Standaard heeft Legalsense twee velden voor teksten op een declaratie: een koptekst en een voettekst. De standaardteksten voor beide velden kunnen worden ingesteld via Instellingen » Declaratieteksten.
Standaardteksten instellen
Onder de instellingen voor declaratieteksten is standaard van zowel de kop- als voettekst een 'default' versie actief. Wanneer deze tekst bewerkt wordt, verschijnt de tekst in een aanpasbaar tekstveld (met beperkte opmaak mogelijkheden) in alle beschikbare declaratietalen. Standaard zal er een Nederlandse en Engelse tekst beschikbaar zijn.
Extra standaardteksten kunt u toevoegen via 'Nieuw' voor zowel de kop- als voettekst.
Verschillende type declaraties
De ingevoerde standaardteksten kunnen worden gekoppeld aan verschillende type declaraties door deze aan te vinken op de instellingen-pagina voor declaratieteksten.
| D | Standaard (Declaratie) |
| C | Creditdeclaraties |
| A | Voorschotdeclaraties |
| S | Verrekening voorschot |
| R (optioneel) | Pro forma declaraties RvR |
| EB (optioneel) | Eigen bijdrage declaraties |
Om bijvoorbeeld een andere standaardtekst te activeren voor creditdeclaraties vinkt u bij deze tekst het selectievakje onder C aan. Zo kunt u bijvoorbeeld een andere voettekst invoeren waarin niet wordt vermeld dat een betaling verwacht wordt en deze altijd van toepassing laten zijn op creditdeclaraties.
Legalsense kiest de tekst op het moment van het aanmaken van de declaratie. Als een declaratie eerst een positief bedrag had maar later een creditdeclaratie werd (doordat er bijvoorbeeld een negatief bedrag werd verrekend), zal de tekst niet meer automatisch veranderen.
Teksten aanpassen op de declaratie
De teksten kunnen op een conceptdeclaratie bewerkt worden of er kan een andere standaardtekst worden gekozen door deze te kiezen en op 'Toepassen' te klikken (zie rechtsboven in de afbeelding hieronder).
Let op: De bestaande conceptdeclaraties krijgen niet automatisch een nieuwe declaratietekst bij het aanpassen van de standaardteksten. Deze aangepaste teksten moet handmatig worden 'toegepast' op de conceptdeclaratie door deze te bewerken en de bestaande tekst te overschrijven.
Beschikbare codes
In de teksten kunnen verschillende codes worden gebruikt om hier automatisch door Legalsense een waarde te laten invullen. De waarde kan alleen worden ingevuld indien deze ook beschikbaar is. In het geval van bijvoorbeeld het declaratienummer, komt deze vaak pas beschikbaar bij het defintief maken van de declaratie. De velden dienen tussen dubbele accolades ('curly brackets') te worden ingevoerd.
Een overzicht van de beschikbare velden:
| {{ payment_deadline }} | Betalingstermijn (getal). Wordt standaard gebruikt om aan te geven dat er bepaald moet worden binnen x dagen. |
| {{ payment_deadline_date_jFY }} | Betaaldatum voluit, e.g. 27 januari 2022. |
| {{ payment_deadline_date_jmY }} | Betaaldatum korte notatie, e.g. 27-01-2022. |
| {{ salutation }} | Aanhef zoals deze is ingevoerd voor de contactpersoon van de debiteur. Wanneer er geen contactpersoon is ingevoerd wordt er op een standaard teruggevallen (e.g. Geachte heer/mevrouw). |
| {{ total_amount_inc_tax }} | Totaalbedrag van de declaratie inclusief btw. |
| {{ total_amount_ex_tax }} | Totaalbedrag van de declaratie exclusief btw. |
| {{ your_part_inc_tax }} | Het deel van de declaratie voor rekening van deze debiteur, inclusief btw (bij gesplitste declaraties). |
| {{ your_outstanding_part_inc_tax }} | Het openstaande deel van de declaratie voor rekening van deze debiteur, inclusief btw (bij gesplitste declaraties). |
| {{ your_paid_part_inc_tax }} | Het betaalde deel van de declaratie voor rekening van deze debiteur, inclusief btw (bij gesplitste declaraties). |
| {{ your_part_ex_tax }} | Het deel van de declaratie voor rekening van deze debiteur, exclusief btw (bij gesplitste declaraties). |
| {{ invoice_number }} | Declaratienummer. |
| {{ invoice_date_jFY }} | Declaratiedatum voluit, e.g. 27 januari 2022. |
| {{ invoice_date_dmY }} | Declaratiedatum korte notatie, e.g. 27-01-2022. |
| {{ invoice_date_long }} | Declaratiedatum met maand voluit in declaratietaal, e.g. 27 januari 2022. |
| {{ invoice_period }} | De waarde van het periode-veld. |
| {{ credited_invoice_number }} | Het nummer van de gecrediteerde declaratie. |
| {{ credited_invoice_date_jmY }} | De datum van de gecrediteerde declaratie, korte notatie, e.g. 27-01-2022. |
| {{ credited_invoice_date_jFY }} | De datum van de gecrediteerde declaratie voluit, e.g. 27 januari 2022. |
| {{ unsettled_advances_amount }} | Het openstaand bedrag aan (onverrekende) voorschotten. |
| {{ matter }} | Dossier weergavenaam (van het eerste dossier). In veel gevallen is dit inclusief de cliëntnaam in de opbouw: 'cliëntnaam / dossiernaam'. |
| {{ matter_name }} | Dossiernaam (van het eerste dossier). |
| {{ matter_number }} | Dossiernummer (van het eerste dossier). |
| {{ matter_supervisor }} | Volledige naam van de verantwoordelijke (advocaat) van het eerste dossier. |
| {{ matter_supervisor_initials }} | Naam met initialen van de verantwoordelijke (advocaat) van het eerste dossier. |
| {{ matter_supervisor_employee_number }} | Het personeelsnummer van de verantwoordelijke (advocaat) van het eerste dossier. |
| {{ billing_supervisor }} | Volledige naam van de verantwoordelijke over het declaratieproces van het eerste dossier. |
| {{ billing_supervisor_initials }} | Naam met initialen van de verantwoordelijke over het declaratieproces van het eerste dossier. |
| {{ billing_supervisor_employee_number }} | Het personeelsnummer van de verantwoordelijke over het declaratieproces van het eerste dossier. |
| {{ debtor_number }} | Het debiteurennummer van de debiteur van de declaratie. |
| {{ debtor_name }} | De naam van de debiteur van de declaratie. |
| {{ billing_reference }} | Het PO nummer (de declaratiereferentie) van de declaratie. |
| {{ bank_account }} | [optioneel beschikbaar] Het bankrekeningnummer dat gekoppeld is aan de verantwoordelijk advocaat. |
| {{ bank_account_city }} | [optioneel beschikbaar] De stad (van de bank) dat gekoppeld is aan de verantwoordelijk advocaat. |
| {{ bank_account_name }} | [optioneel beschikbaar] De naam van de bank dat gekoppeld is aan de verantwoordelijk advocaat. |
| {{ vat_number }} | [optioneel beschikbaar] Het btw-nummer van de verantwoordelijk advocaat. |
| {{ organization_number }} |
[optioneel beschikbaar] Het KvK-nummer van de verantwoordelijk advocaat. |
| {{ firm }} |
De naam van de entiteit waar de declaratie aan gekoppeld is. |
|
{{ get_function.external_name }} |
Weergave functienaam van een gebruiker. Met dit veld is het beter mogelijk om te bepalen welke functiebenamingen u wilt tonen op declaraties, in declaratie e-mails en/of Word documenten. Als u bijvoorbeeld dit veld van de verzender wilt laten zien dan wordt dit «sender.userprofile.get_function.external_name». |
Let op: Een aantal van de hierboven genoemde velden gaan uit van een enkel dossier. Legalsense biedt ook de mogelijkheid om meerdere dossiers op een declaratie te zetten (verzameldeclaraties). Doorgaans wordt dan de informatie van het eerste dossier aangehouden. Let op 2: Bij sommige velden zie je in het concept alleen een spatie staan. Dat komt omdat die velden pas gevuld kunnen worden als de declaratie gefinaliseerd is, omdat de informatie dan pas beschikbaar is. Voorbeelden hiervan zijn: payment_deadline_date_jFY en invoice_number.
Extra tekstveld
Optioneel is het mogelijk om een extra tekstveld voor declaraties toe te laten voegen. Dit veld kan bijvoorbeeld gebruikt worden van een tekstuele specificatie. Voor het extra tekstveld is het niet mogelijk om een 'standaard' in te stellen. Dit veld is bij het aanmaken van een declaratie standaard leeg.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.