Toevoegingsdossiers

Volgen

Legalsense bevat een uitgebreide module voor het administreren van toevoegingsdossiers. De module is een standaard onderdeel van Legalsense en kan op verzoek gratis worden ingeschakeld.

Wat zijn toevoegingsdossiers?

Indien u als rechtsbijstandverlener bent ingeschreven bij de Raad voor Rechtsbijstand (RvR), kunt u cliënten bijstaan die in aanmerking komen voor gesubsidieerde rechtsbijstand. In de praktijk heet dit de toevoeging.

Voor toevoegingsdossiers is in Legalsense een apart scherm opgenomen. Dit scherm vindt u onder Cliënten » Toevoegingsdossiers. Een aantal van de aspecten van toevoegingsdossiers komen ook terug op andere plaatsen in de applicatie (bijvoorbeeld onder de dossiers en bij de declaraties). Het speciale overzichtsscherm ‘toevoegingsdossiers’ vormt echter een plaats waar het hele proces rond de toevoegingsdossiers overzichtelijk bij elkaar wordt gebracht.

Standaard worden alle toevoegingsdossiers op dit scherm getoond. Het is mogelijk om te zoeken op dossiernaam, dossiernummer of toevoegingsnummer. Door op “Geavanceerd zoeken” te klikken worden enkele extra opties beschikbaar die nuttig zijn om het overzicht te behouden:

  • “RvR ingevoerd?” biedt de mogelijkheid uitsluitend te zoeken op dossiers die wel toevoegingsdossiers zijn, maar waarvan het toevoegingsnummer of de punten nog niet zijn ingevuld.
  • “Cliënt declarabel?” biedt de mogelijkheid te zoeken op dossiers waar er nog een openstaand bedrag (of nog terug te betalen voorschot) aan de cliënt is.
  • “RvR declarabel?” biedt de mogelijkheid te zoeken op dossiers waar er nog gegevens zijn om pro forma declaraties voor de RvR aan te maken.

De Raad voor de Rechtsbijstand wordt op de gebruikelijke manier verzocht om het verlenen van de toevoeging. De volgende stap in het proces is de toekenning van de Raad voor de Rechtsbijstand van de toevoeging. Zodra deze binnenkomt is de volgende informatie beschikbaar:

  • Een toevoegingsnummer
  • Het aantal toegekende punten
  • De eigen bijdrage.

Deze gegevens kunnen bij het dossier worden ingevuld. Hiervoor kan de ‘bewerken’ optie worden gebruikt bij een dossier. Er is echter ook een speciale pagina beschikbaar, met uitsluitend de voor de toevoeging van belang zijnde gegevens. Deze pagina is vanaf het het overzichtsscherm toevoegingsdossiers te bereiken door uiterst rechts op het icoontje voor bewerken te klikken:

Nadat u op bewerken heeft geklikt, ziet u het volgende scherm:

U kunt hier de van de RvR ontvangen gegevens invoeren.

Declaraties aan de cliënt

Bij toevoegingsdossiers wordt aan de cliënt het volgende in rekening gebracht:

  • De eigen bijdrage (indien ingevoerd op het dossier)
  • Op het dossier ingevoerde verschotten.

Voorschotten

Omdat de toevoeging door de Raad voor de Rechtsbijstand enige tijd op zich kan laten wachten, en in de regel al voor dat moment werkzaamheden voor de cliënt zullen moeten worden verricht, kan het nuttig zijn een voorschotnota aan de cliënt te versturen. Een voorschotnota aan de cliënt kan worden aangemaakt vanaf het moment dat het dossier in Legalsense is aangemaakt. Dit kan zowel vanaf het scherm “declaraties” als vanaf het speciale scherm voor de toevoegingen.

Bij het aanmaken van cliëntnota’s vanuit het overzichtsscherm worden eventuele openstaande voorschotten standaard verrekend tot maximaal het bedrag van het dossier. U kunt de verrekening van het voorschot altijd nog aanpassen in het bewerkscherm zolang de declaratie nog in concept is.

Indien u uw declaraties aanmaakt vanuit het declaratiescherm zijn er 3 opties beschikbaar:

  • Voorschotten niet verrekenen
  • Voorschotten verrekenen met declaratie
  • Voorschotten volledig verrekenen

De eerste en laatste optie spreken voor zich. Bij het gedeeltelijk verrekenen wordt tot maximaal het bedrag van de declaratie verrekend met het saldo van reeds in rekening gebrachte voorschotten. Zolang er nog voorschot open staat wordt dus gestreefd naar declaraties à € 0,00.

De cliënt is met een dergelijke declaratie niet geneigd om (onterecht) tot betaling over te gaan, maar kan wel tussentijds inzicht krijgen in de werkzaamheden en verdere gemaakte kosten en het nog overgebleven openstaande voorschot.

Budgetbewaking

De punten zoals toegekend door de Raad voor de Rechtsbijstand zijn in principe forfaitair. Elk punt staat in principe voor een klokuur werkzaamheden. De Raad gaat niet over tot uitbetaling van een andere vergoeding bij overschrijding van het gestelde aantal punten. Echter: wordt driemaal het aantal uren overschreden, dan kan een verzoek tot extra uitkering aan de Raad worden gedaan.

Om de verhouding tussen de uitgekeerde vergoeding en de bestede tijd te bewaken zijn verschillende middelen beschikbaar. Op de eerste plaats staan in het overzichtsscherm de door de Raad toegekende punten (zodra in Legalsense ingevoerd) en de daadwerkelijk op het dossier bestede uren naast elkaar weergegeven.

Er wordt, bij de invoer van het aantal punten, automatisch een budget in Legalsense aangemaakt: één voor 3× het puntenaantal. Dit om te monitoren of er een verzoek tot extra uitkering gedaan kan worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de standaard budgetfunctionaliteit van Legalsense. Dit betekent dat u op verschillende manieren gewaarschuwd wordt bij het tijdschrijven:

  • na elke keer dat er tijd wordt geschreven wordt getoond hoeveel tijd al is geschreven en het totale budget.
  • bij overschrijding 80% wordt deze waarschuwing geel.
  • bij overschrijding van het budget wordt de waarschuwing rood.

Pro forma declaraties Raad voor de Rechtsbijstand

De vergoeding die door de Raad wordt toegekend, wordt uitgekeerd zonder dat er door uw kantoor aan de raad een declaratie hoeft te worden verstuurd. U hoeft dus in principe niet over te gaan tot het aanmaken van een declaratie. Toch kan het om verscheidene redenen nuttig zijn om een pro-forma declaratie aan te maken in Legalsense:

  • De interne rapportage van Legalsense blijft daarmee beschikbaar. U kunt daarmee in Legalsense uw omzet blijven monitoren inclusief de bedragen die u door de Raad krijgt uitgekeerd. Ook kunt u bijvoorbeeld inzicht krijgen in de verhouding van toegekende punten tot de daadwerkelijk gewerkte uren.
  • Bij herhaaldelijke verzoeken om extra uren krijgt u meer inzicht in de reeds bij de Raad gedeclareerde uren.
  • Indien u een koppeling heeft met een boekhoudprogramma worden de pro forma declaraties direct in uw boekhouding verwerkt.

U kunt declaraties voor de Raad aanmaken vanuit het overzichtsscherm door één of meerdere dossiers aan te vinken en te klikken op de knop “Declaratie RvR”. Daarnaast kunt u vanuit het declaratiescherm kiezen voor Nieuwe declaratie » Declaratie RvR.

Voor een zo compleet mogelijk overzicht en correct mogelijke rapportage kan met het aanmaken van de pro forma declaratie het best gewacht worden tot de daadwerkelijke beschikking van de RvR binnen is. De pro forma declaratie kan in dat geval precies kloppend worden gemaakt met de daadwerkelijke beschikking.

De declaraties voor de RvR worden altijd aangemaakt in concept. Daarbij wordt de vergoeding van de verrichtingen gesteld op het aantal toegekende punten vermenigvuldigt met de vergoeding per punt voor het jaar waarin de werkzaamheden werden verricht. Omdat de declaraties in concept worden aangemaakt kunnen eventuele wijzigingen eenvoudigweg in het bewerken-scherm worden gedaan. Ook eventuele andere elementen van de declaratie, zoals de kilometervergoeding, kunnen op dit moment worden toegevoegd aan de declaratie om een compleet beeld van de vergoedde kosten te krijgen.

Piketdienst

Voor de piketdienst raden we aan een apart dossier aan te maken per traject. U kunt dan het aantal toegekende punten ofwel invoeren op het dossier, ofwel direct op de aangemaakte proforma declaratie aan de RvR.

Instellingen

De vergoeding die de Raad voor de Rechtsbijstand per toegekend punt uitkeert (en die wordt gebruikt om de declaraties aan de Raad voor de Rechtsbijstand te maken) wordt periodiek door de Raad vastgesteld. De waarde is in te stellen onder Instellingen » Lijsten » Punten toevoegingszaken.

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk