Wwft-checklist

Juridische professionals die aan bepaalde dossiers werken, moeten hun cliënten onderzoeken en hun bevindingen vastleggen, om witwassen en terrorismefinanciering te helpen voorkomen. Met de Wwft-module van Legalsense legt u dit cliëntonderzoek direct op het dossier vast en beheert u het daar.

Belangrijk: In Nederland valt deze verplichting onder de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme).

Let op: De Wwft-module is standaard uitgeschakeld. Neem contact op met Legalsense Support om de module voor uw omgeving te laten inschakelen.

Wwft-dossieroverzicht

Ga naar Dossiers → Wwft om het Wwft-dossieroverzicht te openen. Dit toont de Wwft-status van elk dossier. U kunt filteren op afgeronde of niet-afgeronde dossiers en gegevens in bulk downloaden.

Wwft-checklist

Klik in het Wwft-dossieroverzicht op een dossier om de Wwft-checklist ervan te openen. Geel gemarkeerde vakken zijn onbeantwoorde vragen; rechts op het scherm staat een overzicht van de open vragen.

Klik op de naam van een cliënt om de gegevens van de cliënt of partij in of uit te klappen.

Bepalen of de Wwft van toepassing is

De eerste vraag op de checklist bepaalt of er voor het dossier een Wwft-controle nodig is.

Antwoordt u Ja, dan toont Legalsense een aantal extra vragen. Beschrijf de relatie of transactie. Dit is een verplicht veld. Vul eventueel het datumveld Laatste controle op de relatie in, zodat u cliënten die al een tijd niet zijn gecontroleerd periodiek opnieuw kunt beoordelen.

Antwoordt u Nee, geef dan een verplichte toelichting waarom niet. Het veld Laatste controle op de relatie is optioneel, maar we raden aan het in te vullen, zodat u periodiek controleert of de cliënt nog in de vastgestelde risicocategorie valt. De aard van uw dienstverlening kan in de loop van de tijd veranderen, waardoor er later alsnog Wwft-verplichtingen kunnen gelden.

Let op: Zijn er meerdere dossiers aan één cliënt gekoppeld? Dan neemt Legalsense de bestaande Wwft-gegevens van die cliënt over in het nieuwe dossier, en vraagt het daar eerst uw toestemming voor. Controleer of de gegevens nog kloppen en klik op Accepteer kopie als ze juist zijn.

Wwft-checklist met de vraag om Wwft-gegevens over te nemen uit een bestaand dossier van dezelfde cliënt.

Rechtsvorm

Kies voor elke betrokken cliënt of elk betrokken contact een rechtsvorm (standaard: Onbekend). Kies de rechtsvorm in de lijst en klik op Opslaan.

Het veld voor de rechtsvorm op de Wwft-checklist, met de knop “Opslaan”.

Welke documenten Legalsense vraagt, hangt af van de gekozen rechtsvorm; Legalsense geeft aan welke documenten nodig zijn.

Niveau van cliëntrisico

Kies de risicocategorie voor dit contact of deze transactie.

Opties voor de risicocategorie op de Wwft-checklist, van laag tot hoog risico.

Verlaagd risico: geef een toelichting en onderbouwende documenten. Voor natuurlijke personen is een kopie van het identiteitsbewijs (door uzelf gecontroleerd) meestal voldoende. Voor andere entiteiten volstaat meestal een uittreksel uit het handelsregister of de Kamer van Koophandel, mits u dit zelf officieel opvraagt en controleert.

Normaal of verhoogd risico: lever de specifieke documenten aan die voor de rechtsvorm nodig zijn; Legalsense geeft aan welke documenten dat zijn.

Documenten toevoegen

Klik op Toevoegen om een document te uploaden. De Wwft-module van Legalsense accepteert pdf-documenten en afbeeldingen.

Formulier voor het toevoegen van een Wwft-document op de Wwft-checklist, met het uploadveld en de documentsoorten.

Internetonderzoek

Uw onderzoeksplicht omvat ook een internetonderzoek naar de cliënt. Sla de resultaten, bijvoorbeeld van een zoekopdracht in Google of Google Nieuws, op als pdf en upload ze in Legalsense. Geef met Ja of Nee aan of u een internetonderzoek hebt uitgevoerd.

Vertegenwoordigers

Geef aan of de cliënt een of meer vertegenwoordigers heeft, en van welk type (Bestuurder, Gevolmachtigde of Contactpersoon). Klik op Lijst voltooid als u klaar bent; klik op Alsnog bewerken om later nog wijzigingen aan te brengen.

Het onderdeel “Vertegenwoordigers” op de Wwft-checklist, met de lijst met vertegenwoordigers en hun type.

Kies de rechtsvorm van elke vertegenwoordiger. Afhankelijk van uw keuze vraagt Legalsense om specifieke documenten, en markeert het ontbrekende documenten geel.

Belangrijk: Beoordeel het risico opnieuw nadat u vertegenwoordigers hebt toegevoegd. Een hoger risiconiveau vraagt om extra stappen.

Wwft-checklist met de extra stappen die nodig zijn na een verhoging van het risiconiveau.

UBO

Stel bij cliënten die een rechtspersoon zijn de uiteindelijk belanghebbende (UBO) vast: een natuurlijk persoon die aan een of meer van de volgende criteria voldoet:

• heeft een belang van meer dan 25 procent in het kapitaal van de entiteit;
• kan meer dan 25 procent van de stemrechten in de algemene vergadering uitoefenen;
• heeft feitelijke zeggenschap over de entiteit;
• is begunstigde van 25 procent of meer van het kapitaal van de entiteit of van een trust;
• heeft bijzondere zeggenschap over 25 procent of meer van het kapitaal van de entiteit.

Stel de identiteit van de UBO vast en controleer deze, en leg vast hoe u dat hebt gedaan. Welke controle nodig is, hangt af van het ingeschatte risico:

Verlaagd risico: een ondertekende verklaring waarin de identiteit van de UBO wordt bevestigd, is voldoende.

Normaal of verhoogd risico: raadpleeg de Kamer van Koophandel, vraag collega's in het land van herkomst van de UBO, zoek op internet, of besteed het onderzoek uit aan een gespecialiseerd bureau.

PEP

Stel vast of de cliënt of de uiteindelijk belanghebbende een politiek prominente persoon (PEP) is. Politiek prominente personen die in Nederland wonen of de Nederlandse nationaliteit hebben, vallen hier niet onder.

Tot de PEP's behoren natuurlijke personen die een van de volgende publieke functies bekleden of hebben bekleed:

• staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen;
• parlementsleden;
• leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere hoge rechterlijke instanties tegen wier uitspraken geen verder beroep openstaat;
• leden van rekenkamers of van de directies van centrale banken;
• ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge officieren van de krijgsmacht;
• leden van de bestuurs-, leidinggevende of toezichthoudende organen van staatsbedrijven.

Tot de PEP's behoren ook de volgende directe familieleden:

• echtgenoot;
• partner die naar nationaal recht met een echtgenoot gelijk wordt gesteld;
• kinderen en hun echtgenoten of partners;
• ouders.

Tot de PEP's behoren ook de volgende naaste geassocieerden:

• natuurlijke personen die samen met de PEP of namens de PEP de uiteindelijk belanghebbenden van een rechtspersoon zijn, of die op een andere manier nauwe zakelijke relaties met de PEP hebben;
• enige uiteindelijk belanghebbenden van een rechtspersoon die is opgericht ten behoeve van de PEP.

Belangrijk: Als er een PEP bij betrokken is, geldt altijd een verhoogd risico en is verscherpt cliëntenonderzoek nodig. Leg elke PEP-controle vast, ook als u vaststelt dat de cliënt geen PEP is.

Een cliënt toevoegen

Voeg eventueel een andere cliënt aan het dossier toe. De gegevens van die cliënt worden automatisch overgenomen. Herhaal de stappen hierboven voor de nieuwe cliënt en voeg de gevraagde documenten toe.

Als u alle stappen hierboven hebt doorlopen, is de Wwft-controle afgerond.

Dossiers vooraf op Wwft-plichtig zetten

Onder Instellingen → Lijsten → Dossiertypes kunt u voor bepaalde dossiertypes vooraf instellen dat de Wwft van toepassing is.

Documenten downloaden

Moet u de verzamelde documenten aanleveren, bijvoorbeeld bij een compliancecontrole? Dan downloadt u alle dossiers met de bijbehorende documenten, per dossier of in bulk als zip-bestand.