Herinneringen

Bram Braakman
  • Bijgewerkt
Volgen

Legalsense kan op basis van Word-templates herinneringsbrieven, ook wel aanmaningen genoemd, maken voor openstaande, onbetaalde declaraties. Zo kunt u achterstallige debiteuren aanschrijven zonder Legalsense te verlaten.

Templates beheren

Ga naar Instellingen → Declaratieproces → Aanmanen om een of meer Word-templates toe te voegen, in elke beschikbare declaratietaal, die Legalsense gebruikt om herinneringen te maken. U kiest de naam van elk template zelf, bijvoorbeeld 1e herinnering of 2e herinnering. In het onderdeel Herinneringstemplates opbouwen hieronder leest u wat u in het Word-document zet.

Het overzicht van de bestaande templates voor herinneringsbrieven.

Het overzicht van de bestaande templates voor herinneringsbrieven.

Brieven maken

  1. Ga naar Declaraties → Debiteurenbeheer.
  2. Gebruik het zoekveld boven de lijst met openstaande declaraties om de gewenste declaraties te vinden.
  3. Vink de checkboxes aan van de declaraties waarvoor u een herinnering wilt sturen.
  4. Klik op Nieuwe herinneringen.

De pagina Debiteurenbeheer, met geselecteerde achterstallige declaraties en de knop “Nieuwe herinneringen”.

De pagina Debiteurenbeheer, met geselecteerde achterstallige declaraties en de knop “Nieuwe herinneringen”.

Standaard maakt Legalsense één brief per debiteur. Selecteert u vijf declaraties die allemaal bij dezelfde debiteur horen, dan maakt Legalsense één brief voor die debiteur. Legalsense gaat ervan uit dat de brief alle openstaande posten aan de debiteur moet melden. Daarom kiest u bij het maken van de brieven welke declaraties erin komen:

  • Alle openstaande declaraties voor de geselecteerde debiteuren (standaard): neemt alle openstaande declaraties op van de debiteuren van de geselecteerde declaraties, ook declaraties die u niet hebt geselecteerd en declaraties die nog niet achterstallig zijn. Gebruik deze optie zodat de debiteur een volledig overzicht krijgt van wat er openstaat.
  • Alleen geselecteerde declaraties: toont alleen de declaraties die u hebt geselecteerd. Andere openstaande declaraties van dezelfde debiteur worden weggelaten.
  • Alleen achterstallige declaraties: toont alle achterstallige declaraties van de debiteuren van de geselecteerde declaraties, maar laat declaraties weg die nog niet achterstallig zijn.

Brieven downloaden

Klik op het Word-icoon aan de rechterkant van de tabel om één brief te downloaden, of selecteer declaraties en klik op Download herinneringen om een ZIP-bestand met meerdere brieven te downloaden. U kunt ook een declaratie in Legalsense openen en de herinneringsbrieven downloaden vanuit het onderdeel Herinneringsbrieven.

Het optiemenu van een declaratie, met de knop “Herinneringsbrieven” en het Word-icoon om één brief te downloaden.

Het optiemenu van een declaratie, met de knop “Herinneringsbrieven” en het Word-icoon om één brief te downloaden.

Herinneringstemplates opbouwen

Begin met de voorbeeldbrief die u op deze pagina kunt downloaden, en kopieer de tabel met declaraties naar uw eigen template. Legalsense vult de gegevens in met standaard samenvoegvelden (MergeFields) van Microsoft Word. De volgende velden zijn beschikbaar in de brief:

Veld Omschrijving
debtor.default_billing_address.get_display Het adres van de debiteur.
today De datum waarop de brief is gemaakt, voluit geschreven (bijvoorbeeld 21 juni 2022).
debtor.format_number Het debiteurennummer.
supervising_users De verantwoordelijke advocaat of advocaten, of andere verantwoordelijken.
debtor.get_debtor_contact.salutation De aanhef van de contactpersoon van de debiteur, als die is ingevuld.
debtor.get_payment_deadline De betalingstermijn van de debiteur.
total_outstanding_balance Het totale openstaande bedrag van alle declaraties in de brief.

De volgende velden worden voor elke declaratie in de tabel herhaald:

Veld Omschrijving
invoice.date De datum van de declaratie.
invoice.due_date De vervaldatum van de declaratie.
invoice.overdue Geeft een sterretje (*) als de declaratie achterstallig is.
invoice.number Het declaratienummer.
invoice.matters De dossiers waarop de declaratie betrekking heeft.
invoice.days_since Het aantal dagen dat de declaratie openstaat.
invoice.amount Het totaalbedrag van de declaratie.
invoice.outstanding_balance Het openstaande bedrag van de declaratie.

We raden aan om waar mogelijk de voorbeeldbrief op deze pagina als uitgangspunt te gebruiken.

Belangrijk: Wilt u de optie gebruiken die meerdere brieven samenvoegt tot één download, dan moeten de koptekst en voettekst op de eerste pagina gelijk zijn aan die op de volgende pagina's. Microsoft Word heeft voor kop- en voetteksten een aparte optie Eerste pagina afwijkend. Zorg dat deze optie in uw template uitstaat.

Verwante artikelen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.