Een creditdeclaratie maken

Crediteren van een declaratie

Het kan om meerdere redenen noodzakelijk zijn om een declaratie te crediteren.

Een declaratie is in Legalsense eenvoudig te crediteren. Hierbij geldt dat een declaratie altijd volledig gecrediteerd zal worden, het deels crediteren van een declaratie is niet mogelijk.

Nadat een declaratie gecrediteerd is zullen alle declaratie onderdelen weer in het onderhanden werk opgenomen zijn. Deze zijn dan weer beschikbaar om gedeclareerd of afgeboekt te worden.

Aanmaken van een creditdeclaratie

Het maken van een credit declaratie gaat als volgt:

Open de declaratie die u wilt crediteren. Bovenin wordt de knop "Maak credit declaratie" weergegeven:

Als u hier op klikt, dan wordt deze declaratie gecrediteerd en wordt de creditdeclaratie in concept geopend:

Bij de weergave van een creditdeclaratie in Legalsense is zichtbaar bij welke oorspronkelijke declaratie deze creditdeclaratie hoort. Deze informatie wordt in het blauw weergegeven (zie de  tekst "Dit is een creditdeclaratie van declaratie 20180038" in het voorbeeld hierboven. Het klikken op de blauwe tekst leidt u naar de oorspronkelijke factuur.

Om de creditdeclaratie definitief te maken, klikt u op "Finaliseren"

Crediteren van declaraties die niet in Legalsense gemaakt zijn

Als uw kantoor recent is overgestapt van een andere softwareoplossing naar Legalsense dan zijn in veel gevallen de declaraties die in dat systeem zijn aangemaakt maar nog niet betaald zijn in Legalsense geïmporteerd (De openstaande posten). Deze declaraties zijn op "hoofdbedragen" ingelezen en zijn daarom ook niet gekoppeld aan tijdregels en/of verschotten. Het crediteren van deze declaraties werkt dan ook anders dan de reguliere manier van crediteren.

Het crediteren van een geïmporteerde declaratie gaat als volgt te werk:

Open het dossier van de betreffende declaratie en klik op "nieuwe declaratie" => "lege declaratie"

Klik dan op "Aanmaken":

Er wordt dan een lege concept declaratie aangemaakt.

U kunt nu een credit declaratie aanmaken door regels aan deze lege declaratie toe te voegen. Dit kan door te klikken op de knop "Toevoegen regel":

U verschijnen dan een aantal mogelijkheden:

Voor het maken van een creditdeclaratie zijn er 2 van belang:

• Verrichtingen;
• Overig.

Welke u kunt gebruiken is afhankelijk van de volgende overweging. Als u de declaratie crediteert en u wilt dit ten laste brengen van het honorarium van een medewerker/partner, dan kiest u voor "Verrichtingen". Als het niet uitmaakt van welke medewerker/partner de creditering ten laste gebracht wordt, dan kunt u kiezen voor overig.

Als u kiest voor verrichtingen dan kunt u een gebruiker en een datum selecteren:

Als de gebruiker geselecteerd is, wordt er door Legalsense een tijdregel ingevoerd van 0:00 uur op de datum die bij het selecteren van de gebruiker gekozen is. In de kolom "Totaal" kunt u dan het bedrag invoeren wat gecrediteerd moet worden (met een " - " teken):

Hierna kunt u het concept opslaan en daarna finaliseren. De creditdeclaratie is dan gereed. Na het afronden kunt u in het dossier weer een nieuwe declaratie aanmaken door weer te klikken op "Nieuwe declaratie" => "Lege declaratie". Door middel van het toevoegen van regel kunt u dan weer een nieuwe factuur opstellen. 

Let op: bij deze optie vallen de oorspronkelijke uren niet vrij in het onderhanden werk!

Bij het maken van de nieuwe declaratie dient u dezelfde optie te gebruiken bij het toevoegen van de regel als dat u heeft gebruikt bij het maken van de creditdeclaratie. Als u hier een andere keuze gebruikt, zal dit tot verschillen leiden in de (omzet) rapportages. Indien u bijvoorbeeld bij het crediteren een regel toevoegt van het type "verrichtingen" en u selecteert hier een gebruiker, dan zal de omzet van die gebruiker een negatieve waarde laten zien. Kiest u bij de nieuwe declaratie dan voor het type "overig" dan wordt de omzet niet toegerekend aan een gebruiker maar aan "kantoor". Hierdoor ontstaat er een scheef beeld in de (omzet) rapportage van de betreffende gebruiker.

Deels crediteren van een declaratie 

Het is in Legalsense niet mogelijk om een declaratie automatisch deels te crediteren. 

Er is hier deels om heen te werken door gebruikmaking van de optie van een lege declaratie. Zie hiervoor ook de uitleg onder " Crediteren van declaraties die niet in Legalsense gemaakt zijn". 

Ook bij deze optie geldt dat er geen koppeling met de (oorspronkelijke) uren meer is en dat deze ook niet automatisch vrij komen in het onderhanden werk.

Crediteren van een declaratie met meerdere debiteuren

Het crediteren van een gesplitste declaratie (dus een declaratie over meerdere debiteuren) werkt op dezelfde manier als het crediteren van een normale declaratie. Echter is het niet mogelijk om 1 van de gesplitste declaraties apart te crediteren. Bij het crediteren van een gesplitste declaratie zullen alle declaraties die hiertoe behoren gecrediteerd worden, dus ook de declaraties die eventueel al betaald zijn.