Archivering

Volgen

In Legalsense kunnen dossiers (en ook cliënten en contacten) digitaal gearchiveerd worden. Archivering betekent feitelijk alleen dat de status van het dossier wordt veranderd naar 'gearchiveerd' en dat deze niet meer actief in de software verschijnt bij het selecteren van een dossier. Alle gegevens blijven wel behouden in de software en het dossier zal ook in de rapporten verschijnen (als er resultaten zijn voor dat dossier).

Dossier archiveren

Het archiveren van een dossier kan via de dossierlijst onder Cliënten - Dossiers.

1. Aan het einde van een rij in de tabel, staat een 'archiveren'-icoontje (geel doosje met een groen pijltje). Om een dossier te archiveren, klikt u op dit icoontje. Er verschijnt vervolgens een venster waarin u een archiefnummer kunt opgeven.

2. Om meerdere dossiers in één keer te archiveren kunt u de dossier aanvinken en op 'Archiveer' klikken.

Meldingen

U kunt alleen dossier archiveren waar geen tijd, verschotten, voorschotten of declaraties voor openstaan. Wanneer u een toevoegingsdossier probeert te archiveren waar nog geen declaratie voor de eigen bijdrage of een pro forma declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand voor is gemaakt, krijgt u hierover een melding. U kunt in een dergelijk geval het dossier wel archiveren als u dit bevestigd.

 

Archiefnummer en datum

Bij het archiveren van een enkel dossier wordt er gevraagd om een archiefnummer in te voeren. Dit is een vrij tekstveld waar geen automatische nummering op van toepassing is. Het gearchiveerde dossier behoudt in Legalsense gewoon het eigen unieke dossiernummer en het toekennen van een nieuw uniek nummer is daarom niet altijd nodig. Het archiefnummer-veld is daarom vooral bedoeld om bijvoorbeeld aan te geven welk nummer het (papieren) dossier heeft bij een externe archiefdienst of in welke archiefdoos het dossier zit. Het veld kan ook later nog worden bewerkt door het gearchiveerde dossier te bewerken.

Het moment van archiveren bepaalt de archiefdatum. Deze datum wordt bij een gearchiveerd dossier ook op de dossierpagina weergegeven.

Archieflijst

  1. In de dossierlijst kunnen de gearchiveerde dossiers worden opgevraagd door voor 'Filter - Archief' te kiezen. Onderaan de dossierlijst staan ook links naar 'Actief', 'Archief' en 'Alle' dossiers.
  2. Een dossier kan weer uit het archief worden gehaald (activeren) door op het groene pijltje te klikken.
  3. Om meerdere dossiers uit het archief te halen kunnen deze worden geselecteerd en wordt er voor 'Uit archief' gekozen.

N.B. het heractiveren van een dossier verwijdert de archiefdatum van het dossier. Het eventueel ingevoerde archiefnummer blijft echter wel bewaard op het dossier.

Cliënten en Contacten

Cliënten en contacten kunnen in Legalsense ook gearchiveerd worden. Het archiveren van een cliënt zorgt ervoor dat ook alle onderliggende dossiers gearchiveerd worden. Dit is alleen mogelijk als er niets meer 'open staat' op deze dossiers. Hetzelfde geldt voor het archiveren van een contact (organisatie of natuurlijk persoon). Het is alleen mogelijk om een enkele cliënt of contact te archiveren. Deze optie is vooral handig als er geen werk meer voor een cliënt wordt gedaan en alle dossiers gearchiveerd kunnen worden (of al gearchiveerd zijn).

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk