In Legalsense is het mogelijk om per dossier een budget op te geven. Een budget kan om meerdere redenen wenselijk zijn o.a. om te zien of een dossier financieel nog in de pas loopt.
Toevoegen budget
1. Ga naar 'Dossiers'- 'Dossiers'
2. Klik op het gewenste dossier en daarna op 'Budget toevoegen'
3. Er wordt nu een keuzemenu geopend
Legalsense biedt de mogelijkheid een budget voor een (sub)dossier op vier verschillende manieren in te stellen:
- Zonder een start- en einddatum: het budget neemt alle tijdregels mee die zijn geschreven op het (sub)dossier.
- Met een start- en een lege einddatum: het budget neemt alle tijdregels mee die beginnen vanaf de startdatum en daarna.
- Met een lege startdatum en een ingevulde einddatum: het budget neemt alle tijdregels mee die zijn geschreven vóór de geselecteerde einddatum.
- Met een start- en einddatum: het budget neemt alleen de tijdregels binnen de geselecteerde periode mee.
Het is mogelijk om meerdere budgetten in te stellen voor een dossier en/of subdossier met verschillende of overlappende perioden.
Type budget
Er kan een keuze voor een budget gemaakt worden op basis van uren of bedragen:
Uren:
- Alle uren beschikbaar op het (sub)dossier
- Alleen declarabele uren beschikbaar op het (sub)dossier
Bedragen:
- Verwacht bedrag uitgaande van tariefschema
- Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven
Verwacht bedrag uitgaande van tariefschema
Bij het 'verwacht bedrag uitgaande van tariefschema' moet er een budgetbedrag opgegeven worden op basis van het tariefschema zoals deze is ingesteld op het dossier.
Het budget dat 'Gebruikt' is, is alles wat reeds gedeclareerd is en het OHW wordt berekend tegen het tariefschema wat geselecteerd is.
Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven
Bij het 'Bedrag uitgaand van standaard uurtarieven' wordt het budget bepaald op basis van de uurtarieven zoals deze ingesteld zijn bij de medewerkers. Het budget dat 'Gebruikt' is wordt berekend o.b.v. alle werkzaamheden tegen het uurtarief, waarbij eventuele kortingen en afboekingen worden genegeerd.
Budget notificaties
Voor een budget is de mogelijkheid om 3 notificaties in te stellen wanneer een drempel binnen het budget wordt overschreden. U kunt de eerste twee notificaties zelf instellen via ‘Instellingen’ – ‘Algemeen’ – ‘Systeem’. De laatste notificatie is altijd ingesteld op 100% en erboven en kan niet worden aangepast.
Notificatie 1 – Blauw
Dit is een eerste melding, wanneer op het (sub)dossier de eerste drempelwaarde van het budget is bereikt.
Notificatie 2 – Oranje
Dit is de tweede melding , wanneer op het (sub)dossier de tweede drempelwaarde van het budget is bereikt.
Notificatie 3 – Rood
Het budget is voor 100% of meer gebruikt op het (sub)dossier
Een notificatie instellen
De notificaties kunnen worden ingesteld voor de volgende gebruikers: ‘Tijdsschrijver’, ‘Verantwoordelijk advocaat’, ‘Verantwoordelijke declaratie proces’. U kunt dit instellen door de checkbox aan te vinken wanneer u het budget aanmaakt. Deze notificatie toont zich op de ‘Tijd schrijven’ pagina, zodra de gebruiker is ingelogd.
Wanneer op een (sub)dossier meerdere budgetten actief zijn, zal tijdens het tijdschrijven voor alle actieve budgetten de notificatie worden getoond.
De notificatie blijft zichtbaar totdat deze wordt weggeklikt door de gebruiker.
Vanuit Legalsense vindt er geen blokkering op het (sub)dossier plaats vanuit Legalsense. Het is aan de de’ Verantwoordelijke advocaat’, ‘Verantwooordelijke declaratieproces’ of ‘het kantoor’ om te besluiten wat de vervolgstappen voor het dossier moeten worden. (De afwijking analyseren, aanpassen van het budget, heronderhandelen met de cliënt, etc.)
4. Klik op 'Budget toevoegen' en het budget wordt aan het dossier toegevoegd.
Rapporteren op budgetten
In Legalsense is het mogelijk om te rapporteren op budgetten via 'Rapporten' - 'Bugetten'. Het rapport is zichtbaar voor de gebruikers met de permissie 'view_report'. Dit rapport is opgedeeld in acht kolommen: 'Dossier nummer', 'Dossier', 'Subdossier', 'Cliënt', 'Start datum', 'Eind datum', 'Budget uren', 'Uren gebruikt', 'Budget bedrag', 'Bedrag gebruikt' en 'Laatste tijdregel'. Afhankelijk van de gekozen filters en daarbij behorende beschikbare informatie, zullen "lege" kolommen uit het rapport gehaald worden.
- Dossier nummer: Het nummer van het dossier waar het budget op aangemaakt is.
- Dossier: De naam van het dossier waar het budget op aangemaakt is. Dit is een hyperlink waardoor u erop kunt klikken om in het desbetreffende dossier terecht te komen.
- Subdossier: De naam van het subdossier waar het budget op aangemaakt is.
- Cliënt: De naam van de cliënt dat gekoppeld is aan het dossier waarop het budget aangemaakt is. Dit is een hyperlink waardoor u erop kunt klikken om de desbetreffende cliënt kaart te openen.
- Startdatum: De startdatum van een budget op het (sub)dossier
- Einddatum: De einddatum van een budget op het (sub)dossier
- Budget uren: Het ingestelde budget uitgedrukt in uren, wanneer het budget op basis van uren is ingesteld op het (sub)dossier.
- Uren gebruikt: Het aantal uren dat momenteel op het (sub)dossier is geschreven en daarmee is verbruikt ten opzichte van het totale budget.
- Budget bedrag: Het ingestelde budget uitgedrukt in bedrag, wanneer het budget op basis van bedra is ingesteld op het (sub)dossier.
- Bedrag gebruikt: Het bedrag dat momenteel op het (sub)dossier is geschreven aan honorarium en daarmee is verbruikt ten opzichte van het totale budget.
- Laatste tijdregel: De datum van de laatst geschreven tijdregel op het (sub)dossier.
Naast deze vaste kolommen, heeft u meerdere filters tot uw beschikking om de resultaten van het rapport naar wens te filteren. De filters worden hieronder voor u toegelicht:
- Cliënt: Hier kunt u de gewenste cliënt invoeren om te filteren op enkel die desbetreffende cliënt.
- Dossier: Hier kunt u het gewenste dossier invoeren om te filteren op enkel dat desbetreffende dossier.
- Budgetten gebaseerd op: Hier kunt u kiezen uit ‘Uren’, ‘Bedrag’ of ‘Beiden’ en biedt u de mogelijkheid om te filteren op het soort budget dat ingesteld is op het (sub)dossier.
- Budget status: De opties welke worden weergeegeven zijn onder-, nadert- en over budget.
Onder budget houdt in alles onder de 100%.
Nadert budget houdt in alles tussen de ingestelde percentage(s) van het budget is gebruikt.
Over budget houdt in alles boven de 100% van het budget. - Inclusief budgetten op gearchiveerde dossiers: Hier kunt u ‘Ja’ of ‘Nee’ selecteren om te bepalen of u ook de budgetten op gearchiveerde (sub)dossiers wilt meenemen in uw zoekresultaat.
- Inclusief budgetten op subdossiers: Hier kunt u ‘Ja’ of ‘Nee; selecteren om te bepalen of u ook de budgetten op subdossiers wilt meenemen in uw zoekresultaat. Indien 'Ja’ geselecteerd is, zullen budgetten op subdossiers als regel in het resultaat getoond worden.
- Geldig vanaf: Vanaf welke datum gaat het budget in voor het betreffende dossier/subdossier
- T/m: Tot welke datum loopt het budget voor het betreffende dossier/subdossier.
Tot slot heeft u ook de mogelijkheid tot het exporteren van het rapport naar Excel, middels de knop ‘Exporteren’.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.