Release 14.31 - december 2014

De update van Legalsense van december 2014 (14.31) bevat o.a. de volgende wijzigingen:

Adressen

Deze update bevat een relatief ingrijpende wijziging van de manier waarop Legalsense met adressen van contacten en cliënten omgaat. Legalsense bevatte voorheen velden voor de verschillende adresonderdelen (straat, postcode, etc.) maar het uiteindelijke adres dat werd gebruikt voor declaraties en aangemaakte documenten was gebaseerd op het veld ‘Volledig adres’. Dat veld werd gebruikt als volledig adreslabel en ook de organisatienaam en/of contactpersoon werd daarin herhaald.

In de nieuwste versie van Legalsense is dit nu aangepast en bestaat een adres altijd uit een combinatie van een organisatie en/of persoon en een adres. Het adres is altijd opgebouwd uit verschillende velden (adres, postcode, plaats e.d.). Bij het invoeren van een adres (bij een cliënt of contact) moet vervolgens ook worden aangegeven welk adrestemplate van toepassing is. Hiermee kan een alternatieve adresindeling worden gekozen, bijvoorbeeld voor de Verenigde Staten.

Bestaande adressen die in Legalsense alleen in het ‘volledig adres’-veld waren ingevoerd, behouden die opzet en kunnen niet automatisch worden overgezet naar de losse velden. Wanneer er wel waardes waren ingevoerd bij de losse velden, zijn deze adressen wel overgezet naar de nieuwe opzet.

Debiteur bij een dossier

Wanneer een dossier geen afwijkende debiteuren had, was de cliënt de debiteur maar werd dit niet expliciet weergegeven. Om voor een dossier een ander adres in te stellen van dezelfde cliënt, kon de cliënt als debiteur worden toegevoegd en kon er een afwijkend adres worden gekozen.
In de nieuwe opzet is er altijd expliciet een debiteur zichtbaar voor een dossier. Deze is standaard gelijk aan de cliënt een neem het standaard-declaratieadres (en eventuele contactpersoon) van de cliënt over. Door de debiteur te wijzigen kan er gekozen worden voor een andere contactpersoon en/of een ander adres.

PO nummers / Referentie bij declareren

Het PO nummer veld (inkoop-ordernummer of referentie) is nu alleen nog beschikbaar bij de relatie tussen een debiteur en een dossier. Deze waarde is dus in te voeren/aan te passen door de debiteur op het dossier te bewerken. Iedere debiteur kan zo een eigen PO nummer/referentie krijgen op de declaraties. De huidige waardes van het PO nummer-veld bij dossiers worden bij de update automatisch overgezet naar de dossier-debiteur.

ContactManager

De koppeling tussen Legalsense en Epona ContactManager is aangepast aan deze nieuwe opzet van adressen in Legalsense.

Overige wijzigingen

• Het is mogelijk om specifiek naar ‘nultarief’-tijd te zoeken bij ‘Tijd - Zoeken’.
• Bij het bewerken van tijdsregels op een declaratie wordt de waarde van tijdsregels getoond alsmede de waarde van de geselecteerde tijdsregels. Er kan tevens een bedrag worden opgegeven waarvoor er tijdsregels geselecteerd moeten worden (gebaseerd op de nieuwste of de oudste tijdsregels).
• De rapporten op de ‘Rapporten’-pagina kunnen anders ingedeeld worden door een rapportgroep of rapport te verslepen (volgorde wijzigen).
• Er kan een complexiteitsniveau worden gekozen voor wachtwoorden. Bij het aanmaken van een wachtwoord wordt dit niveau afgedwongen en er wordt ook gewaarschuwd als een wachtwoord onveilig is.
• Er is een Kalendar-pagina toegevoegd aan het onderdeel Tijd. Hierin wordt per maand of week de tijd per dag weergegeven alsmede de totalen per week en/of maand. Wanneer er ook roosters zijn ingesteld (per medewerker) kleuren de dagen waar nog niet genoeg tijd is geschreven, rood.
• Bij declaratieregels (factuurregels) voor 'nultarief' (tarief = 0) wordt automatisch de tekst '(niet in rekening gebracht)' toegevoegd aan de omschrijving van die regel. De regel met omschrijving 'Verrichtingen Eppo Boetselaar' wordt dan 'Verrichtingen Eppo Boetselaar (niet in rekening gebracht)'. Deze tekst kan op verzoek worden aangepast of weggelaten.