Integratie Twinfield

Werking van de koppeling

De integratie tussen Legalsense en Twinfield werkt beide kanten op. Dit betekent dat Legalsense informatie naar Twinfield stuurt (o.a. debiteuren, dossiers en declaraties) maar wij ook informatie vanuit Twinfield ophalen (o.a. verschotten en betalingen van facturen).

Dit heeft als voordeel dat informatie niet dubbel ingevoerd hoeft te worden. Bijvoorbeeld: als de verschotten in Twinfield ingevoerd worden en die worden door Legalsense opgehaald, dan hoeft deze informatie maar één keer ingevoerd te worden i.p.v. in Twinfield én in Legalsense. 

Wie kan de koppeling instellen?

De koppeling kan in principe ingesteld en beheerd worden door gebruikers in Legalsense die aan de groep 'sync accounting' gekoppeld zijn. We adviseren echter wel om uw boekhouder c.q. accountant te betrekken bij dit proces zodat de gegevens juist in Twinfield terecht komen.

Welk Twinfield abonnement is er nodig?

Om de koppeling tussen Legalsense en Twinfield te laten werken is er een Twinfield account noodzakelijk. Voor het laten draaien van de  koppeling volstaat een 'Extra Boekhouden' abonnement. 

Let op: in verband met veiligheidsoverwegingen raden wij ten zeerste af om het 'SUPER' account te gebruiken voor de koppeling!

Voor de initiele instelling van de koppeling in Twinfield moeten er een aantal aanpassingen gedaan worden. Voor deze aanpassingen is een account met zogenaamde 'Level 1' rechten nodig in Twinfield. Wie deze aanpassingen kan doen is afhankelijk via welke partij u het abonnement op Twinfield heeft afgesloten. Als het abonnement rechtstreeks bij Twinfield zelf is afgesloten dan zal Twinfield zelf deze aanpassingen moeten doen. Heeft u het abonnement via uw boekhouder/accountant afgesloten, dan kunnen zij dit voor u verzorgen.

De volgende aanpassingen moeten in Twinfield doorgevoerd worden:

• bij dimensietype DEB (debiteuren) moet het formaat aangepast worden naar het formaat van het debiteurnummer in Legalsense;
• bij dimensietype PRJ (projecten) moet het formaat aangepast worden naar het formaat van het dossiernummer in Legalsense;
• er moet een algemene kostenplaats aangemaakt worden;
• de juiste btw codes moeten aangemaakt worden.

Instellen van de koppeling in Legalsense

 Voor het aanmaken van de koppeling heeft u de volgende gegevens nodig:

1. gebruikersnaam en wachtwoord;
2. omgevingsnaam in Twinfield;
3. een e-mailadres van de persoon die de koppeling tussen Legalsense en Twinfield gaat beheren.

- De koppeling kan worden ingesteld via 'Instellingen' - 'Twinfield'- klik op Configureer Twinfield.

Stap 1

Vul in het onderstaande scherm de gevraagde gegevens in:

Als u in bovenstaand scherm op 'Controleer' klikt, kunt u de juiste administratie selecteren. Als u de derdengeldenadministratie voert in een aparte administratie, kunt u dit invoeren bij 'Trust accounting office'.

Stap 2

Vul het e-mailadres van de beheerder in:

Dit e-mailadres wordt gebruikt om de beheerder te informeren mocht de koppeling vastgelopen zijn. 

Stap 3

In stap 3 wordt de richting van de koppelingen vastgelegd. Hier kunt u aangeven welke informatie er naar Twinfield toe gaat en welke informatie uit Twinfield opgehaald wordt:

Toelichting bij bovengenoemde keuzes:

Dossiers en debiteuren:

Hier kan er gekozen of dossiers en debiteuren naar Twinfield geëxporteerd moeten worden of alleen de debiteuren. Wilt u uw derdengelden in Twinfield vastleggen of de verschotten in Twinfield invoeren, dan moeten de dossiers ook naar Twinfield geëxporteerd worden; Meestal wordt ervoor gekozen om ook de dossiers naar Twinfield te exporteren. Deze dossiers zijn dan in Twinfield zichtbaar onder 'projecten'.

Declaraties:

Hier is geen andere keuze mogelijk;

Betalingsstatus:

Hier kan gekozen worden om de betaalstatus van een declaratie uit Twinfield op te halen of om de betaalstatus te negeren. Standaard is de keuze gemaakt om de betaalstatus op te halen;

Verschotten en crediteuren:

De keuze die hier te maken is, is afhankelijk van een aantal factoren waar onder de hoeveelheid van verschotten, de manier van verwerking hiervan (door uw boekhouder/accountant of zelf) en de frequentie van invoer. Als de frequentie van het inboeken van verschotten hoog is dan kunnen de verschotten in Twinfield vastgelegd worden en kan Legalsense deze weer vanuit Twinfield ophalen. Mocht u ook gebruik maken van Basecone dan is een kopie van de inkoopfactuur waarop het verschot vermeld staat ook beschikbaar in het dossier in Legalsense. Als de administratie maar 2-wekelijks of maandelijks verwerkt wordt is het beter om de verschotten in Legalsense vast te leggen en al dan niet te exporteren naar Twinfield;

Dossiernummering:

Hier is geen keuze in mogelijk. Legalsense zal altijd het dossiernummer aanmaken.

Debiteurennummering:

Standaard is de keuze 'Gebruik het debiteurnummer in Legalsense'. De andere keuzes zijn:

• Gebruik het cliëntnummer in Legalsense;
• Gebruik nummers uit Twinfield.

Let op: Als u kiest voor 'Gebruik het cliëntnummer in Legalsense', dan worden debiteuren die geen cliënt zijn geboekt op een algemeen Debiteurnummer dat u bij Stap 4 kunt opgeven. Het nadeel van deze keuze is, dat als dit vaak voorkomt (debiteuren op een dossier die geen cliënt zijn), er veel posten op de 'diverse debiteuren' geboekt worden. Er is dan vanuit Twinfield niet meer eenvoudig te achterhalen wie de debiteur is geweest.

Stap 4

Het invoeren van het rekeningschema.

Standaard is de keuze geselecteerd om het standaard grootboekrekeningschema van Legalsense te gebruiken. Meestal wordt er al gebruik gemaakt van een grootboekrekeningschema van uw boekhouder/accountantskantoor of vanuit het vorige boekhoudpakket. In dit geval is het beter om zelf het grootboekrekeningschema in te stellen.

Stap 5

Omzetrekeningen per advocaat:

In deze stap kunt u afwijkende grootboekrekeningen/kostenplaatsen per advocaat opgeven. Hier legt u dus vast of en hoe de omzet per tijdschrijver in Twinfield geboekt moet worden. Er is de mogelijkheid om per tijdschrijver een aparte grootboekrekening op te geven of u kunt per tijdschrijver een aparte kostenplaats vastleggen. 

Naast bovengenoemde mogelijkheden ondersteunen we ook het boeken van de omzet per praktijkgebied, praktijkgroep en dossiertype. Indien u hier interesse in heeft, neemt u dan contact met ons op.

Stap 6

Het starten van de eerste synchronisatie

Hier kan aangegeven worden of er wel of geen transacties uit het verleden geëxporteerd dienen te worden. Standaard is de keuze om transacties vanaf een bepaalde datum te synchroniseren. Deze keuze raden wij aan indien er gekoppeld wordt met een bestaande Twinfield administratie. Zo wordt de kans op foutieve informatie in Legalsense of Twinfield ook verminderd.

Afronding

Na het doorlopen van alle stappen en het klikken op 'Gereed, start de koppeling' zal de synchronisatie gaan starten. Bij eventuele fouten zal er een e-mailbericht gestuurd worden naar de beheerder van de koppeling met de oorzaak en een mogelijke oplossing.

Overige instellingen Twinfield

Onder het kopje Twinfield kunt u nog een aantal specifieke instellingen aanpassen met betrekking tot de Twinfield integratie:

U kunt hier de volgende instellingen beheren:

Hieronder volgt een korte toelichting over de opties:

Declaraties als definitief exporteren 

Standaard worden de declaraties als een concept boeking naar Twinfield gestuurd. Als men deze boekingen dan niet alsnog definitief verwerkt in Twinfield dan worden de betalingen ook niet zichtbaar in Legalsense. Om dit te vereenvoudigen kunt u hier aangeven dat de declaraties als een definitieve boeking naar Twinfield gestuurd worden.

Afboekingen als definitief exporteren

Standaard worden de afboekingen van verschotten in Legalsense als een concept MEMO boeking in Twinfield verwerkt. U heeft hier de keuze om de afboeking van een verschot direct als een definitieve MEMO boeking in Twinfield te verwerken.

Basecone

Het activeren van deze instelling geeft u de mogelijkheid om een kopie van de inkoopfactuur als bijlage bij een verschot toe te voegen. Ook zal bij het bewerken van het verschot op de concept declaratie een link zichtbaar zijn naar Basecone waarbij de gebruiker de inkoopfactuur kan inzien en eventueel kan downloaden.

Synchroniseer gearchiveerde dossiers naar Twinfield als actief

Standaard zal het archiveren van een dossier in Legalsense leiden tot het archiveren van een dossier (Project) in Twinfield. Het kan zo zijn dat dit niet gewenst is doordat u bijvoorbeeld in Twinfield het dossier nog beschikbaar wilt hebben voor rapportagedoeleinden of het boeken van nagekomen verschotten. U kunt dan handmatig een dossier uit het archief van Twinfield halen of u kunt door middel van deze instelling aangeven dat het archiveren van een dossier in Legalsense niet meer leidt tot het archiveren van een dossier in Twinfield.

Wilt u meer informatie over de werking van de Twinfield koppeling of de inrichting hiervan, neemt u dan contact op met Legalsense support op support@legalsense.nl of 085-4013698.