Dossier toegang spiegelen naar NetDocuments

Binnenkort beschikbaar in Legalsense

Binnen Legalsense is het mogelijk om toegang op een dossier per gebruiker in te stellen. Dit is een functie die door Legalsense moet worden geactiveerd. U kunt hiervoor contact opnemen met Legalsense support. Wanneer deze functie actief is, heeft u op een dossier het veld 'Type toegang' waarbij u kunt kiezen uit 'Iedereen' of 'Kies uit lijst'. Wanneer u de optie 'Kies uit lijst' selecteert, heeft u de mogelijkheid om aan te geven welke gebruikers toegang tot het dossier hebben. 

Deze functionaliteit van dossier toegang kan doorgezet worden naar uw NetDocuments omgeving wanneer u deze heeft gekoppeld aan uw Legalsense omgeving. 

Belangrijk om deze functionaliteit goed te kunnen laten werken is dat er een match is tussen gebruikers in Legalsense en gebruikers in NetDocuments. Legalsense maakt geen gebruikers aan in NetDocuments en gaat er dus vanuit dat elke Legalsense-gebruiker die toegang tot een dossier heeft ook bestaat in NetDocuments. De match van de gebruikers in beide systemen gebeurt op basis van het e-mailadres dat staat ingevoerd bij de gebruiker. Het is noodzakelijk dat deze in beide systemen gelijk zijn aan elkaar om te waarborgen dat de gebruiker in Legalsense gekoppeld is aan de juiste gebruiker in NetDocuments.

Binnen NetDocuments wordt de toegang voor een workspace en de documenten daarin geregeld op basis van een zogeheten 'Acces Control List'. Deze is op basis van permissies verder uitgesplitst tot de volgende toegangsniveaus:

In de NetDocuments configuratie in Legalsense heeft u een extra instelling hiervoor, genaamd 'Dossiertoegang spiegelen'. Wanneer u dit wilt gebruiken, kunt u deze aanvinken en heeft u de keuze om aan te geven welk 'Acces Control List' niveau wordt gebruikt voor de dossiers in NetDocuments. 

Op basis van de gekozen gebruikers op een dossier in Legalsense zal er in NetDocuments een gebruikersgroep worden aangemaakt met enkel die gebruikers om zo in NetDocuments de toegang tot de workspace toe te kennen.

Wanneer u deze instelling inschakelt wordt Legalsense leidend voor de toegang die gebruikers hebben op een Workspace en de documenten in NetDocuments die bij een Legalsense matter horen. Mochten uw huidige instellingen anders ingesteld staan dan het toegangsniveau waarvoor gekozen wordt in de integratie, dan worden de huidige instellingen in NetDocuments overschreven. Wanneer u op een later moment de keuze maakt om het dossier alsnog voor iedereen vrij te geven, zal in NetDocuments het standaard toegangsniveau van de repository worden toegekend. 

Na een aanpassing van de dossier toegang kan het enige minuten duren voordat de toegang in NetDocuments is op alle documenten in de workspace is doorgevoerd.