Verschottenbeheer

Een verschot is een uitgave die u namens een cliënt doet, zoals reiskosten, griffierechten of deurwaarderskosten. Als u de juiste rechten hebt, kunt u verschotten zelf beheren: verschotten toevoegen, bewerken en verwijderen wanneer ze niet meer nodig zijn.

Verschotten beheren

Ga naar Verschotten en zoek het verschot dat u wilt beheren. Elk verschot in de zoekresultaten heeft aan het eind van de regel de knoppen Bewerken en Verwijderen. Bij een verschot dat al is gedeclareerd, is de knop Verwijderen uitgeschakeld. Bij verschotten die uit uw boekhoudsoftware zijn geïmporteerd, zijn beide knoppen uitgeschakeld. Beweeg de muis over een uitgeschakelde knop om te zien waarom. Daarnaast toont het overzicht van verschotten de status (zie ↪ Declarabel (B), niet declarabel (NB), nultarief (0) en afschrijving (W)) en het bedrag (inclusief en exclusief btw) van het verschot.

Zoekresultaten voor verschotten, met aan het eind van elke regel de knoppen “Bewerken” en “Verwijderen”.

Gebruik de zoekvelden om de resultaten te beperken, bijvoorbeeld op dossier, declaratiestatus of datumbereik. Zie het artikel ↪ Verschot zoeken voor een volledig overzicht van de beschikbare filters.

Een verschot toevoegen

Let op: Als uw Legalsense-omgeving niet aan een boekhoudapplicatie is gekoppeld, voegt u verschotten handmatig toe zoals hieronder beschreven. Als uw omgeving wel aan een boekhoudapplicatie is gekoppeld, kunt u verschotten ook uit uw boekhoudsoftware importeren. Zie ↪ Koppeling met boekhoudsoftware beheren voor wanneer Legalsense een inkoopfactuur importeert.

1. Ga naar Verschotten.
2. Klik op Nieuw verschot.
3. Vul het verschotformulier in.

Formulier voor een nieuw verschot, met de velden voor datum, dossier, verschottype, bedrag en overige gegevens.

Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. Is purchase, Crediteur en Inkoopfactuurnummer worden alleen weergegeven als crediteuren in uw omgeving zijn ingeschakeld.

• Datum*: de datum van het verschot.
• Is purchase: boekt het verschot als inkoopfactuur in de boekhoudapplicatie. Deze optie is standaard geselecteerd. Als de optie is geselecteerd, moet u ook een crediteur en een inkoopfactuurnummer opgeven. Schakel de optie uit als uw omgeving niet is gekoppeld aan een boekhoudapplicatie.
• Crediteur: klik op Nieuwe crediteur toevoegen om een crediteur aan te maken. Voer de naam in en, indien gewenst, het bankrekeningnummer en de BIC code. Daarna selecteert u de crediteur voor volgende verschotten in het keuzemenu.
• Inkoopfactuurnummer: het factuurnummer zoals vermeld door de crediteur.
• Dossier*: het dossier waarop het verschot wordt geboekt.
• Type Verschot: het soort kosten, zoals reiskosten, deurwaarderskosten of griffierechten. Beheer de beschikbare types verschotten via Instellingen → Lijsten → Types verschotten, als u over de vereiste rechten beschikt.
• Omschrijving: een omschrijving van de kosten. Deze wordt ook weergegeven op de specificatie declaratie.
• Bedrag*: het bedrag zoals vermeld op de factuur.
• Valuta*: de valuta van het verschot. Dit veld wordt alleen weergegeven als meerdere valuta's zijn ingeschakeld in uw omgeving.
• Amount entered is*: of het bedrag inclusief of exclusief btw is. Standaard exclusief btw.
• Btw tarief*: het toepasselijke btw-tarief.
• Is billable: of het verschot declarabel is. Standaard geselecteerd.
• Voeg PDF toe bij declaratie: selecteer deze optie om de geüploade bijlage beschikbaar te maken op declaraties voor dit verschot.
• Bijlage: upload een pdf-kopie van de factuur of de bon.

4. Klik op Opslaan.

Legalsense slaat het verschot op bij het dossier. Als Is billable is geselecteerd, kan het verschot worden gedeclareerd.

Let op: U kunt een verschot niet alleen toevoegen via het menu Verschotten, maar ook rechtstreeks als verschotregel aan een conceptdeclaratie. Zie het artikel ↪ Een verschot toevoegen aan een declaratie.

Een verschot bewerken

Klik in de zoekresultaten van de verschotten op Bewerken naast het verschot dat u wilt wijzigen.

Hiermee opent u hetzelfde formulier als bij het toevoegen van een verschot, waarin u de van toepassing zijnde velden kunt bewerken. Zie Een verschot toevoegen hierboven voor een beschrijving van deze velden.

Wat u kunt wijzigen, hangt af van de status van het verschot:

• Nog niet gedeclareerd: u kunt alle velden wijzigen.
• Op een conceptdeclaratie: u kunt de velden wijzigen en de wijziging wordt ook zichtbaar op de conceptdeclaratie.
• Op een definitieve declaratie: u kunt het verschot niet wijzigen. Legalsense toont It is impossible to make changes to the disbursement on the invoice until the invoice is credited or unfinalized.
• Geïmporteerd uit uw boekhoudsoftware: het verschot is vergrendeld. Zie U kunt een verschot niet wijzigen hieronder.

Een verschot verwijderen

Klik in de zoekresultaten van de verschotten op Verwijderen naast het verschot dat u wilt verwijderen en bevestig. Voor een verschot dat is geïmporteerd uit uw boekhoudsoftware opent u het verschot en klikt u daar op Verwijderen.

U kunt een verschot dat op een concept- of definitieve declaratie staat niet verwijderen. Legalsense toont Cannot delete this expense since it is already billed. Verwijder het verschot eerst van de conceptdeclaratie of crediteer de definitieve declaratie.

Belangrijk: Het verwijderen van een verschot kan niet ongedaan worden gemaakt.

Problemen oplossen

Een verschot toont Onverwerkt restbedrag

Onverwerkt restbedrag is het deel van een inkoopfactuur dat nog niet op een dossier is geboekt. U ziet dit in de kolom Dossier van de zoekresultaten van de verschotten en op het verschot zelf. Het verschijnt wanneer een inkoopfactuur wordt geïmporteerd met regels die niet bij een dossier horen, of wanneer de bedragen die op dossiers zijn geboekt niet optellen tot het totaal van de inkoopfactuur.

Zo boekt u het restbedrag op een dossier:

1. Open het verschot.
2. Als het verschot is geïmporteerd uit uw boekhoudsoftware, klikt u op Bewerken en bevestigt u dat u het wilt ontgrendelen.
3. Klik op Dossier toevoegen.
4. Selecteer het Dossier en vul het Type Verschot, het Bedrag en het Btw tarief in.
5. Sla op. Legalsense berekent het openstaande bedrag opnieuw.

Om het restbedrag over meerdere dossiers te verdelen, herhaalt u deze stappen voor elk dossier.

Belangrijk: Wijzigingen die u aanbrengt in een ontgrendeld geïmporteerd verschot worden niet naar uw boekhoudsoftware verzonden. Voer dezelfde correctie daar zelf door.

U kunt een verschot niet wijzigen

• Het verschot staat op een definitieve declaratie: crediteer de declaratie of maak de definitieve status ongedaan en wijzig daarna het verschot.
• Het verschot is geïmporteerd: Legalsense vergrendelt geïmporteerde verschotten, waardoor u alleen de omschrijving kunt wijzigen. Open het verschot, klik op Bewerken en bevestig om het te ontgrendelen. Legalsense toont dat uw wijzigingen niet worden gesynchroniseerd met uw boekhoudsoftware.
• Het dossier is gearchiveerd: Legalsense toont You cannot edit a chargeable that is linked to an archived matter.

Neem contact op met Legalsense Support om het type verschot te wijzigen op veel verschotten tegelijk of op verschotten die al zijn gedeclareerd.

U wilt een verschot afboeken

Gebruik voor verschotten die zijn geïmporteerd uit uw boekhoudsoftware Afboeken op het verschot. U kunt alleen een verschot afboeken dat op een dossier is geboekt, declarabel is en niet op een declaratie staat. Schakel voor verschotten die u in Legalsense hebt toegevoegd in plaats daarvan Is billable uit.

Of Legalsense een wijziging, verwijdering of afboeking naar uw boekhoudsoftware verzendt, hangt af van uw integratie. Zie ↪ Wijzigingen in verschotten worden niet naar uw boekhoudsoftware verzonden.