In Legalsense is het mogelijk om per dossier een budget op te geven. Een budget kan om meerdere redenen wenselijk zijn o.a. om te zien of een dossier financieel nog in de pas loopt.
Toevoegen budget
1. Ga naar 'Cliënten'- 'Dossiers'
2. Klik op het gewenste dossier en daarna op 'Budget toevoegen'
3. Er wordt nu een keuzemenu geopend
Type budget
Er kan een keuze voor een budget gemaakt worden op basis van:
- Uren (alle uren of alleen declarabel)
- Bedragen
Bij het budget type 'Bedragen' zijn er 2 mogelijkheden te kiezen:
- Verwacht bedrag uitgaande van tariefschema
- Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven
Verwacht bedrag uitgaande van tariefschema
Bij het 'verwacht bedrag uitgaande van tariefschema' moet er een budgetbedrag opgegeven worden op basis van het tariefschema zoals deze is ingesteld op het dossier.
Het budget dat 'Gebruikt' is, is alles wat reeds gedeclareerd is en het OHW wordt berekend tegen het tariefschema wat geselecteerd is.
Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven
Bij het 'Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven' wordt het budget bepaald op basis van de uurtarieven zoals deze ingesteld zijn bij de medewerkers. Het budget dat 'Gebruikt' is wordt berekend o.b.v. alle werkzaamheden tegen het uurtarief, waarbij eventuele kortingen en afboekingen worden genegeerd.
Budget notificaties
Het is ook mogelijk om een budgetwaarschuwing voor de medewerker en/of de verantwoordelijke advocaat zichtbaar te maken op het moment dat 80% en 100% van het budget bereikt is.
80% bereiken budget
100% bereiken budget
De budgetwaarschuwingen kunnen aangezet worden bij 'Notificaties aan tijdschrijvende gebruiker' en 'Notificaties aan verantwoordelijk advocaat'. Bij het inloggen is er dan een notificatie zichtbaar, die blijft staan totdat deze weggeklikt wordt. Vanuit Legalsense wordt er verder geen blokkering aan het dossier toegevoegd. Het is nu aan de verantwoordelijke advocaat of het kantoor om te besluiten wat de vervolgstappen voor het dossier moeten zijn (afwijking analyseren, aanpassen budget, heronderhandelen met cliënt etc.)
4. Klik op 'Budget toevoegen' en het budget wordt aan het dossier toegevoegd.
Rapporteren op budgetten
In Legalsense is het mogelijk om te rapporteren op budgetten via ‘Rapporten’ - ‘Budgetten’. Het rapport is zichtbaar voor de gebruikers met de permissies ‘view_report’.
Dit rapport is opgedeeld in zeven kolommen: 'Dossier nummer', 'Dossier', 'Subdossier', 'Cliënt', 'Budget uren', 'Uren gebruikt', 'Budget bedrag' en 'Bedrag gebruikt. Afhankelijk van de gekozen filters en daarbij behorende beschikbare informatie, zullen "lege" kolommen uit het rapport gehaald worden.
Hieronder worden de verschillende kolommen toegelicht:
-
Dossier nummer: Het nummer van het dossier waar het budget op aangemaakt is.
-
Dossier: De naam van het dossier waar het budget op aangemaakt is. Dit is een hyperlink waardoor u erop kunt klikken om in het desbetreffende dossier terecht te komen.
- Subdossier: De naam van het subdossier waar het budget op aangemaakt is.
-
Cliënt: De naam van de cliënt dat gekoppeld is aan het dossier waarop het budget aangemaakt is. Dit is een hyperlink waardoor u erop kunt klikken om de desbetreffende cliënt kaart te openen.
-
Budget uren: Het ingestelde budget uitgedrukt in uren, wanneer het budget op basis van uren is ingesteld op het dossier.
-
Uren gebruikt: Het aantal uren dat momenteel op het dossier is geschreven en daarmee is verbruikt ten opzichte van het totale budget.
-
Budget bedrag: Het ingestelde budget uitgedrukt in bedrag, wanneer het budget op basis van bedra is ingesteld op het dossier.
-
Bedrag gebruikt: Het bedrag dat momenteel op het dossier is geschreven aan honorarium en daarmee is verbruikt ten opzichte van het totale budget.
Naast deze vaste kolommen, heeft u meerdere filters tot uw beschikking om de resultaten van het rapport naar wens te filteren. De filters worden hieronder voor u toegelicht:
-
Cliënt: Hier kunt u de gewenste cliënt invoeren om te filteren op enkel die desbetreffende cliënt.
-
Dossier: Hier kunt u het gewenste dossier invoeren om te filteren op enkel dat desbetreffende dossier.
-
Inclusief budgetten op gearchiveerde dossiers: Hier kunt u ‘Ja’ of ‘Nee’ selecteren om te bepalen of u ook de budgetten op gearchiveerde dossiers wilt meenemen in uw zoekresultaat.
-
Inclusief budgetten op subdossiers: Hier kunt u ‘Ja’ of ‘Nee; selecteren om te bepalen of u ook de budgetten op subdossiers wilt meenemen in uw zoekresultaat. Indien 'Ja’ geselecteerd is, zullen budgetten op subdossiers als regel in het resultaat getoond worden.
-
Budgetten gebaseerd op: Hier kunt u kiezen uit ‘Uren’, ‘Bedrag’ of ‘Beiden’ en biedt u de mogelijkheid om te filteren op het soort budget dat ingesteld is op het dossier.
-
Budget status: De opties zijn onder budget, nadert budget en over budget. Onder budget houdt in alles onder de 100%. Nadert budget houdt in alles tussen de 80-100% van het budget is gebruikt. Over budget houdt in alles boven de 100% van het budget.
Tot slot heeft u ook de mogelijkheid tot het exporteren van het rapport naar Excel, middels de knop ‘Exporteren’.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.