Een van de document management systemen waar Legalsense mee integreert is iManage, met name het cloud-gebaseerde 'iManage Work' product. Om deze integratie te activeren, kunt u contact opnemen met onze Support afdeling.

Het opzetten van de integratie

Wanneer de iManage integratie voor uw omgeving is geactiveerd, kan de verdere configuratie opgezet worden via 'Instellingen' - 'Integraties' - 'iManage'. Onder 'Configuratie' dient u de volgende velden in te vullen:

Hostnaam: De hostnaam van de iManage-server waarmee Legalsense moet integreren. In de meeste gevallen zal ditcloudimanage.comzijn. In gevallen van 'on-premise' hosting zal deze waarde anders zijn.
Customer ID: Eén iManage-server kan meerdere klanten hosten, zogenaamde 'tenants'. Elk van deze tenants heeft een unieke ID. Als u een on-premise host gebruikt, zal dit waarschijnlijk 1 zijn. De meest actuele ID kan worden voorzien door iManage.
Standaard library: De naam van de iManage library die Legalsense moet gebruiken. U kunt deze naam vinden in iManage. Het is mogelijk om met meerdere 'Libraries' tegelijk te integreren. Mocht u hier gebruik van willen maken, neem dan contact met onze Support afdeling.
Gebruikersnaam: De gebruikersnaam van de iManage-gebruiker die verantwoordelijk is voor de integratie. Vaak wordt er een aparte gebruiker gebruikt voor de integratie met Legalsense. Deze gebruiker dient de permissies te hebben om in iManage 'Workspaces', 'Folders' en 'Custom values' aan te maken. Verwijder permissies zijn niet nodig aangezien Legalsense geen items verwijderd.
Wachtwoord: Het wachtwoord van de iManage-gebruiker die verantwoordelijk is voor de integratie.
Client ID: Het ID van de API client die Legalsense gebruikt om requests te maken. Legalsense zal u voorzien van de juiste waarde.
Client secret: Het wachtwoord dat door de API client wordt gebruikt om requests te maken. Net zoals het ID, zal Legalsense u voorzien van de juiste waarde.

Gebruik

Het doel van de integratie is om alle Legalsense dossiers zichtbaar te maken in iManage, zodat u, wanneer u een document opslaat in iManage, kunt kiezen om het op te slaan in een iManage workspace die overeenkomt met een Legalsense dossier.

Om dit doel te bereiken, zet Legalsense regelmatig de lijst van alle huidige dossiers naar iManage. Dit betekent dat wanneer u een Legalsense dossier aanmaakt, u zult merken dat na korte tijd een iManage workspace met dezelfde naam is aangemaakt. Wanneer u bijvoorbeeld de naam van een Legalsense dossier wijzigt, zal de naam van de iManage workspace ook wijzigen.

Templatesysteem

Onze integratie ondersteunt 'workspace templates', wat een handige manier is om nieuw aangemaakte workspaces naar uw wens te structureren. Als u dit wilt gebruiken, doe dan het volgende:

Maak een nieuwe workspace aan die moet worden gebruikt als sjabloon voor andere workspaces.
- U kunt het bijvoorbeeld 'Template workspace' noemen, of een specifiekere naam als dit sjabloon voor bepaald type dossiers moet worden gebruikt.
Maak in het sjabloon de mappen aan die u wilt dat alle op dit sjabloon gebaseerde workspaces overnemen.
Noteer het ID (een waarde met het !-teken) van deze workspace.
Neem contact op met Legalsense support en geef hen het ID.

Wij zorgen er dan voor dat alle toekomstige workspaces op dit template worden gebaseerd. Het is zelfs mogelijk om verschillende templates te gebruiken voor verschillende soorten dossiers, vraag onze support consultants naar de mogelijkheden.

Wachtrijsysteem

U kunt de huidige lijst met acties die Legalsense op het punt staat uit te voeren, zien in de 'Wachtrij'. Ga naar 'Instellingen' - 'Integraties' - 'iManage' - 'Wachtrij' om de wachtrij te bekijken.

Onder normale omstandigheden zal de wachtrij leeg zijn. Wanneer u een Legalsense dossier aanmaakt of bijwerkt, verschijnt deze in de wachtrij. Wanneer de wijzigingen zijn gesynchroniseerd, zal de wachtrij weer leeg zijn.

Zoals u kunt zien, zijn er twee knoppen beschikbaar:

'Voeg alle actieve dossiers toe aan de synchronisatie wachtrij'
'Synchroniseer nu'

De eerste knop voegt alle dossiers (exclusief gearchiveerde dossiers) toe aan de wachtrij. Dit is handig als u net begint met iManage of Legalsense, omdat dit de dossiers snel zal synchroniseren door een workspace voor elk dossier te creëren. Het is veilig om dossiers toe te voegen aan de wachtrij die niet zijn gewijzigd; het enige dat zal gebeuren, is dat Legalsense controleert of de bijbehorende workspace nog steeds bestaat, zonder wijzigingen aan te brengen. Met andere woorden, wachtrij-elementen zijn idempotent.

De tweede knop kan worden aangeklikt om de synchronisatie onmiddellijk te starten. Standaard zal Legalsense elke paar minuten synchroniseren, maar als u net nieuwe dossiers aan de wachtrij hebt toegevoegd en niet wilt wachten, kunt u op deze knop drukken.

Bekende problemen en oplossingen

Dubbele workspaces

Wanneer u een bestaande iManage-installatie voor het eerst met Legalsense verbindt, kan het gebeuren dat Legalsense niet precies weet welke bestaande workspaces overeenkomen met welke Legalsense dossiers. In die gevallen kan het gebeuren dat Legalsense een dubbele workspace aanmaakt. Dit probleem kan worden voorkomen door onze migratieconsultant te voorzien van een nauwkeurige lijst van welke workspaces bij welke dossiers horen. De lijst moet bij voorkeur worden verstrekt als een spreadsheet met de volgende kolommen:

De ID van de workspace in iManage (een waarde met het !-teken).
De naam, het nummer en/of de ID van het dossier in Legalsense.

Wanneer dit niet gebeurt, of onjuist gebeurt, zal Legalsense nog steeds proberen te synchroniseren met de juiste workspace door de naam van het dossier in Legalsense te vergelijken met de naam van de workspace in iManage. In gevallen waar dit mislukt en er per ongeluk een dubbele workspace wordt aangemaakt, kunt u gerust contact opnemen met Legalsense Support en hen de ID van de workspace geven die u oorspronkelijk wilde gebruiken.

Verbindingsfouten

Soms kan het gebeuren dat Legalsense de iManage-servers niet kan bereiken door een netwerkfout. In die gevallen zult u merken dat de wachtrijgrootte blijft toenemen en dat de wijzigingen die u in Legalsense aanbrengt, niet meer direct worden weerspiegeld in iManage. Gelukkig zijn deze fouten vaak tijdelijk en lossen ze zichzelf na verloop van tijd op. Als u haast heeft, kunt u altijd op de knop 'Synchroniseer nu' klikken om onmiddellijk te proberen te synchroniseren.

Voor fouten als authenticatiefouten, serverstoringen of bugs, kunt u contact opnemen met Legalsense Support.