Archivering

Het archiveren van een dossier kan o.a. via de dossierlijst onder 'Cliënten' - 'Dossiers'.

Enkel dossier archiveren

Aan het einde van een rij in de resultatenlijst staat een 'archiveren'-icoontje . Om een dossier te archiveren, klikt u op dit icoontje. Er verschijnt vervolgens een venster waarin u een archiefnummer en archiefnotities kunt opgeven. De archiefdatum kan hier ook gewijzigd worden.

Het 'archiveren'-icoontje is ook te vinden op de dossierpagina onder het menu 'Extra'. 

Meerdere dossiers tegelijk archiveren

Om meerdere dossiers in één keer te archiveren kunt u de dossiers aanvinken en op 'Archiveren' klikken.

Meldingen

U kunt een dossier alleen archiveren als er geen door te belasten tijd en verschotten, te verrekenen voorschotten of (gedeeltelijk) openstaande declaraties meer openstaan. Als het dossier niet gearchiveerd kan worden krijgt u een melding van de reden.

Wanneer u een toevoegingsdossier probeert te archiveren waarvoor nog geen declaratie voor de eigen bijdrage of een pro forma declaratie aan de Raad voor Rechtsbijstand is gemaakt, krijgt u hierover een melding. U kunt in een dergelijk geval het dossier alleen archiveren als u het veld 'Desondanks activeren' aanvinkt.

Bij het archiveren van een enkel dossier wordt er gevraagd om een archiefnummer en archiefnotities in te voeren. Het archiefnummer-veld is vooral bedoeld om bijvoorbeeld aan te geven welk nummer het (papieren) dossier heeft bij een externe archiefdienst of in welke archiefdoos het dossier zit. Het veld kan ook later nog worden bewerkt door het gearchiveerde dossier te bewerken.

Standaard bepaalt het moment van archiveren de archiefdatum, maar dit kan gewijzigd worden tijdens het archiveren of door het gearchiveerde dossier te bewerken.  Deze datum wordt bij een gearchiveerd dossier zowel in de archieflijst als op de dossierpagina weergegeven.

 Onderaan de dossierlijst staan ook links naar 'Actief', 'Archief' en 'Alle' dossiers.

In de archieflijst vindt u een overzicht van alle gearchiveerde dossiers en is het mogelijk om dossiers weer uit het archief te halen (activeren) door op het groene pijltjete klikken.

Om meerdere dossiers tegelijk uit het archief te halen kunnen deze worden geselecteerd en wordt er voor 'Uit archief halen' gekozen.

Bij het activeren van een dossier krijgt u de keuze of het eventueel ingevoerde archiefnummer al dan niet behouden moet blijven op het dossier.

N.B. bij het activeren van een dossier wordt de archiefdatum van het dossier verwijderd.

Cliënten en contacten kunnen in Legalsense ook worden gearchiveerd. Het archiveren van een cliënt zorgt ervoor dat ook alle onderliggende dossiers worden gearchiveerd. Dit is alleen mogelijk als er niets meer 'open staat' op deze dossiers. Hetzelfde geldt voor het archiveren van een contact (organisatie of natuurlijk persoon). Het is alleen mogelijk om een enkele cliënt of contact te archiveren. Deze optie is vooral handig als er geen werk meer voor een cliënt wordt gedaan en alle dossiers gearchiveerd kunnen worden (of al gearchiveerd zijn).