Een creditdeclaratie maken

U kunt in Legalsense een declaratie crediteren. Een declaratie wordt daarbij altijd volledig gecrediteerd. Met de creditfunctie kunt u een declaratie niet gedeeltelijk crediteren. Nadat u een declaratie hebt gecrediteerd, komen alle onderdelen ervan (bijvoorbeeld het onderhanden werk, of OHW) weer beschikbaar in het dossier, zodat u ze opnieuw kunt declareren of afboeken.

Een creditdeclaratie aanmaken

1. Open de declaratie die u wilt crediteren.
2. Klik op Maak creditdeclaratie.

Legalsense maakt een creditdeclaratie aan als concept.

Concept-creditdeclaratie, met een verwijzing naar de oorspronkelijke declaratie.

De creditdeclaratie in concept verwijst naar de oorspronkelijke declaratie, met een hyperlink waarmee u er direct naartoe gaat.

3. Klik op Finaliseren om de creditdeclaratie te finaliseren.

Creditdeclaraties die niet in Legalsense zijn aangemaakt

Als uw kantoor onlangs van een ander systeem naar Legalsense is overgestapt, hebt u mogelijk declaraties die in dat andere systeem zijn aangemaakt, in Legalsense zijn geïmporteerd en nog niet zijn betaald. Legalsense importeert van deze declaraties alleen de hoofdbedragen, waardoor ze niet aan tijdregels of verschotten zijn gekoppeld.

Zo crediteert u een geïmporteerde declaratie:

1. Open het dossier van de declaratie.
2. Klik op Nieuwe declaratie en klik vervolgens op Lege declaratie.

Menu “Nieuwe declaratie” op een dossier, met de optie “Lege declaratie”.

Legalsense maakt een nieuwe conceptdeclaratie aan.

3. Klik op de pagina van de nieuwe declaratie op Toevoegen regel.

Conceptdeclaratie met de knop “Toevoegen regel”.

4. Kies een regeltype. Voor een creditdeclaratie zijn twee opties relevant:

• Verrichtingen: gebruik deze optie als u het bedrag ten laste van een specifieke tijdschrijver wilt crediteren.
• Overig: gebruik deze optie als het niet uitmaakt ten laste van welke tijdschrijver het bedrag wordt gecrediteerd. 5. Als u Verrichtingen hebt gekozen, selecteert u een tijdschrijver en een datum. Legalsense voegt op die datum een tijdregel van nul minuten toe voor de geselecteerde tijdschrijver.

Het pop-upmenu voor het toevoegen van een datum en tijdschrijver aan de declaratie.

4. Voer in de kolom Totaal het negatieve bedrag in met een minteken.

Regel met verrichtingen op een conceptdeclaratie, met een negatief bedrag in de kolom “Totaal”.

7. Sla de creditdeclaratie op als concept en finaliseer de declaratie op de volgende pagina.

De creditdeclaratie is nu definitief gemaakt. Moet u daarna een nieuwe declaratie voor het dossier aanmaken? Kies dan opnieuw Lege declaratie en voeg op dezelfde manier een nieuwe regel toe.

Belangrijk: De oorspronkelijke tijdregels worden niet als WIP geregistreerd nadat u een declaratie op deze manier crediteert.

Gebruik bij de nieuwe declaratie hetzelfde regeltype als bij de creditdeclaratie. Een ander type zorgt voor afwijkingen in uw rapporten. Hebt u bijvoorbeeld gecrediteerd met een regel van het type Verrichtingen voor een bepaalde tijdschrijver, dan toont de omzet van die tijdschrijver een negatieve waarde. Gebruikt u daarna op de nieuwe declaratie een regel van het type Overig, dan schrijft Legalsense de omzet toe aan het kantoor als geheel in plaats van aan die tijdschrijver. Hierdoor klopt het omzetrapport voor die tijdschrijver niet meer.

Een declaratie gedeeltelijk crediteren

Legalsense biedt geen ondersteuning voor het gedeeltelijk crediteren van een declaratie. U kunt dit omzeilen met de optie Lege declaratie, volgens dezelfde stappen als hierboven beschreven voor het crediteren van declaraties die niet in Legalsense zijn aangemaakt.

Let op: Gebruikt u Lege declaratie op deze manier, dan is de credit niet gekoppeld aan tijdregels of verschotten. Die komen dus niet opnieuw beschikbaar voor declaratie.

Een declaratie met meerdere debiteuren crediteren

Crediteert u een gesplitste declaratie, dan crediteert Legalsense alle debiteuren op die declaratie. U kunt niet een selectie van debiteuren crediteren. Hierdoor worden ook alle gekoppelde declaraties gecrediteerd, waaronder declaraties die al zijn betaald.