iManage

Legalsense heeft een koppeling met iManage Work, het cloudproduct van iManage. Dit is een documentmanagementsysteem waarmee veel advocatenkantoren dossiers en documenten beheren. Dit artikel legt uit hoe u de koppeling instelt en gebruikt, inclusief workspacetemplates en de synchronisatiewachtrij.

Neem contact op met Legalsense Support om deze koppeling te activeren.

De koppeling instellen

Heeft Legalsense Support de iManage-koppeling voor uw omgeving geactiveerd? Configureer de koppeling dan verder bij Instellingen → Integraties → iManage. Vul onder Configuratie de volgende velden in. Velden met een sterretje (*) zijn verplicht.

Configuratiepagina van de iManage-koppeling, met de velden “Hostname”, “Customer ID”, “Standaard library”, “Gebruikersnaam”, “Wachtwoord”, “Client ID” en “Client secret”.

• Hostname*: de hostname van de iManage-server waarmee Legalsense moet koppelen. Voor de meeste klanten is dit cloudimanage.com. Gebruikt u on-premise hosting, dan kan deze waarde anders zijn.
• Customer ID*: één iManage-server kan meerdere klanten hosten, tenants genoemd, elk met een eigen ID. Gebruikt u een on-premise host, dan is dit waarschijnlijk 1. Anders geeft iManage u de juiste ID.
• Standaard library*: de naam van de iManage-library die Legalsense moet gebruiken. Deze naam vindt u in iManage. Legalsense kan met meerdere libraries tegelijk koppelen. Vraag Legalsense Support naar de mogelijkheden.
• Gebruikersnaam*: de gebruikersnaam van de iManage-gebruiker die verantwoordelijk is voor de koppeling. We raden aan om een aparte gebruiker te gebruiken voor de koppeling met Legalsense. Deze gebruiker heeft in iManage permissie nodig om workspaces, mappen en custom values aan te maken. Legalsense verwijdert nooit iets uit iManage, dus permissie om te verwijderen is niet nodig.
• Wachtwoord*: het wachtwoord van de iManage-gebruiker die verantwoordelijk is voor de koppeling.
• Client ID*: de ID van de API-client waarmee Legalsense verzoeken doet. Legalsense levert deze waarde.
• Client secret*: het wachtwoord waarmee de API-client verzoeken doet. Net als de Client ID levert Legalsense deze waarde.

De koppeling gebruiken

De koppeling maakt alle Legalsense-dossiers zichtbaar in iManage. Zo kunt u een document bij het opslaan bewaren in een iManage-workspace die bij een Legalsense-dossier hoort.

Daarvoor stuurt Legalsense de lijst met actuele dossiers doorlopend naar iManage. Maakt u in Legalsense een dossier aan, dan verschijnt na korte tijd een iManage-workspace met dezelfde naam. Wijzigt u de naam van een dossier in Legalsense, dan verandert ook de naam van de iManage-workspace.

Workspacetemplates

De koppeling ondersteunt workspacetemplates: een handige manier om nieuwe workspaces naar wens in te delen. Zo gebruikt u ze:

1. Maak een nieuwe workspace aan die u als template voor andere workspaces gebruikt. U kunt deze bijvoorbeeld Template workspace noemen, of een specifiekere naam geven als de template alleen voor bepaalde dossiers geldt.
2. Maak in de template de mappen aan die alle workspaces op basis van deze template moeten overnemen. Mappen die als optioneel zijn gemarkeerd, maakt Legalsense niet automatisch aan.
3. Noteer de ID van deze workspace (een waarde met het teken !).
4. Neem contact op met Legalsense Support en geef de ID van de workspace door.

Legalsense Support baseert daarna alle nieuwe workspaces op deze template. U kunt zelfs verschillende templates gebruiken voor verschillende soorten dossiers. Vraag Legalsense Support naar de mogelijkheden.

De synchronisatiewachtrij

Op de pagina Wachtrij ziet u de actuele lijst met bewerkingen die Legalsense gaat uitvoeren. Ga naar Instellingen → Integraties → iManage → Wachtrij om deze te bekijken.

Synchronisatiewachtrij van iManage, met de lijst met openstaande en afgeronde bewerkingen.

Normaal gesproken is de wachtrij leeg. Maakt u een dossier aan of wijzigt u het in Legalsense, dan verschijnt het in de wachtrij. Zodra Legalsense de wijziging heeft gesynchroniseerd, is de wachtrij weer leeg.

Op de pagina van de wachtrij staan twee knoppen:

• Voeg alle actieve dossiers toe aan de wachtrij: zet elk dossier dat niet is gearchiveerd in de wachtrij. Dit is handig als u net begint met iManage of Legalsense, omdat zo snel alle dossiers worden gesynchroniseerd en voor elk dossier een workspace wordt aangemaakt. U kunt gerust ook dossiers toevoegen die niet zijn gewijzigd: Legalsense controleert dan alleen of de bijbehorende workspace nog bestaat, zonder iets te wijzigen. Met andere woorden: de elementen in de wachtrij zijn idempotent.
• Nu synchroniseren: start de synchronisatie direct. Standaard synchroniseert Legalsense om de paar minuten, maar u kunt op deze knop klikken als u net dossiers aan de wachtrij hebt toegevoegd en niet wilt wachten.

Problemen oplossen

Dossiers verschijnen niet in iManage

Legalsense verwerkt de wachtrij elke 2 minuten. Verschijnt een dossier niet in iManage of wordt het niet bijgewerkt? Controleer dan het volgende:

1. Ga naar Instellingen → Integraties → iManage → Wachtrij.
2. Kijk in de kolom Mislukt welke dossiers niet konden worden gesynchroniseerd.
3. Klik op Nu synchroniseren om het opnieuw te proberen.
4. Mislukken veel dossiers? Controleer dan de inloggegevens bij Instellingen → Integraties → iManage → Configuratie, bijvoorbeeld nadat het wachtwoord van de iManage-gebruiker is gewijzigd. Klik op Opslaan. Legalsense test de verbinding en toont een foutmelding zoals Ongeldige inloggegevens. als er geen verbinding kan worden gemaakt.

Let op: Bij een dossier dat steeds mislukt, wacht Legalsense na elke poging langer met de volgende, en uiteindelijk stopt Legalsense met opnieuw proberen. Wilt u het opnieuw proberen? Zet het dossier dan opnieuw in de wachtrij, bijvoorbeeld door op Voeg alle actieve dossiers toe aan de wachtrij te klikken.

Dubbele workspaces

Koppelt u een bestaande iManage-installatie voor het eerst aan Legalsense, dan weet Legalsense mogelijk niet precies welke bestaande workspaces bij welke Legalsense-dossiers horen. Er kan dan een dubbele workspace ontstaan. U voorkomt dit door onze migratieconsultant een nauwkeurige lijst te geven van welke workspaces bij welke dossiers horen, bij voorkeur als spreadsheet met deze kolommen:

1. De ID van de workspace in iManage (een waarde met het teken !).
2. De naam, het nummer of de ID van het dossier in Legalsense.

Zodra een dossier aan een workspace is gekoppeld, blijft Legalsense die workspace bijwerken. Heeft een dossier geen gekoppelde workspace, dan zoekt Legalsense naar een bestaande workspace met dezelfde gegevens, zoals het cliënt- en dossiernummer. Bij meerdere treffers kiest Legalsense op basis van de dossiernaam. Vindt Legalsense er geen, dan maakt het een nieuwe workspace aan. Er kan dus een dubbele workspace ontstaan als die gegevens in iManage zijn gewijzigd, of als u een cliënt- of dossiernummer in Legalsense wijzigt.

Wilt u zien aan welke workspace een dossier is gekoppeld? Open het dossier en klik op Workspace naast iManage. Heeft Legalsense een dubbele workspace aangemaakt? Neem dan contact op met Legalsense Support en geef de ID door van de workspace die u oorspronkelijk wilde gebruiken.

Verbindingsfouten

Soms kan Legalsense de servers van iManage niet bereiken door een verbindingsfout. De wachtrij wordt dan steeds langer, en wijzigingen die u in Legalsense maakt, worden niet meer direct in iManage verwerkt. Deze fouten zijn vaak tijdelijk en lossen zichzelf op. Hebt u haast? Klik dan op Nu synchroniseren om direct te synchroniseren.

Legalsense stuurt geen e-mail als de synchronisatie met iManage mislukt, dus controleer de wachtrij regelmatig. Volg bij authenticatiefouten de stappen in Dossiers verschijnen niet in iManage. Neem bij andere fouten, zoals serverstoringen of bugs, contact op met Legalsense Support.