Dossier aanmaken

U kunt een nieuw dossier aanmaken via 'Cliënten' - 'Dossiers' - 'Nieuw dossier ' of vanuit het menu Cliënten in stap 3 tijdens het aanmaken van een cliënt.

Om een nieuw dossier aan te kunnen maken heeft u op zijn minst de permissie (rechtengroep) "Client - management" nodig.

Nadat u heeft geklikt op ' Nieuw dossier ' wordt het volgende scherm geopend:

De velden gemarkeerd met * zijn verplichte velden

Cliënt: u kunt deze selecteren uit de lijst met cliënten. Het is dus een voorwaarde dat de cliënt al in Legalsense is aangemaakt.

Dossiernaam: Legalsense zal in selectieschermen bij o.a. het tijd schrijven en het zoeken van een dossier automatisch de geselecteerde cliëntnaam gevolgd door een spatie en '/' tonen. Op dit veld geeft u dus het resterende gedeelte van de dossiernaam in (bijv. de naam van de wederpartij, advies etc.) of, indien de dossiernaam afwijkt, de gewenste volledige dossiernaam.

Nummer: indien u gebruik maakt van de standaardinrichting van Legalsense kunt u dit veld leeglaten omdat er automatisch een dossiernummer gegenereerd zal worden op het moment dat het dossier wordt opgeslagen. Indien u een afwijkende nummering hanteert, dient u handmatig het gewenste dossiernummer op te geven.

Omschrijving: u kunt eventueel een omschrijving voor het dossier toevoegen.

Datum: ingangsdatum van het dossier.

Cliënt referentie: als de cliënt een kenmerk verlangt bij de correspondentie of op de declaratie, dan kunt u dit hier invoeren;

Wwft van toepassing?: u ziet hier de opties 'Onbekend', 'Ja' en 'Nee'. Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt, wordt hier standaard de waarde 'Onbekend' aan gekoppeld. Als u in het Wwft dossier de Wwft plicht in 'Ja' of 'Nee' hebt gewijzigd, wordt de status in het dossier dienovereenkomstig bijgewerkt.

Praktijkgebieden en type dossier: deze velden zijn afhankelijk van uw inrichting. Indien van toepassing kunt u hier het praktijkgebied en/of het type dossier aangeven. Deze informatie kan later o.a. voor management en rapportage doeleinden worden gebruikt.

Referentie: op dit veld wordt de waarde getoond van de bij de cliënt vastgelegde referentie (externe verwijzer). Indien deze niet was gevuld bij de cliënt, kunt u dit alsnog op dossierniveau aanpassen. Dit maakt het mogelijk om bijvoorbeeld rapporten te maken op 'Referenties'. De beschikbare referenties worden centraal vastgelegd onder 'Instellingen' - 'Lijsten' - 'Referenties'.

Aanbrenger: in tegenstelling tot 'Referentie' is 'Aangebracht door' een interne verwijzer en hier kunt u aangeven door welke medewerker de cliënt is aangebracht. Ook dit veld is beschikbaar in de Legalsense rapporten. 

Verantwoordelijke declaratieproces en Verantwoordelijk advocaat: u kunt hier aangeven welke advocaat verantwoordelijk is voor het declaratieproces en welke advocaat verantwoordelijk is voor het dossier. Dit kan uiteraard dezelfde persoon zijn.

PO nummer:  hier kunt u een factuurkenmerk invullen dat op de declaratie moet verschijnen;

Declarabel: deze instelling bepaalt of een dossier declarabel of niet-declarabel is. Denk hierbij aan interne dossiers die meestal niet-declarabel zijn (zoals kantoormanagement/verlof/studie etc.). Standaard wordt hier de waarde getoond zoals die bij de cliënt is ingesteld.

Recofa dossier?: als het dossier een faillissementsdossier is dan kunt u hier aangeven of u wel of niet gebruik wilt maken van de Recofa tijdschrijfgroepen, tariefschema en functies zoals het Urenrapport en salarisvoorstel curator.

Kantoorkosten: dit veld hoeft alleen ingevuld te worden als het percentage kantoorkosten afwijkt ten op zichte van wat er bij de cliënt is ingesteld.

Taal: standaard wordt hier de bij de cliënt ingestelde taal overgenomen, maar u kunt deze op hier desgewenst aanpassen.

Standaard declaratietemplate: staat automatisch ingesteld op de kantoorstandaard. Per dossier is dit afwijkend in te stellen.

Kortingspercentage: standaard wordt hier de waarde getoond zoals die bij de cliënt is ingesteld;

Tariefschema: hier kan de keuze gemaakt worden welk tariefschema er toegepast moet worden. Standaard wordt het tariefschema geselecteerd zoals deze bij de cliënt is ingesteld maar er kan per dossier een afwijkend tariefschema toegepast worden. Voor meer informatie over tariefschema's klik hier.

OHW percentage: hier kunt u aangeven tegen welk percentage het OHW moet worden gewaardeerd. Standaard staat dit op 100%. Het OHW wordt geherwaardeerd op basis van het ingestelde percentage. Het geherwaardeerde OHW is nu ook op te nemen als kolom in de rapporten. Let op: in de rapportage kunnen er afrondingsverschillen ontstaan bij het gebruik van het geherwaardeerde OHW.

Als u klikt op opslaan is het dossier in Legalsense opgeslagen.