Het is mogelijk om in Legalsense op basis van Word templates herinneringsbrieven of aanmaningen te genereren voor openstaande (onbetaalde) declaraties.
Templates beheren
Onder 'Instellingen - declaratieproces - Aanmanen' kunnen één of meerdere Word templates worden toegevoegd (in iedere beschikbare declaratietaal) die gebruikt worden om herinneringsbrieven te genereren. De naam van het template kan zelf gekozen worden. Voorbeelden van namen die u zou kunnen geven zijn bijvoorbeeld ‘1e herinnering’ of ‘2e herinnering’. Voor meer informatie over de inhoud van de Word templates, zie hieronder.
Brieven aanmaken
Het aanmaken van brieven kan onder ‘Declaraties - Debiteurenbeheer’. Bovenaan de lijst met openstaande declaraties kunt u zoeken naar specifieke declaraties. Door de declaraties aan te vinken en voor ’Nieuwe herinneringen’ te kiezen, maakt u de brieven aan. Standaard wordt er één brief per debiteur aangemaakt. Dus als u bijvoorbeeld vijf declaraties heeft gekozen die allen voor dezelfde debiteur zijn aangemaakt, zal er maar één brief worden aangemaakt. Legalsense gaat er vanuit dat in de brief alle openstaande posten aan de ontvanger (de debiteur) worden gemeld. U kunt er optioneel voor kiezen om de declaraties op te nemen voor:
- Alle openstaande declaraties voor de geselecteerde debiteuren (standaard)
Declaraties die niet geselecteerd zijn in de lijst maar wel open staan voor de aan de geselecteerde declaraties gerelateerde debiteuren worden ook meegenomen zelfs als ze nog niet achterstallig zijn. Het idee achter deze opzet is dat een debiteur een compleet overzicht zou moeten krijgen van welke declaraties nog openstaan (ook als ze niet achterstallig zijn). - Alle geselecteerde declaraties
Alleen de geselecteerde declaraties worden vermeld in de brieven. Andere openstaande declaraties van dezelfde debiteur worden niet meegenomen. - Alle achterstallige declaraties
Alle declaraties van de aan de geselecteerde declaraties gerelateerde debiteuren worden vermeld in de brieven, zolang ze achterstallig zijn. De niet-achterstallige declaraties worden dus niet meegenomen.
Downloaden van brieven
De brieven kunnen worden gedownload door op het MS Word-icoontje in de tabel (rechterkant) te klikken of door declaraties te selecteren en voor ‘Download herinneringsbrieven’ te kiezen. In het laatste geval download u een ZIP-bestand met daarin de brieven. Wanneer u een declaratie in Legalsense bekijkt, zijn de herinneringsbrieven daar ook te downloaden.
Templates
Voor het maken van de templates kunt u het beste uitgaan van de voorbeeld-brief die u op deze pagina kunt downloaden. U kunt de tabel waarin de declaraties vermeld worden, het beste kopiëren naar uw eigen brief template. Legalsense maakt gebruikt van standaard Microsoft Word MergeFields welke u kunt gebruiken om automatisch gegevens te laten invullen. De volgende velden zijn in ieder geval beschikbaar voor in de brief:
| debtor.default_billing_address.get_display | Het adres van de debiteur. |
| today | De datum van het aanmaken van de brief voluit geschreven (e.g. 21 Juni 2022 of 21 June 2022). |
| debtor.format_number | Het nummer van de debiteur. |
| supervising_users | De verantwoordelijk advocaat (of advocaten) of andere verantwoordelijken. |
| debtor.get_debtor_contact.salutation | De aanhef van de contactpersoon van de debiteur (indien ingesteld). |
| debtor.get_payment_deadline | De betalingstermijn van de debiteur. |
| total_outstanding_balance | Het totale openstaande bedrag van alle declaraties die op de brief vermeld worden. |
De volgende velden zijn van toepassing in de tabel met declaraties (waarbij de gegevens herhaald worden voor iedere declaratie).
| invoice.date | De datum van de declaratie. |
| invoice.due_date | De vervaldatum van de declaratie |
| invoice.overdue | Geeft een * (asterisk) indien de declaratie vervallen is |
| invoice.number | Het declaratienummer. |
| invoice.matters | De dossiers waarop de declaratie betrekking heeft. |
| invoice.days_since | Het aantal dagen dat de declaratie open staat. |
| invoice.amount | Het totaalbedrag van de declaratie. |
| invoice.outstanding_balance | Het openstaande bedrag van de declaratie |
We raden dus aan om zoveel mogelijk uit te gaan van het voorbeeld dat u op deze pagina kunt downloaden.
Let op dat als u gebruik wilt maken van de optie om meerdere brieven samen te voegen (in één bestand downloaden) de kop- en voettekst (header and footer) voor de eerste pagina niet afwijkend moet zijn in het template. Er is in Microsoft Word een aparte optie om de kop- en voettekst voor de eerste pagina te laten afwijken van de vervolgpagina's ('Different first page'). Deze optie zou uitgeschakeld moeten zijn in het template.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.