Onderhanden werk (OHW)

Onderhanden werk (OHW, work in progress) is werk dat u voor een cliënt hebt verricht, maar nog niet hebt gedeclareerd: het is uitgevoerd, maar vanuit het oogpunt van het declaratieproces nog onderhanden.

Het bijhouden van het OHW en de ontwikkeling ervan is om verschillende redenen belangrijk:

• Fiscaal: u bent verplicht om winst gefaseerd te nemen. Dat betekent dat de winst die hoort bij het werk van een periode, moet worden genomen in de periode waarin het werk is gedaan. Aan het einde van elk jaar moet u uw OHW-positie vaststellen en de wijziging ten opzichte van het voorgaande jaar verwerken als winst of verlies.
• Cashflow en debiteurenrisico: u zult over het algemeen streven naar een zo laag mogelijk OHW. Het bijhouden van de ontwikkeling ervan helpt daarbij.

Hulpmiddelen

Legalsense biedt een aantal manieren om het OHW in te zien.

Tijdregels en dossiers zoeken

Filter in Tijd → Zoeken op Declaratiestatus: Onderhanden werk om tijdregels te vinden die nog onderhanden zijn. U kunt de resultaten verder beperken op tijdschrijver, dossier of periode. Klik op Zoeken om de bijbehorende regels te zien, met onderaan een verwachte waarde. Bij een dossier toont het onderdeel Onderhanden werk het totale OHW in uren en bedrag, met links naar de onderliggende tijdregels.

Rapporten

In Rapportage → Rapporten kunt u overzichten samenstellen die tijdregels combineren en groeperen op tijdseenheid, dossier en/of tijdschrijver. Gebruik het rapporttype Tijd en honorarium, gedeclareerd en niet gedeclareerd om te rapporteren over niet-gedeclareerde tijd. Het andere rapporttype is gebaseerd op declaraties en is hier dus niet van toepassing, omdat OHW per definitie nog niet is gedeclareerd.

Stel bij het bewerken van de rapportstructuur de volgende filters in:

• Realisatie: Declarabel
• Gedeclareerd: Onwaar

U kunt ook filteren op een specifieke periode. Het is ook handig om een of meer groeperingen in te stellen, bijvoorbeeld per dossier, per tijdschrijver, per verantwoordelijk advocaat of per periode.

Legalsense waardeert tijdregels op verschillende manieren, die elk als kolom in het rapport worden weergegeven. De volgende kolommen zijn relevant voor het OHW:

• Onderhanden werk: de huidige waarde van het OHW.

Legalsense waardeert het OHW op basis van het tarief dat op het dossier is ingesteld, hetzelfde tarief dat wordt gebruikt bij het aanmaken van de declaratie. Dit betekent dat de OHW-waarde overeenkomt met wat u zou declareren als alles zou worden gedeclareerd, exclusief kantoorkosten. Tijdregels die zijn gemarkeerd als Niet declarabel, of die bij het schrijven van tijd met een Nultarief zijn ingevoerd, tellen niet mee in de OHW-waarde. Bij een dossier met een vast honorarium komt het totale OHW nooit boven het vaste honorarium uit: tijdregels worden gewaardeerd tegen het standaard uurtarief totdat het vaste honorarium is bereikt, waarna verdere regels worden gewaardeerd op nul.

Tijdregels op concept-declaraties tellen nog steeds mee als OHW. Wijzigingen in hun waarde, bijvoorbeeld door een bedrag op de declaratie aan te passen, worden zo veel mogelijk doorgevoerd in de OHW-positie zolang de declaratie een concept is.

Zodra een tijdregel definitief is gedeclareerd, daalt de OHW-waarde naar nul en toont de regel geen waarde meer in de kolom Onderhanden werk.

Een aantal andere kolommen toont niet de huidige OHW-waarde, maar een waarde die onder specifieke voorwaarden is berekend. Gebruik ze als alternatieve basis voor het waarderen van het OHW, of om te vergelijken met de huidige OHW-waarde. In tegenstelling tot de kolom Onderhanden werk tonen deze kolommen een waarde, ongeacht of de tijd daadwerkelijk als OHW telt. Met de bovenstaande filters kunt u de resultaten ervan ook als OHW-basis gebruiken.

• Verwacht bedrag voor afboekingen: dicht bij de huidige OHW-waarde, behalve dat tijdregels die direct zijn afgeboekt de waarde behouden die ze vóór de afboeking hadden. Dit geldt alleen voor afboekingen op het niveau van de tijdregel, door Niet declarabel te selecteren of door regels op een concept-declaratie af te boeken. Tijdregels die tegen een nultarief zijn geschreven, worden hier nog steeds gewaardeerd op € 0. Door deze kolom te vergelijken met Onderhanden werk ziet u hoeveel direct is afgeboekt. Door haar te vergelijken met de kolom Gedeclareerd, in een rapport dat meer omvat dan alleen OHW, ziet u hoeveel ook op andere manieren is afgeboekt.
• Verwacht bedrag uurtarief: het standaard uurtarief van de tijdschrijver vermenigvuldigd met de geschreven tijd, exclusief een eventueel cliënt- of dossierspecifiek tarief. Gebruik het als benchmark voor het hele kantoor.
• Verwacht bedrag cliënttarief: het algemene tarief van de cliënt vermenigvuldigd met de geschreven tijd, exclusief een eventueel dossierspecifiek tarief. Regels met een nultarief en afboekingen zijn niet inbegrepen. Gebruik het als benchmark voor dossierspecifieke tarieven.
• Tijd: de tijd in minuten of uren, ter referentie naast de andere kolommen, of als basis voor het berekenen van een gemiddeld uurtarief, dat ook als eigen kolom beschikbaar is.

Met de bovenstaande filters komen de kolommen Totaal exclusief kantoorkosten en Totaal overeen met de kolom Onderhanden werk.

Herberekeningen

Veel zaken kunnen de waarde van het OHW wijzigen: wijzigingen in het tarief of de tarieftemplate op cliënt- of dossierniveau, wijzigingen in het standaardtarief van een tijdschrijver, aanpassingen aan een concept-declaratie, enzovoort. Om technische redenen worden niet al deze wijzigingen direct doorgevoerd, maar het OHW wordt in elk geval 's nachts bijgewerkt. Het declaratieproces berekent de waarde van tijdregels altijd opnieuw met de meest recente tarieven en instellingen op dat moment.

De kolommen die beginnen met Verwacht worden ook 's nachts bijgewerkt, totdat de tijd definitief is gedeclareerd. Daarna worden ze niet meer bijgewerkt voor latere tariefwijzigingen.

Dashboards

Dashboards geven u een snel overzicht van het meest recente OHW per gebruiker, team of vestiging. In de praktijk zijn ze vooral nuttig voor een snelle controle, en niet als basis voor een formeel OHW-rapport.

Rapportage: altijd actueel

De zoekopdrachten en rapporten van Legalsense geven altijd de actuele stand van zaken weer. Dit is een kernprincipe van het systeem en wordt door advocaten en partners vaak gewaardeerd: u krijgt dagelijks inzicht in hoe het kantoor ervoor staat, zonder handmatig werk.

Let op: Dit kan vanuit financieel perspectief verwarrend zijn, omdat Legalsense momenteel niet rapporteert op welk moment een waarde is gewijzigd. Voor het OHW betekent dit dat de OHW-positie die voor een periode wordt getoond altijd de laatst bekende positie voor die periode is. Vanuit boekhoudkundig oogpunt moet u soms een andere vraag beantwoorden: wat was de OHW-positie voor een bepaalde periode, per een bepaalde datum? Wat was bijvoorbeeld de OHW-positie van 2021 op 31 december, het einde van het boekjaar, of op 14 april, toen de jaarrekening werd vastgesteld?

Een rapport vastvriezen

Om die vraag te beantwoorden, kunt u een rapport vastvriezen: Legalsense slaat dan een momentopname op van het rapport zoals het op dat moment is. U kunt een rapport zelf vastvriezen, of automatisch volgens een schema, bijvoorbeeld op de laatste dag van het jaar. Vastgevroren versies worden bewaard onder Geschiedenis bij het rapport, zodat u kunt zien hoe het OHW zich in de loop van de tijd heeft ontwikkeld. Om een vastgevroren versie te downloaden, opent u deze en klikt u op Export. Zie het artikel ↪ Rapporten vastvriezen.

Koppeling met de boekhouding

Standaardkoppeling

Het bepalen van de waarde van het onderhanden werk is niet alleen een kwestie van cijfers. Er komt ook een afweging bij kijken: is het werk nog daadwerkelijk onderhanden, of moet het redelijkerwijs worden afgeboekt? Het einde van het boekjaar is het natuurlijke moment om die afweging te maken.

Daarom boeken de koppeling tussen Legalsense en Twinfield of Exact Online en de diverse exports naar andere boekhoudpakketten geen automatische boekingen voor onderhanden werk. Verkoopboekingen van declaraties lopen niet via het onderhanden werk: elke verkoopboeking wordt rechtstreeks geboekt als debiteuren aan omzet.

Zo blijft de configuratie simpel. U hebt in Legalsense geen periodeafsluitingen nodig, het aantal boekingen in uw boekhouding blijft laag en het komt één op één overeen met uw verkoopdeclaraties. De handmatige boeking die u eenmaal per periode maakt, meestal eenmaal per jaar, is de logische afsluiting van die configuratie. Er zijn twee standaardmanieren om deze boeking te maken.

Bepaling aan het einde van het jaar

De eenvoudigste aanpak is om op 31 december, of op uw andere einddatum van het boekjaar, een volledig rapport over het onderhanden werk te laten vastvriezen. Dit kunt u automatiseren met het hierboven beschreven schema. Neem het saldo van het rapport rechtstreeks over in uw boekhoudsoftware als correctieboeking op het onderhanden werk, door het saldo per 1 januari af te trekken. Voeg daarbij de waarderingen of voorzieningen toe die u nodig hebt.

Latere bepaling

Soms is het niet praktisch om het onderhanden werk per 31 december te bepalen, bijvoorbeeld omdat:

• Tijd niet dagelijks wordt geschreven, waardoor het saldo op 31 december nog niet bekend is.
• U consistent wilt blijven met voorgaande jaren, waarin de bepaling ook later plaatsvond, bijvoorbeeld op 1 april.
• Wachten u meer informatie geeft over wat daadwerkelijk declarabel is, zodat u tot een eerlijkere waardering komt.

In dat geval kunt u de stand van het onderhanden werk per 31 december achteraf bepalen, per een latere peildatum, door twee bedragen op te tellen:

• De stand van het onderhanden werk per de peildatum, inclusief eventuele voorzieningen of correcties. Dit volgt dezelfde aanpak als de "bepaling aan het einde van het jaar", maar dan op een later moment.
• De totale waarde die tot de peildatum is gedeclareerd voor werk dat in het voorgaande jaar is verricht. Dit bedrag hoeft meestal niet te worden gecorrigeerd: omdat het al is gedeclareerd, is het een exacte waarde in plaats van een schatting, afgezien van eventuele latere creditnota's.

Alternatief: verkoopboekingen via onderhanden werk

U kunt de koppeling tussen Legalsense en Twinfield ook zo instellen dat verkopen via het onderhanden werk worden geboekt. Bij deze configuratie worden verkopen met regelmatige tussenpozen automatisch geboekt naar het onderhanden werk en vervolgens, zodra ze zijn gedeclareerd, van het onderhanden werk naar debiteuren.

Omdat dit veel automatische boekingen oplevert, kan het lastiger zijn het overzicht te bewaren en is er geen enkel duidelijk vastgesteld herwaarderingsmoment, anders dan bij een jaarlijkse of maandelijkse handmatige boeking. Toch kan dit voor grotere kantoren een goede keuze zijn. Neem contact op met Legalsense om de mogelijkheden te bespreken.