Archiveren

In Legalsense kunt u dossiers, cliënten en contacten digitaal archiveren. Bij archiveren krijgt het record de status gearchiveerd, zodat het niet meer verschijnt wanneer u een dossier, cliënt of contact selecteert. Legalsense bewaart alle onderliggende gegevens, en een gearchiveerd dossier verschijnt nog steeds in rapportages als het resultaten heeft.

Dossiers archiveren

U archiveert dossiers vanuit het dossieroverzicht onder Dossiers → Dossiers.

Eén dossier archiveren

Elke regel in het dossieroverzicht heeft aan het eind een archiveringsicoon. Klik op dit icoon om een venster te openen waarin u een archiefnummer en archiefnotities kunt invullen en de archiveringsdatum kunt aanpassen.

Archiveringsicoon aan het eind van een regel in het dossieroverzicht.

Venster voor het archiveren van een dossier, met de velden “Archiefnummer”, “Archiefnotities” en “Archiveringsdatum”.

U kunt een dossier ook archiveren vanaf de detailpagina, via het menu Extra.

Meerdere dossiers archiveren

Om meerdere dossiers tegelijk te archiveren, vinkt u ze aan in het dossieroverzicht en klikt u op Archiveren.

Dossieroverzicht met meerdere geselecteerde dossiers en de knop “Archiveren” zichtbaar.

Meldingen

Legalsense laat u een dossier alleen archiveren als er geen declarabele tijd, verschotten of niet-verrekende voorschotten op staan, en geen (gedeeltelijk) openstaande declaraties. Kan een dossier niet worden gearchiveerd? Dan vertelt Legalsense u de reden.

Melding met de reden waarom een dossier niet kan worden gearchiveerd.

Let op: Als u een toevoegingsdossier probeert te archiveren zonder declaratie voor de eigen bijdrage of pro-formadeclaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand (RvR), toont Legalsense een waarschuwing. In dat geval kunt u het dossier alleen archiveren door Desondanks archiveren aan te vinken.

Archiefgegevens

Wanneer u één dossier archiveert, vraagt Legalsense om een archiefnummer en archiefnotities. Met het archiefnummer legt u bijvoorbeeld vast welk nummer het papieren dossier heeft bij een externe archiefdienst, of in welke archiefdoos het is opgeborgen. U kunt dit veld later wijzigen door het gearchiveerde dossier te bewerken.

Standaard is de archiveringsdatum het moment waarop u het dossier archiveert, maar u kunt deze tijdens het archiveren of daarna aanpassen door het gearchiveerde dossier te bewerken. Legalsense toont deze datum voor een gearchiveerd dossier zowel in het dossierarchief als op de dossierpagina.

Dossierarchief

Om gearchiveerde dossiers terug te vinden in het dossieroverzicht, kiest u in het veld Status voor Gearchiveerd in plaats van Actief.

Dossieroverzicht met de keuzelijst “Status” geopend, met de optie “Gearchiveerd”.

Het dossierarchief toont alle gearchiveerde dossiers. Klik op de pijl naast een dossier om het uit het archief te halen (te activeren).

Groene pijl om uit het archief te halen naast een dossier in het dossierarchief.

Om meerdere dossiers tegelijk uit het archief te halen, selecteert u ze en klikt u op Uit archief halen.

Dossierarchief met meerdere geselecteerde dossiers en de knop “Uit archief halen” zichtbaar.

Wanneer u een dossier activeert, kiest u of u het archiefnummer wilt behouden of verwijderen.

Dialoogvenster met de vraag of het archiefnummer moet worden behouden of verwijderd wanneer een dossier uit het archief wordt gehaald.

Let op: Wanneer u een dossier activeert, verwijdert Legalsense de archiveringsdatum.

Cliënten en contacten

U kunt in Legalsense ook cliënten en contacten archiveren. Dat is vooral handig als er voor een cliënt geen werk meer te doen is en alle dossiers kunnen worden gearchiveerd, of al gearchiveerd zijn. Als u een cliënt archiveert, worden ook alle onderliggende dossiers gearchiveerd, maar dat kan alleen als er op die dossiers niets meer openstaat. Hetzelfde geldt voor het archiveren van een contact, of het nu een organisatie of een natuurlijk persoon is. U kunt maar één cliënt of contact tegelijk archiveren.