Declaraties in LEDES formaat

Legalsense biedt optioneel de mogelijkheid om declaratie te exporteren naar het LEDES 1998B formaat. Dit type bestand wordt veel gebruikt om elektronisch declaraties uit te wisselen die dan in detail kunnen worden ingelezen in een administratief systeem van de cliënt.

Standaard

LEDES (Legal Electronic Data Exchange Standard) is een 'standaard' die echter niet altijd als 'standaard' wordt ingezet. In onze ervaring houden veel cliënten er toch een andere interpretatie van de standaard op na. Dit wordt mede veroorzaakt doordat er bepaalde tekortkomingen aan de standaard zitten die in latere versies wel zijn rechtgezet/verbeterd. Latere versies (dan de 1998B versie) worden echter nog veel minder gebruikt. Legalsense ondersteunt momenteel alleen de 1998B versie maar is wel flexibel in de inrichting van verschillende varianten van die standaard.

Downloaden

Wanneer de LEDES functie in Legalsense is geactiveerd, is bij elke declaratie een 'Exporteren' optie beschikbaar. Daar kan een declaratie in verschillende versies van het LEDES 1998B formaat worden gedownload. Standaard is er één versie beschikbaar die is gebaseerd op de standaard die Tymetrix, een van de aanbieders van een e-billing platform, hanteert. Er kan een TXT versie en een Excel-versie worden gedownload. LEDES is in TXT (tekst) formaat maar om de inhoud leesbaarder te maken is er ook een Excel-versie toegevoegd. Deze kan eventueel aangepast worden (mocht dat nodig zijn) en vanuit Excel weer naar een tekstbestand (met als scheidingsteken een 'pipe' |) worden geëxporteerd.

Codes

LEDES gebruikt specifieke codes om aan te geven wat er precies gedaan is (tijdregels) of gedeclareerd wordt (verschotten). Deze codes zijn gebaseerd op het UTBMS (Uniform Task Based Management System). In Legalsense kunnen per verrichting (type) en per verschottype de juiste codes worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: 'Bestuderen stukken' kan de LEDES Task code C100 krijgen en de Activity code A102 (Research). Deze codes zijn niet standaard door Legalsense ingevuld en zullen dus altijd door het kantoor zelf toegevoegd moeten worden.

Timekeeper Classification

Naast de codes voor de verrichtingen en verschotten zijn er ook afkortingen voor de functie van de medewerkers (tijdschrijvers) die in het LEDES formaat verplicht zijn. In Legalsense kunnen deze afkortingen bij de functies ('Instellingen - Lijsten - Functies') worden opgegeven. Veelvoorkomende afkortingen zijn PT voor Partner en AS voor Associate, hoewel moderne versies weer langer zijn (e.g. ASSOC).

Kantoorkosten, btw

LEDES is een van origine Amerikaanse standaard. In de Verenigde Staten zijn kantoorkosten (een procentuele opslag op het honorarium) en btw geen gebruikelijke onderdelen van een declaratie voor juridische diensten. De ondersteuning voor kantoorkosten en btw in LEDES 1998B is niet goed aanwezig. In latere LEDES standaarden zit er wel betere ondersteuning voor deze onderdelen. Legalsense biedt de mogelijkheid om kantoorkosten op te nemen als 'Expense' regel. Btw kan niet worden opgenomen. Het is dus niet mogelijk om een declaratie met btw compleet naar LEDES te exporteren. Gelukkig wordt LEDES vooral gebruikt door buitenlandse organisaties waar btw dan niet van toepassing is.