Twinfield

Twinfield is een online boekhoudpakket dat veel wordt gebruikt door Nederlandse advocatenkantoren en hun accountants. Boekt uw kantoor in Twinfield? Dan kunt u het koppelen aan Legalsense, zodat gegevens over cliënten, dossiers en declaraties automatisch tussen beide systemen worden uitgewisseld. Dit artikel legt uit hoe u de koppeling inricht.

Let op: Zie na het inrichten het artikel ↪ De koppeling met boekhoudsoftware beheren om de synchronisatie te volgen, de wachtrij te bekijken en de instellingen voor grootboekrekeningen en derdengeldrekeningen te wijzigen.

Hoe de koppeling werkt

De koppeling tussen Legalsense en Twinfield werkt in twee richtingen. Legalsense verstuurt gegevens naar Twinfield, zoals debiteuren, dossiers en declaraties, en haalt ook gegevens op uit Twinfield, zoals verschotten en betalingen van declaraties. Dossiers die u exporteert, verschijnen in Twinfield onder Projecten.

Zo hoeft u gegevens niet twee keer in te voeren. Voert u bijvoorbeeld verschotten in Twinfield in en importeert Legalsense ze, dan voert u die gegevens maar één keer in, in plaats van in zowel Twinfield als Legalsense.

De koppeling inrichten

Ga naar Instellingen → Twinfield en klik op Configureer Twinfield.

De pagina met Twinfield-instellingen, met de knop “Configureer Twinfield”.

1. Klik bij de eerste stap op Autoriseren door Twinfield. U wordt doorgestuurd naar de inlogpagina van Twinfield. Log in met uw gebruikersnaam, wachtwoord en organisatie voor Twinfield. Als het inloggen is gelukt, komt u terug in Legalsense.
2. Kies bij Vestigingen uw administratie in Twinfield bij Administratie. Voert uw kantoor de derdengelden in een aparte administratie in Twinfield? Kies die dan bij Derdengeldenadministratie. Klik daarna op Volgende.

Stap in de inrichting van Twinfield met de velden voor de administratie en de derdengeldenadministratie.

3. Vul bij E-mailadres beheerder koppeling het e-mailadres in van degene die een melding moet krijgen als de koppeling een fout geeft. U kunt meerdere adressen invullen, gescheiden door een komma. Klik op Volgende.

Stap in de inrichting van Twinfield met het veld voor het e-mailadres van de beheerder.

4. Kies bij Richting van de koppelingen welke gegevens Legalsense naar Twinfield exporteert en welke gegevens het uit Twinfield importeert.

Stap in de inrichting van Twinfield met de opties voor de richting van de koppelingen.

Deze stap bevat de volgende keuzes:

• Dossiers en debiteuren: kies of u zowel dossiers als debiteuren naar Twinfield exporteert, of alleen debiteuren. Wilt u derdengelden of verschotten in Twinfield vastleggen, dan moet u ook dossiers exporteren. De meeste kantoren exporteren ook de dossiers, die in Twinfield dan onder Projecten verschijnen.
• Declaraties: hier is geen andere optie. Legalsense exporteert altijd declaraties.
• Betalingsstatus: kies of Legalsense de betalingsstatus van een declaratie ophaalt uit Twinfield of negeert. Standaard haalt Legalsense de betalingsstatus op.
• Verschotten en crediteuren: kies of Legalsense verschotten en crediteuren naar Twinfield exporteert, ze uit Twinfield importeert (eventueel met het terugboeken van afgeboekte verschotten in Twinfield), verschotten exporteert maar crediteuren importeert, of ze helemaal niet synchroniseert. Uw keuze hangt af van het aantal verschotten, hoe u ze verwerkt (zelf of via uw accountant) en hoe vaak u ze invoert. Voert u vaak verschotten in? Voer ze dan in Twinfield in en laat Legalsense ze daar importeren. Gebruikt uw kantoor ook Basecone, dan is er ook een kopie van de inkoopfactuur beschikbaar op het dossier in Legalsense. Wordt uw boekhouding maar eens per twee weken of eens per maand verwerkt? Dan kunt u verschotten beter in Legalsense vastleggen en naar Twinfield exporteren.
• Dossiernummering: hier is geen keuze. Legalsense genereert altijd het dossiernummer.
• Debiteurennummering: standaard gebruikt Legalsense een eigen debiteurennummer. U kunt ook het cliëntnummer in Legalsense gebruiken, of de nummers uit Twinfield.
• Declaraties als 'definitief' exporteren: boekt declaraties in Twinfield als definitieve boekingen. Zet dit pas aan als u zeker weet dat de koppeling goed is ingesteld en naar verwachting werkt. Wij adviseren deze optie eerst een tijd uit te laten, zodat u de boekingen kunt controleren.

Let op: Kiest u voor het cliëntnummer in Legalsense, dan worden alleen debiteuren die ook cliënt zijn naar Twinfield geëxporteerd.

Klik op Volgende.

5. Kies bij Grootboekrekeningen voor Gebruik het standaard Legalsense grootboekrekeningschema, of voor Stel het grootboekrekeningschema zelf in om ze zelf in te stellen.

Stap in de inrichting van Twinfield met de instellingen voor de grootboekrekeningen.

Klik op Volgende als u de juiste grootboekrekeningen hebt ingesteld.

6. Kies bij Omzetrekeningen per gebruiker voor Geen advocaat-specifieke omzetrekeningen, of voor specifieke grootboekrekeningen of kostenplaatsen per advocaat om de omzet van elke tijdschrijver op eigen grootboekrekeningen of een eigen kostenplaats te boeken.

Stap in de inrichting van Twinfield met de instellingen voor de omzetrekeningen per gebruiker.

Klik op Volgende als u dit hebt ingesteld.

7. Kies bij Rekeningen voor verschottypen voor Geen overschrijvingen, of voor Specifieke rekeningen per verschottype om bepaalde verschottypen op een eigen grootboekrekening te boeken. Klik op Volgende.
8. Kies bij Initiële synchronisatie wat Legalsense bij de eerste synchronisatie met transacties uit het verleden doet: alle transacties synchroniseren, transacties vanaf een datum synchroniseren of geen transacties synchroniseren. Synchroniseert u vanaf een datum, vul die dan in bij Van (datum). Standaard is dat 1 januari van het huidige jaar. Onder het formulier ziet u hoeveel declaraties en verschotten Legalsense zal exporteren. Klik daarna op Gereed, start de koppeling.

Stap in de inrichting van Twinfield met de optie voor de begindatum van de initiële synchronisatie.

Legalsense vraagt u nog een laatste keer om te bevestigen, omdat sommige instellingen niet meer gewijzigd kunnen worden zodra de koppeling is gestart.

Bevestigingsscherm van de inrichting van Twinfield.

Klik op Ja om de koppeling te starten, of op Nee als u nog iets wilt wijzigen.

Als er een fout optreedt, stuurt Legalsense een melding naar de e-mailadressen die u in stap 3 hebt ingevuld.

Optioneel: koppelingen voor documentherkenning

U kunt Twinfield koppelen aan een documentherkenningstool van een andere partij. Gescande inkoopfacturen worden dan automatisch meegenomen als Legalsense verschotten importeert. Ga na het inrichten naar uw Twinfield-instellingen en kies een Documentbron:

• Geen: geen documentherkenning.
• Basecone
• Lyanthe: hiervoor zijn extra inloggegevens voor uw Lyanthe-account nodig: een basis-URL, gebruikersnaam en wachtwoord.

Overige Twinfield-instellingen

Na het inrichten kunt u op de pagina met Twinfield-instellingen ook het volgende instellen:

• Declaraties als 'definitief' exporteren: of declaraties in Twinfield als definitieve boekingen worden geboekt (dezelfde optie als in stap 4).
• Afboekingen als 'definitief' exporteren: of afgeboekte verschotten in Twinfield als definitieve boekingen worden geboekt.
• Synchroniseer gearchiveerde dossiers naar Twinfield als actief: of dossiers die u in Legalsense archiveert in Twinfield ook worden gearchiveerd of actief blijven.