Fixed fee / vaste prijsafspraken

Een vaste prijs/fixed fee wordt in Legalsense in principe per dossier ingesteld. Onder 'Tariefschema' kan worden aangegeven dat het om een 'fixed fee' gaat en is er een veld voor de waarde van de fixed fee beschikbaar. Wanneer de waarde leeg wordt gelaten, gaat Legalsense uit van een fixed fee van 0 euro (en wordt het onderhanden werk dus ook tegen 0 euro gewaardeerd).

Fixed fee declareren als eindafrekening

Legalsense gaat er bij een fixed fee vanuit dat dit als eindafrekening wordt gedeclareerd. Het is dus belangrijk om eerst alle werkzaamheden af te ronden alvorens de fixed fee in rekening te brengen. Alleen dan kan er ook een zuivere verdeling van het fixed fee bedrag over alle medewerkers berekend worden. Wanneer er toch eerder gedeclareerd moet worden adviseert Legalsense om een voorschotnota te maken. Het is eventueel mogelijk om deze aan te passen en de titel en omschrijving waar 'voorschot' in voorkomt weg te halen en aan te geven dat er een fixed fee in rekening wordt gebracht. Als de werkzaamheden zijn afgerond kan de declaratie worden gemaakt en wordt het voorschot tegen het bedrag van de fixed fee verrekend. De declaratie zou in dat geval dus op 0 euro moeten uitkomen.

Wordt een fixed fee eerder in rekening gebracht (tegen een deel van de werkzaamheden) dan zullen alle verdere werkzaamheden moeten worden afgeboekt of op 0 moeten worden gewaardeerd. Wanneer de ingevoerde fixed fee op het dossier blijft staan, zal Legalsense aan de nieuw geschreven tijd automatisch weer het totale bedrag van de fixed fee toerekenen.

Achteraf op een declaratie een vaste prijs toepassen

N.B. Het is ook mogelijk om op een declaratie te besluiten om van de werkzaamheden een vast bedrag te maken. Het totaalbedrag van de declaratie kan worden aangepast naar het gewenste bedrag en dit wordt automatisch pro rato verdeeld over de medewerkers die op de declaratie werkzaamheden hebben staan. Dit is ook een vorm van een 'fixed fee' maar aangezien het dossier niet als tariefschema 'fixed fee' staat geregisteerd kan het niet op deze manier in de rapportage worden opgevraagd (bijvoorbeeld: een rapport voor alle fixed fee dossiers).

Toepassen meerdere vaste prijsafspraken

Het kan zijn dat u een overeenkomst heeft met uw cliënt om een maandelijkse vaste prijs te factureren. Dat kan in Legalsense bijvoorbeeld als volgt worden gedaan:

Voor dossier 'Project X' is een maandelijkse vaste prijs van € 5.000,- afgesproken. Voor de eerste maand voegt u een vast bedrag van € 5.000,- toe en maakt u de declaratie op. Voor de tweede maand wijzigt u de fixed fee van € 5.000 naar € 10.000. Daarna wordt bij het aanmaken van een declaratie een fixed fee van € 5.000,- in rekening gebracht. Dit proces wordt maandelijks herhaald.