Tijd schrijven en wijzigen

Volgen

Legalsense biedt verschillende manieren om tijd te kunnen invoeren en wijzigen.

Nadat u bent ingelogd in Legalsense komt u meteen terecht in 'Tijd schrijven'. Aan de linkerkant van uw scherm ziet u uw recent geschreven tijd en aan de rechterkant van het scherm ziet u één van de opties om u tijd bij te houden nl. het handmatig invoeren van Tijd:

Via dit scherm kunt u op 3 manieren uw tijd registreren: 

  • Met de hand: Hier geeft u de gewerkte tijd op afgerond met de standaard afrondingsregels (meestal 6 minuten). Dit is aan te passen bij de kantoorinstellingen.
  • Van / Tot: Hier geeft u de begin- en eindtijd op waarna Legalsense de gewerkte tijd uitrekent.
  • Timer; Hier start u een timer en die zet u stil op het moment dat u taak is afgerond. Wij hebben hier een aparte tutorial voor geschreven en die is te vinden bij  Timer.

Invoeren van tijdsregels

Welke methode van tijdschrijven u ook prefereert, er zijn altijd een aantal verplichte velden die ingevuld moeten worden. 

Datum: de datum staat standaard op ' vandaag' maar kan in dit veld aangepast worden.

Gebruiker: Als u de juiste rechten heeft is dit veld aanpasbaar. Door de gebruikersnaam te veranderen kunt u tijd voor een andere persoon schrijven.

Dossier: selecteer hier het dossier door een stuk van de dossiernaam in te voeren. Dit kan elk deel van de dossiernaam zijn. Door middel van het pijltje naar beneden kunt u dan het betreffende dossier uit de lijst selecteren. Druk op de backspace toets om alle beschikbare dossiers weer te geven. 

Recofa (voor faillissementsdossiers): Als u een faillissementsdossier selecteert, verschijnt er een extra veld genaamd 'Tijdschrijfgroep recofa' u kunt dan de gewenste recofa categorie selecteren. Bij het aanmaken van de declaraties krijgt u een overzicht per categorie. Daarnaast kunt u rapporteren zoals de richtlijnen van u verlangen.

Verrichting: typ of kies een verrichting uit de vaste lijst met keuzes (door op de backspace toets te drukken worden u alle typen verrichtingen weergegeven. Deze lijst is door het kantoor zelf aan te passen (zie Instellingen). Wanneer het een dossier in een andere taal betreft, zal de verrichting in die specifieke taal worden weergegeven. 

Omschrijving: typ hier een omschrijving naar keuze. De omschrijving wordt doorgaans ook op de declaratie (specificatie) weergegeven. Voor anderstalige dossiers moet de omschrijving dus ook in die specifieke taal worden geschreven. 

Niet declarable/Nultarief

Als u daartoe de rechten heeft kunt u uw tijd registreren als ' Niet declarabel ' of als ' Nultarief '. Het verschil tussen deze 2 keuzes is dat een tijdsregel gemarkeerd als ' Niet declarabel ' afgeboekt wordt dus niet op een declaratie zal komen maar een tijdsregel die als Nultarief gemarkeerd is komt wel op de declaratie maar als een 0-bedrag. Een tijdsregel als Nultarief markeren kan een optie zijn om de tijd niet in rekening te brengen maar de cliënt wel te informeren dat er tijd aan het dossier besteed is. 

Klik op Opslaan om de tijd in te voeren.

 Wijzigen van geschreven tijd

Geschreven tijd is te wijzigen via:

  • Recent geschreven tijd;
  • Kalender
  • Per dag

Recent geschreven tijd

Via recent geschreven tijd ziet u de tijd die u de afgelopen week geschreven heeft. U kunt de tijdsregels wijzigen door op het 'Klok-icoontje' te klikken. In het pop-up scherm wat nu verschijnt kunt u de wijzigingen aanbrengen en vervolgens opslaan.

Kalender / Per dag

Via de Kalender kunt u uw geschreven tijd over een bepaalde periode bekijken, wijzigen en/of toevoegen. Standaard toont het systeem de huidige maand en de totale uren die geschreven zijn in die specifieke maand. Het is ook mogelijk een overzicht per week te laten tonen.

 

Per week heeft u een overzicht van de geschreven tijd. Zo is in een oogopslag zichtbaar of de ingestelde target is gehaald. Onderaan de kalender ziet u een totaalopstelling van de geschreven tijd onderverdeeld naar declarabele tijd en niet-declarabele tijd.

Om een tijdsregel te wijzigen klik op de tijd die op die dag geschreven is. Dit opent dan de ' Per dag ' weergave:

De velden zijn bewerkbaar, wat betekend dat u de inhoud van de velden kunt veranderen door het verwijderen/veranderen van de gegevens die hierin vermeld staan. Om een tijdsregel toe te voegen, klikt u op ' Toevoegen regel '. Er wordt dan een tijdsregel toegevoegd op de datum die rechtsboven in het datumveld vermeld staat. U kunt dan ook tijdsregels toevoegen voor een andere datum door hier de datum aan te passen. Als u bijvoorbeeld tijdsregels voor 26 februari wilt toevoegen, veranderd u (in bovenstaand voorbeeld) de datum 11-11-2015 naar 26-02-2016.

Kopiëren van een tijdsregel

Als u een tijdsregel wilt kopiëren, klikt u op ' Tijd ' - ' Per dag ' en u selecteert de tijdsregel die u wilt kopiëren (of u voegt die toe). U klikt daarna op het kopiëerknopje (het ' klok ' icoontje). Een nieuwe regel wordt dan toegevoegd met de inhoud van de oorspronkelijke regel. U kunt dit zo vaak doen als u wilt. Deze functie kan nuttig zijn als u meerdere regels moet invoeren met dezelfde gegevens (zoals vakantie bijvoorbeeld).

Een algemene opmerking: Tijdsregels kunnen alleen maar gewijzigd worden zolang deze nog niet op een (concept-) declaratie staan

 

 

 

 

 

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk