Btw-tarieven

Het veld Toepasbare btw bij een cliënt vertelt Legalsense welke btw-behandeling het moet gebruiken wanneer u die cliënt declareert. De btw-regels voor grensoverschrijdende diensten hangen af van waar de cliënt gevestigd is en of het een particulier of een onderneming is. Legalsense kan dus niet voor elke cliënt hetzelfde tarief toepassen. In plaats daarvan geeft u aan welke situatie van toepassing is, en Legalsense berekent en vermeldt de btw op declaraties daarnaar.

Deze instelling is belangrijk voor meer dan alleen de declaratie. Ze bepaalt of u überhaupt btw rekent, wat u in uw btw-aangifte opneemt, en of u het btw-nummer van de cliënt op de declaratie moet vermelden. Kiest u de verkeerde optie, dan kunt u btw rekenen die u niet had moeten rekenen, btw vergeten die u wel had moeten rekenen, of de transactie verkeerd opgeven bij de belastingdienst.

Waarom de btw-behandeling afhangt van de cliënt

Voor de meeste juridische diensten bepalen de regels voor de “plaats van dienst” de btw: het land waar de dienst voor de belasting geacht wordt te zijn verricht. Voor een binnenlandse cliënt is dat eenvoudig: u rekent de btw van uw eigen land. Voor een cliënt in het buitenland kunnen deze regels verschuiven waar de btw verschuldigd is. Legalsense moet dus weten welke situatie van toepassing is voordat het de declaratie goed kan berekenen.

Drie situaties dekken de meeste gevallen:

• De cliënt is binnenlands, of is een particulier zonder btw-identificatienummer, waar ook ter wereld. U rekent zoals gebruikelijk de btw van uw eigen land.
• De cliënt is een onderneming (of een btw-geregistreerde organisatie) in een ander EU-land. De btw is dan meestal verschuldigd in het land van de cliënt in plaats van in uw land, dus u rekent zelf geen btw.
• De cliënt is een onderneming buiten de EU. Waar de btw wordt geheven, hangt af van de specifieke situatie. Dat moet u zelf nagaan.

Deze drie situaties komen direct overeen met de drie hoofdopties in het veld Toepasbare btw. Daarom vraagt Legalsense u dit per cliënt in te stellen, in plaats van één tarief voor iedereen te gebruiken.

Het veld Toepasbare btw instellen

Wanneer u een cliënt aanmaakt of bewerkt, biedt het veld Toepasbare btw deze hoofdopties:

• Standaard
• Intracommunautaire prestatie (ICP)
• Levering buiten EU

Het veld “Toepasbare btw” op een cliënt, met de beschikbare opties.

Let op: Afhankelijk van de inrichting van uw omgeving ziet u mogelijk extra opties, zoals Vrijgesteld van btw. De namen van de opties kunnen per omgeving ook iets verschillen. Neem contact op met Legalsense Support als u een optie nodig hebt die er niet bij staat.

Legalsense neemt de instelling Toepasbare btw en het btw-nummer over op elke nieuwe declaratie. Wilt u voor één declaratie een andere instelling gebruiken? Wijzig deze dan op de conceptdeclaratie, in het venster voor het declaratieadres.

Standaard

Gebruik Standaard voor binnenlandse cliënten, en voor elke cliënt die een particulier is, dus zonder btw-identificatienummer, waar die ook gevestigd is. In beide gevallen wordt de dienst meestal belast in uw eigen land, dus u rekent de btw van uw eigen land.

Standaard is bij elke nieuwe cliënt vooraf geselecteerd. Kiest u geen andere optie, dan past Legalsense de btw van uw eigen land toe, met het btw-tarief van elke declaratieregel. Daarom is Standaard het juiste uitgangspunt voor de meeste cliënten: u hoeft alleen naar een andere optie over te stappen als een cliënt een buitenlandse onderneming of btw-geregistreerde organisatie is.

Bij Standaard moet het veld voor het btw-nummer leeg zijn of een btw-nummer uit uw eigen land bevatten.

Intracommunautaire prestatie (ICP)

Gebruik Intracommunautaire prestatie (ICP) wanneer u diensten verleent aan een onderneming, of een andere btw-geregistreerde organisatie, in een ander EU-land. Kies deze optie en vul het btw-nummer van de cliënt in. Legalsense controleert alleen of het nummer de juiste opbouw heeft voor een EU-land, niet of het nummer echt bestaat. Controleer dat zelf met de ⧉ VIES-btw-controle.

Of u daadwerkelijk btw rekent, hangt af van of u de dienst aan een particulier of aan een onderneming verleent:

• Is uw cliënt een particulier (dus zonder btw-identificatienummer)? Dan wordt de dienst meestal belast in uw eigen land, en rekent u de btw van uw eigen land. Kies in dat geval bij Toepasbare btw voor Standaard.
• Is uw cliënt een ondernemer? Dan wordt de dienst meestal belast in het land van de cliënt, en berekent en betaalt de cliënt daar de btw. Dit heet een intracommunautaire prestatie. Onder “ondernemer” valt hier ook een organisatie die formeel geen ondernemer is, maar wel een btw-identificatienummer heeft. Kijk voor meer uitleg op de website van uw belastingdienst.

Is de btw verschuldigd in het land van de cliënt? Dan verlegt u de btw: u rekent zelf geen btw, en op de declaratie moet staan dat de btw is verlegd in plaats van een btw-bedrag. Legalsense vermeldt het btw-nummer van de cliënt op de declaratie. Of de declaratie ook de tekst Btw verlegd toont, hangt af van uw declaratielay-out. Controleer daarom een declaratie, en neem contact op met Legalsense Support als de tekst ontbreekt.

Belangrijk: Verlegde btw is niet hetzelfde als een btw-tarief van 0%. Bij een tarief van 0% rekent u wel btw, alleen tegen een nultarief. Bij verleggen draagt de cliënt de btw af, niet u.

Omdat de cliënt de btw zelf afhandelt, moet u het btw-nummer van de cliënt op de declaratie vermelden, en in uw btw-aangifte geeft u de dienst op in de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf). Legalsense laat u een declaratie met deze optie niet finaliseren als het btw-nummer ontbreekt.

Levering buiten EU

Gebruik Levering buiten EU als u diensten verleent aan ondernemingen buiten de EU, waaronder landen als Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en het Verenigd Koninkrijk. Deze optie bestaat omdat de EU-regels voor intracommunautaire btw hier niet gelden. Welke btw-regels dan wel gelden, hangt af van de dienst en de betrokken landen.

Met deze optie rekent Legalsense 0% btw op de declaratie en vermeldt het geen extra btw-tekst. Het veld voor het btw-nummer accepteert btw-nummers van buiten de EU, maar geen EU-btw-nummers.

Ga goed na in welk land de btw wordt geheven, in uw land of in het andere land, want dat bepaalt hoe u ermee omgaat op de declaratie en in uw btw-aangifte. De regels verschillen per land en per soort dienst. Raadpleeg bij twijfel uw belastingdienst of accountant.

De juiste optie kiezen

Weet u niet zeker welke optie voor een cliënt geldt? Met Standaard rekent u de btw van uw eigen land. Dat is de veiligere aanname voor een cliënt van wie u nog niet hebt bevestigd dat het een buitenlandse onderneming is. Zodra u de btw-status hebt bevestigd, werkt u de cliëntgegevens bij, zodat toekomstige declaraties de juiste behandeling krijgen.

De instelling voor veel cliënten tegelijk wijzigen

1. Ga naar de lijst met contacten en filter op Is debiteur. Legalsense kan de instelling alleen wijzigen voor contacten die debiteur zijn.
2. Selecteer de contacten die u wilt wijzigen.
3. Kies bij de bulkacties de nieuwe optie onder Toepasbare btw.

Als het klaar is, toont Legalsense De toepasbare btw van de geselecteerde contacten is aangepast. Intracommunautaire prestatie (ICP) kunt u niet in bulk kiezen, omdat elke cliënt een eigen btw-nummer nodig heeft.

Problemen oplossen

Legalsense weigert het btw-nummer

De optie is niet beschikbaar voor een kantoor

Heeft uw omgeving meerdere kantoren? Dan moet elke optie zijn ingericht voor het kantoor dat de declaratie verstuurt. Toont Legalsense De gekozen toepasbare btw is niet geconfigureerd voor kantoor, gevolgd door de naam van het kantoor? Neem dan contact op met Legalsense Support om de optie voor dat kantoor in te richten.

U kunt een declaratie niet finaliseren

Toont Legalsense Het finaliseren van een ICP declaratie is niet mogelijk zonder btw-nummer.? Dan gebruikt de declaratie Intracommunautaire prestatie (ICP), maar ontbreekt het btw-nummer. Voeg het btw-nummer toe aan de cliënt, of aan de conceptdeclaratie in het venster voor het declaratieadres, en finaliseer de declaratie opnieuw.