Inrichting Twinfield

Volgen

Legalsense heeft een tweewegs-koppeling met Twinfield. Dat wil zeggen dat Legalsense informatie kan exporteren naar Twinfield maar ook informatie vanuit Twinfield kan importeren. Dit biedt voordelen omdat informatie niet dubbel ingevoerd hoeft te worden. Als er dan ook nog de keuze gemaakt wordt om de inkoopfacturen met Basecone of andere 'scan en herken software' te verwerken en de bankmutaties digitaal in te lezen kan de financiële administratie efficiënt en snel verwerkt worden. Handmatige mutaties worden dan zoveel mogelijk voorkomen.

De koppeling kan ingesteld worden door iemand die hiertoe gerechtigd is. Het account moet een aantal minimale acties kunnen doen (grofweg vergelijkbaar met een Twinfield 'extra boekhouden' abonnement). Voor de inrichting van Twinfield is de toegang op een hoger 'level' (voor o.a. aanpassen maskers, btw-codes, etc.) praktisch. We raden af om een 'level 1'-gebruiker in te zetten als account om Legalsense met Twinfield te laten communiceren. Het is via Twinfield ([email protected]) of uw Twinfield-partner mogelijk om een extra (kosteloos) account in te laten stellen dat gebruikt kan worden voor de automatische interactie tussen Legalsense en Twinfield.

Voordat de koppeling ingericht wordt dient met het volgende rekening gehouden te worden:

  • Worden de nummers door Legalsense gegenereerd? of;
  • Worden de nummers door Twinfield gegenereerd?.

Nummers worden door Legalsense gegenereerd

In dit geval worden de dossiers en cliënten in Legalsense aangemaakt en krijgen dus ook een nummer gegenereerd door Legalsense en deze informatie wordt dan geëxporteerd naar Twinfield. Voordeel van deze keuze is dat alle relevante informatie alleen in Legalsense ingevoerd hoeft te worden. Nadeel is dat als er een dossier of debiteur in Twinfield zelf aangemaakt wordt, de kans erg groot is dat deze informatie overschreven wordt door Legalsense.

Nummers worden door Twinfield gegenereerd

In dit geval wordt Twinfield door Legalsense verzocht een debiteurnummer te genereren op basis van het in Twinfield ingestelde masker bij het dimensietype DEB (debiteur). Voordeel hiervan is dat het mogelijk is om vanuit Twinfield zelf een debiteur aan te maken die niet in Legalsense aanwezig hoeft te zijn.

Instellen van de koppeling

 - Voor het aanmaken van de koppeling heeft u de volgende gegevens nodig:

  1. gebruikersnaam en wachtwoord;
  2. omgevingsnaam in Twinfield;
  3. een e-mailadres van de persoon die de koppeling tussen Legalsense en Twinfield gaat beheren

- De koppeling kan worden ingesteld via 'Instellingen' - 'Twinfield'- klik op Configureer Twinfield

- Vul in het onderstaande scherm de gevraagde gegevens in:

 

- Vul het e-mailadres van de beheerder in

- Aangeven wat de richting van de koppeling is

 

Toelichting bij bovengenoemde keuzes

  • Dossiers en debiteuren: hier kan er gekozen of dossiers en debiteuren naar Twinfield geëxporteerd moeten worden of alleen de debiteuren;
  • Declaraties: Hier is geen andere keuze mogelijk;
  • Betalingsstatus: Hier kan gekozen worden om de betaalstatus van een declaratie uit Twinfield op te halen of om de betaalstatus te negeren. Standaard is de keuze gemaakt om de betaalstatus op te halen;
  • Verschotten en crediteuren: De keuze die hier te maken is, is afhankelijk van een aantal factoren w.o. de hoeveelheid van verschotten, de manier van verwerking hiervan (door boekhoudkantoor of zelf), etc. Als de frequentie van het inboeken van verschotten hoog is dan kunnen de verschotten vanuit Twinfield geïmporteerd worden. Als er dan ook nog gebruik gemaakt wordt van Basecone dan is een kopie van de inkoopfactuur waarop het verschot vermeld staat ook beschikbaar in het dossier in Legalsense. Als de administratie maar 2-wekelijks of maandelijks verwerkt wordt is het beter om de verschotten in Legalsense vast te leggen en al dan niet te exporteren naar Twinfield;
  • Dossiernummering: Hier kan de keuze gemaakt worden of Legalsense de nummers moet genereren of dat Twinfield dat moet doen;
  • Debiteurennummering: Standaard is de keuze "Gebruik het debiteurnummer in Legalsense". De andere keuzes zijn: " Gebruik het cliëntnummer in Legalsense" of "Gebruik nummers uit Twinfield". Als de keuze " Gebruik het cliëntnummer in Legalsense" gemaakt wordt, worden debiteuren die geen client zijn, geboekt op een algemeen Debiteurnummer die bij Stap 4 opgegeven wordt.

- Invoeren van het rekeningschema

 

Standaard is de keuze geselecteerd om het standaard grootboekrekeningschema van Legalsense te gebruiken. Meestal wordt er al gebruik gemaakt van een grootboekrekeningschema van het accountantskantoor of vanuit het vorige boekhoudpakket. In dit geval is het handiger om zelf het grootboekrekeningschema in te stellen.

- Omzetrekeningen per advocaat

Indien gewenst kan er per advocaat een omzetrekening of kostenplaats toegepast worden. 

- Starten van de eerste synchronisatie

 

Hier kan aangegeven worden of er wel of geen transacties uit het verleden geëxporteerd dienen te worden.

- Klik dan op gereed, start de koppeling en de synchronisatie zal starten. 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk