Gebruikersbeheer

Volgen

Het is binnen Legalsense, indien u daar de specifieke toegangsrechten voor heeft, mogelijk om de gebruikers zelf te beheren. 

Beheren van gebruikers

Gebruikersbeheer vind plaats onder het menu 'Gebruikers'

Hierboven ziet u de gebruikers die binnen deze omgeving actief zijn. 

Toevoegen van een gebruiker

 - Klik op nieuwe gebruiker. U krijgt dan het volgende scherm te zien.

 

De velden gemarkeerd met een * zijn verplicht. Via Available Groepen kunt u de nieuwe medewerker koppelen aan de gewenste groepen en de daarbij behorende gebruikersrechten. In Legalsense moet een gebruiker minimaal gekoppeld zijn aan de Timekeeper groep.

De functie is verplicht om aan te geven. De functies worden gedefinieerd bij 'Instellingen - 'Lijsten' - 'Functies'.  

Als u klikt op 'Opslaan' wordt de medewerker in de database opgeslagen.

Standaard worden nieuwe gebruikers door Legalsense aangemerkt als fee-earner en wordt u hiervoor ook belast. Als de nieuwe gebruiker geen fee-earner is kunt u dit aan ons doorgeven en dan passen wij dat aan. 

 Wijzigen van een gebruiker

- Klik op de knop 'Bewerken' bij de gebruiker die u wilt aanpassen:

 

U komt dan weer in het hetzelfde scherm als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker waar het mogelijk is om de gewenste gegevens aan te passen. 

U kunt via dit scherm niet de functie wijzigen of een target toevoegen. Om dit te doen moet u op de gebruikersnaam zelf klikken en dan krijgt u het volgende scherm te zien:

 

In dit scherm is het mogelijk om het tarief, de functie en de groepen aan te passen. Ook is het mogelijk om (indien dat bij de instellingen is geactiveerd) targets en een aanwezigheidsrooster aan de gebruiker toe te voegen. 

Toevoegen van een target

Klik op 'targets' en 'Nieuw target''

Het volgende scherm wordt nu geopend:

In dit scherm kunt u de totale werkbare tijd weergeven op basis van zijn of haar FTE percentage (eventueel) rekening houdend met vakantie en ziekte e.d.. Naast de totale tijd kunt u dan ook een aangeven hoeveel uur een persoon declarabel moet zijn. Op basis van de waarde in dit veld en het bij de gebruiker aanwezige uurtarief wordt het veld 'Bedrag' gevuld. Dit bedrag staat voor zijn of haar target-omzet. Klik op opslaan en de target is bij deze persoon opgeslagen.

Toevoegen van een aanwezigheidsrooster

In Legalsense is het nu mogelijk om een aanwezigheidsrooster bij de medewerker toe te voegen. Klik op aanwezigheidsrooster:

 

Het volgende scherm is dan zichtbaar:

U kunt hier dan voor de even en oneven weken aangeven op welke dagen en hoeveel uur de medewerker werkt. Op basis hiervan is het dan ook mogelijk dat een medewerker een email ontvangt als hij of zij zijn uren nog niet volledig geregistreerd heeft.

Gebruiker uit dienst

Om een gebruiker uit dienst te melden klikt u op het Gebruikersscherm op archiveren. De gebruiker wordt dan in het archief geplaatst en kan dus niet meer inloggen en zal ook niet meer belast worden.

Mocht u per ongeluk een gebruiker in het archief geplaatst hebben of een gebruiker is weer binnen uw kantoor werkzaam kunt u de gebruiker weer uit het archief halen.

U klikt dan op archief 

 

U krijgt dan een overzicht te zien van de gearchiveerde gebruikers.

Om een gebruiker uit het archief te halen klikt u op 'Uit archief'

 

Wachtwoord instellen

Legalsense geeft er de voorkeur aan om gebruikers zelf een wachtwoord in te laten stellen. Zodra ze als 'gebruiker' zijn aangemaakt, kan er via de inlogpagina op 'wachtwoord vergeten' worden geklikt. Er wordt dan gevraagd om een e-mailadres op te geven zodat er een e-mail kan worden gestuurd over het instellen van het wachtwoord. Op deze manier weet in principe alleen de gebruiker zelf zijn of haar wachtwoord.

 

Hebt u meer vragen? Een aanvraag indienen

Opmerkingen

Mogelijk gemaakt door Zendesk