Toevoegingsdossiers

Legalsense bevat een uitgebreide module voor het administreren van toevoegingsdossiers. De module is een standaard onderdeel van Legalsense en kan op verzoek gratis worden ingeschakeld.

Wat zijn toevoegingsdossiers?

Indien u als rechtsbijstandverlener bent ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand (RvR), dan kunt u cliënten bijstaan die in aanmerking komen voor gesubsidieerde rechtsbijstand. In de praktijk heet dit de toevoeging.

Een aantal van de aspecten van toevoegingsdossiers komen ook terug op andere plaatsen in de applicatie (bijvoorbeeld onder "Dossiers" en bij "Declaraties").

Het speciale overzichtsscherm ‘Toevoegingsdossiers’ vormt echter een plaats waar het hele proces rond de toevoegingsdossiers overzichtelijk bij elkaar wordt gebracht. Dit overzicht is te vinden via Cliënten => Toevoegingsdossiers. 

Zoeken op Toevoegingsdossiers

Standaard worden alle toevoegingsdossiers op dit scherm getoond. Het is mogelijk om te zoeken op toevoegingsdossiers die aan bepaalde criteria voldoet. Het is standaard mogelijk om te zoeken op dossiernaam, dossiernummer of toevoegingsnummer. Door op “Uitgebreid zoeken” te klikken is het mogelijk om op een aantal extra criteria te zoeken:

• “RvR ingevoerd?” biedt de mogelijkheid uitsluitend te zoeken op dossiers die wel toevoegingsdossiers zijn, maar waarvan het toevoegingsnummer of de punten nog niet zijn ingevuld.
• “Cliënt declarabel?” biedt de mogelijkheid te zoeken op dossiers waarin nog een aan de cliënt te declareren eigen bijdrage is of om te zoeken op dossiers waarin de eigen bijdrage al aan de cliënt is gedeclareerd.
• “RvR declarabel?” biedt de mogelijkheid te zoeken op dossiers waarvoor nog pro forma declaraties voor de RvR aangemaakt moeten worden of om te zoeken op dossiers waarin alles financiëel is afgewikkeld voor de RvR.

Instellen van toevoegingsdossiers

Een dossier kan als "toevoegingsdossier" worden aangemerkt door bij "Tariefschema" te kiezen voor "Toevoegingsdossier". Als dit tariefschema geselecteerd wordt, dan verschijnen er een aantal extra invoervelden op de dossierpagina.

De Raad voor de Rechtsbijstand wordt op de gebruikelijke manier verzocht om het verlenen van de toevoeging. De volgende stap in het proces is de toekenning van de Raad voor de Rechtsbijstand van de toevoeging. Zodra deze binnenkomt is de volgende informatie beschikbaar:

• Een toevoegingsnummer
• Het aantal toegekende punten
• De eigen bijdrage.

Deze gegevens kunnen ofwel via de dossierpagina zelf toegevoegd worden door eerst naar het dossier te navigeren en dan op "Bewerken" te klikken. Onder het Tariefschema kunnen dan de beschikbare gegevens worden ingevoerd.

Het is ook mogelijk om via het overzicht Toevoegingsdossiers direct de relevante gegevens toe te voegen. Op de pagina "Toevoegingsdossiers" zoekt u het betreffende dossier op en klikt dan op het bewerk icoontje:

Nadat u op bewerken heeft geklikt, ziet u het volgende scherm:

U kunt hier de van de RvR ontvangen gegevens invoeren.

Declareren in toevoegingsdossiers

In toevoegingsdossiers kunt u de eigen bijdrage en eventuele verschotten aan de cliënt doorbelasten. Dit kunt u doen door te klikken op "Nieuwe declaratie cliënt". Standaard wordt de eigen bijdrage exclusief BTW in rekening gebracht. Het is mogelijk om dit standaard in Legalsense aan te passen naar "inclusief BTW", Legalsense zal dan zelf zorgen voor een correcte berekening. Als u dit wilt instellen kunt u contact opnemen met Legalsense support. 

Bij het klikken op "Nieuwe declaratie cliënt" wordt het formulier getoond om een nieuwe declaratie aan te maken:

Bij het aanmaken van een declaratie aan de clënt worden geen tijdsregels in rekening gebracht maar alleen de ingevoerde eigen bijdrage en eventuele openstaande verschotten.

Pro forma declaraties Raad voor de Rechtsbijstand

De vergoeding die door de Raad wordt toegekend, wordt uitgekeerd zonder dat er door uw kantoor aan de raad een declaratie hoeft te worden verstuurd. U hoeft dus in principe niet over te gaan tot het aanmaken van een declaratie. Toch kan het om verscheidene redenen nuttig zijn om een pro-forma declaratie aan te maken in Legalsense:

• De interne rapportage van Legalsense blijft daarmee beschikbaar. U kunt daarmee in Legalsense uw omzet blijven monitoren inclusief de bedragen die u door de Raad krijgt uitgekeerd. Ook kunt u bijvoorbeeld inzicht krijgen in de verhouding van toegekende punten tot de daadwerkelijk gewerkte uren.
• Bij herhaaldelijke verzoeken om extra uren krijgt u meer inzicht in de reeds bij de Raad gedeclareerde uren.
• Indien u een koppeling heeft met een boekhoudprogramma worden de pro forma declaraties direct in uw boekhouding verwerkt en kunt u de ontvangsten direct afletteren. 

U kunt declaraties voor de Raad aanmaken vanuit het overzichtsscherm door één of meerdere dossiers aan te vinken en te klikken op de knop “Nieuwe declaratie RvR”.

Daarnaast kunt u vanuit het declaratiescherm kiezen voor Nieuwe declaratie » Declaratie RvR.

Voor een zo compleet mogelijk overzicht en correct mogelijke rapportage kan met het aanmaken van de pro forma declaratie het best gewacht worden tot de daadwerkelijke vaststelling van de RvR binnen is. De pro forma declaratie kan in dat geval precies kloppend worden gemaakt met de daadwerkelijke vaststelling.

Bij het opstellen van de declaratie aan de RvR wordt de reeds bij cliënt in rekening gebrachte eigen bijdrage in mindering gebracht. 

De declaraties voor de RvR worden altijd aangemaakt in concept. Daarbij wordt de vergoeding van de verrichtingen gesteld op het aantal toegekende punten vermenigvuldigt met de vergoeding per punt voor het jaar waarin de werkzaamheden werden verricht. Omdat de declaraties in concept worden aangemaakt kunnen eventuele wijzigingen eenvoudigweg in het bewerken-scherm worden gedaan. Ook eventuele andere elementen van de declaratie, zoals de kilometervergoeding, kunnen op dit moment worden toegevoegd aan de declaratie om een compleet beeld van de vergoede kosten te krijgen.

Budgetbewaking

De punten zoals toegekend door de Raad voor de Rechtsbijstand zijn in principe forfaitair. Elk punt staat in principe voor 3 uur aan werkzaamheden. De Raad gaat niet over tot uitbetaling van een andere vergoeding bij overschrijding van het gestelde aantal punten. Echter: wordt driemaal het aantal uren overschreden, dan kan een verzoek tot extra uitkering aan de Raad worden gedaan.

Om de verhouding tussen de uitgekeerde vergoeding en de bestede tijd te bewaken zijn verschillende middelen beschikbaar. Op de eerste plaats staan in het overzichtsscherm de door de Raad toegekende punten (zodra in Legalsense ingevoerd) en de daadwerkelijk op het dossier bestede uren naast elkaar weergegeven.

Er wordt, bij de invoer van het aantal punten, automatisch een budget in Legalsense aangemaakt: één voor 3× het puntenaantal. Dit om te monitoren of er een verzoek tot extra uitkering gedaan kan worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de standaard budgetfunctionaliteit van Legalsense. Dit betekent dat u op verschillende manieren gewaarschuwd wordt bij het tijdschrijven:

• na elke keer dat er tijd wordt geschreven wordt getoond hoeveel tijd al is geschreven en het totale budget.
• bij overschrijding 80% wordt deze waarschuwing geel.
• bij overschrijding van het budget wordt de waarschuwing rood.

Piketdienst

Voor de piketdienst raden we aan een apart dossier aan te maken per traject. U kunt dan het aantal toegekende punten ofwel invoeren op het dossier, ofwel direct op de aangemaakte proforma declaratie aan de RvR.

Instellingen

De vergoeding die de Raad voor de Rechtsbijstand per toegekend punt uitkeert (en die wordt gebruikt om de declaraties aan de Raad voor de Rechtsbijstand te maken) wordt periodiek door de Raad vastgesteld. De waarde is in te stellen onder Instellingen » Lijsten » Punten toevoegingszaken.