor een declaratie hoeft te sturen. Strikt genomen hoeft u er dus geen te maken. Toch is het om meerdere redenen handig om in Legalsense een pro-formadeclaratie te maken:

• Uw interne rapportages in Legalsense blijven volledig. U kunt de omzet blijven volgen, inclusief de bedragen die de RvR betaalt, en zien hoe de toegekende punten zich verhouden tot de werkelijk gewerkte uren.
• Vraagt u herhaaldelijk extra uren aan? Dan hebt u een duidelijk overzicht van de uren die u al bij de RvR hebt gedeclareerd.
• Hebt u een koppeling met een boekhoudpakket? Dan worden de pro-formadeclaraties automatisch in uw boekhouding geboekt, zodat u de betalingen van de RvR er direct tegen kunt afletteren.

U kunt op twee manieren een declaratie voor de RvR maken:

• Selecteer in het overzicht van toevoegingsdossiers een of meer dossiers en klik op Nieuwe declaratie RvR.
• Kies in het menu Declaraties voor Nieuwe declaratie → Declaratie RvR.

Voor het meest volledige overzicht en de juiste rapportages wacht u met de pro-formadeclaratie tot u de definitieve vaststelling van de RvR hebt ontvangen. Zo kunt u de pro-formadeclaratie precies laten aansluiten op de vaststelling.

Wanneer Legalsense de declaratie voor de RvR maakt:

• trekt het de eigen bijdrage af die al aan de cliënt is gedeclareerd;
• waardeert het het werk tegen het aantal toegekende punten maal de vergoeding per punt voor het jaar waarin het werk is gedaan;
• maakt het de declaratie aan als concept.

Omdat de declaratie een concept is, kunt u in het bewerkscherm nog correcties aanbrengen. U kunt dan ook andere posten toevoegen, zoals een kilometervergoeding, zodat de declaratie een volledig beeld geeft van de vergoede kosten.

Budget bewaken

De punten die de RvR toekent, zijn in principe een vaste vergoeding, en elk punt staat voor 2 uur werk. De RvR betaalt niet extra als u de toegekende punten overschrijdt. Besteedt u echter meer dan twee keer het aantal uren dat de punten vertegenwoordigen? Dan kunt u bij de RvR een extra vergoeding aanvragen.

Legalsense helpt u dit op twee manieren bij te houden.

Ten eerste toont het overzicht van toevoegingsdossiers de door de RvR toegekende punten (zodra u ze hebt ingevuld) naast de uren die werkelijk aan het dossier zijn besteed.

Ten tweede maakt Legalsense, wanneer u het aantal punten invult, automatisch een budget aan van twee keer het aantal punten. Zo ziet u wanneer u een extra vergoeding kunt aanvragen. Het budget gebruikt de standaard budgetfunctie van Legalsense, dus u krijgt een waarschuwing bij het schrijven van tijd:

• Zodra de geschreven tijd het Informatienotificatie percentage bereikt dat voor uw kantoor is ingesteld onder Instellingen → Algemeen → Systeem, toont Legalsense bij elke tijdregel hoeveel tijd er tot nu toe is geschreven tegenover het totale budget.
• Bereikt de geschreven tijd het Waarschuwingsnotificatie percentage (standaard 80%)? Dan wordt de waarschuwing geel.
• Bereikt de geschreven tijd 100% van het budget of meer? Dan wordt de waarschuwing rood.

Piketdienst

Voor piketzaken raden we aan per zaak een apart dossier aan te maken. U kunt de toegekende punten dan op het dossier invullen of direct op de pro-formadeclaratie voor de RvR.

Vergoeding per toegekend punt

De RvR stelt periodiek vast welke vergoeding hij per toegekend punt betaalt. Legalsense gebruikt deze vergoeding om declaraties voor de RvR te berekenen, en de tarieven in Legalsense volgen de ⧉ tabel basisbedragen van de RvR.