Instellingen

Het tabblad instellingen geeft de mogelijkheid om diverse instellingen in Legalsense aan te passen (alleen wanneer u hiervoor specifieke toegangsrechten heeft). De instellingen zijn onderverdeeld in secties. Hieronder zullen we de secties toelichten.

Kantoorinstellingen

In de kantoorinstellingen kunt u de instellingen met betrekking tot het kantoor invoeren of aanpassen:

Een aantal velden lichten we specifiek kort toe:

Standaard afrondingseenheid tijdregels: De tijdseenheid van te declareren minuten staat standaard ingesteld op 6 minuten. Wilt u dit wijzigen, pas dan het aantal minuten aan en gebruik een 0 om tijdregels niet af te ronden.

Standaard kantoorkosten: Hier geeft u aan welk percentage u wilt hanteren voor de kantoorkosten. U kunt dit veld leeglaten als uw kantoor geen kantoorkosten rekent. Ook is het mogelijk om per dossier af te wijken.

Target totale tijd (indien gerechtigd): Hier kunt u voor het kantoor opgeven hoeveel uren een advocaat in een jaar moet schrijven.

Target declarabele tijd (indien gerechtigd): Hier kunt u voor het kantoor aangeven hoeveel uren een advocaat in een jaar declarabel moet zijn.

Drempelwaarde wijzigingen declaraties: Dit is de grens tot hoever een verantwoordelijke advocaat gemachtigd is om een declaratie aan te passen. Gaat de aanpassing het grensbedrag te boven dan moet dit bekeken worden door de verantwoordelijke advocaat in het declaratieproces.

Btw-nummer:  van uw eigen kantoor/bedrijf. Dit nummer wordt bijvoorbeeld standaard gebruikt in de LEDES bestanden.

Onderdeel Twinfield

In het onderdeel Twinfield kunt u de koppeling met Twinfield beheren. De koppeling tussen Legalsense en Twinfield wordt eenmalig ingesteld. U kunt hier de status van de koppeling terugvinden en zien of er eventueel actie nodig is. Meer informatie over het aanmaken van de koppeling tussen Legalsense en Twinfield kunt u hier terugvinden.

Onderdeel Declaratieproces

Hier kunt u de instellingen wijzigen met betrekking to thet declaratieproces:

Declaratieteksten: Hier definieert u de kop- en voettekst van de declaratie:

U kunt hier meerdere kop- en voetteksten invoeren door te klikken op ' Nieuw '. Door een vinkje te zetten in de het vakje onder D, C, A, R of CC kunt u instellen waar de kop- en voetteksten gebruikt moeten worden. 

D = Default (reguliere declaratie)

C = creditdeclaratie

A = Advance (voorschotdeclaratie)

S = Settlement (verrekening)

R = Declaraties voor Raad voor Rechtsbijstand

CC = Client contribution (eigen bijdrage in toevoegingszaken)

Het is mogelijk om de kop- en voettekst in 2 talen te gebruiken. Bij het aanmaken van een kop- en voettekst kunt u de nederlandse tekst invullen en een versie in een taal naar keuze (standaard engels).

E-mails

Hier kunt u de instellingen terugvinden om declareren per email mogelijk te maken. U kunt hier meer informatie terugvinden over hoe u dit kunt instellen.

E-mail templates

U kunt hier een template instellen die wordt gebruikt bij het per email versturen van declaraties. U kunt hier een nederlandse en een engelste tekst invoeren.

Aanmanen

In het onderdeel aanmanen stelt u de herinnering templates in die u wilt gebruiken voor het debiteurenbeheer. Meer informatie over debiteurenbeheer kunt u hier terugvinden.

Onderdeel Periodeafsluiting

U kunt in Legalsense perioden afsluiten. Dit betekend dat er in die perioden geen uren meer geschreven kunnen worden. U kunt kiezen voor een ' zachte ' periodeafsluiting of een ' harde ' periodeafsluiting. Bij een ' zachte ' periodeafsluiting kunt u nog uitzonderingen toevoegen (bijvoorbeeld een bepaalde gebruiker kan wel nog tijdschrijven). Als u kiest voor een definitieve afsluiting is de periode definitief afgesloten en werken ook de uitzonderingen niet meer. 

Onderdeel Lijsten

De lijsten is het meest uitgebreide onderdeel van de instellingen:

Adrestypen: U kunt hier meerdere verschillende adrestypen definieren zoals ' hoofdadres', ' postadres', etc. Deze adrestypen kunnen dan weer gebruikt worden in ' Contacten '.

Types verschotten: Deze lijst bevat alle beschikbare verschottypes. U kunt deze wijzigen of nieuwe toevoegen. Een belangrijk punt is de selectie die u maakt bij ' Doorlopende post '. Als hier een vinkje bij staat wordt het verschot doorbelast met het BTW tarief waartegen deze ingeboekt is maar dit is slechts toegestaan bij een klein aantal verschotten.

Dossiertypes: U kunt hier verschillende dossiertypen aanmaken die u weer kunt koppelen aan een dossier. U kunt dit dan weer gebruiken in uw rapportages en u kunt dan bijvoorbeeld inzichten verkrijgen in welke gebieden uw kantoor specialiseert. U kunt bij deze typen ook aangeven of er een WWFT plicht bestaat.

Branches/Sectoren/Praktijkgebieden: Al deze mogelijkheden zijn voor rapportagedoeleinden en zijn niet verplicht om aan te maken. Deze opties kunnen u wel een goed inzicht geven in de prestaties van uw kantoor.

Contacttypes: U kunt hier specificeren welke contacttypes er binnen uw omgeving actief zijn. Voorbeelden van contacttypen zijn: Wederpartij, advocaat wederpartij, etc.

Type contactgegevens: Type contactgegevens zijn bijvoorbeeld 'telefoon', ' email', ' fax ', etc. Legalsense levert uw omgeving op met een aantal standaard typen contactgegevens en u kunt zelf meerdere toevoegen en/of aanpassen.

Referenties: Referenties kunnen u interessant zijn indien u veel van uw zaken via andere partijen krijgt (bijvoorbeeld een accountantskantoor waar u veel zaken mee doet). Als u dit instelt bij referenties en dit ook gebruikt bij de dossiers kunt u door middel van een rapportage inzichtelijk maken waar uw omzet vandaan komt.

Verzendopties document: Hier kunt u verschillende verzendopties aangeven, zoals aangetekend, koerier, Persoonlijk en vertrouwelijk etc. 

Punten toevoegingszaken: Hier is het mogelijk om per jaar een bedrag te koppelen aan diverse toevoegingszaken. Dit is een tarief per punt. Het aantal toegekende punten per dossier is weer afhankelijk van het type dossier.

Tarieftemplates: Standaard wordt uw Legalsense omgeving opgelevert met een aantal tariefschema's. Indien u afwijkende tariefschema's wilt gebruiken kunt u deze hier aanmaken. 

Functies: Hier kunt u de verschillende functies met bijbehorende tarieven aan maken. U kunt aangeven voor welke periode dit tarief geldt. Deze periode kan ook in de toekomst liggen wat handig kan zijn als u bijvoorbeeld al de tarieven voor volgend jaar wilt invoeren.