Cliëntenonderzoek

Advocaten die diensten verlenen die onder de Wwft vallen, zijn verplicht een cliëntenonderzoek te starten en deze gegevens vast te leggen in hun administratie.

Legalsense bevat een uitgebreide module om de gegevens van het cliëntenonderzoek vast te leggen. De module is een standaard onderdeel van Legalsense en kan op verzoek gratis worden ingeschakeld.

Dit vastleggen gebeurt door middel van een Wwft-checklist. Voor de Wwft check is in Legalsense een apart scherm opgenomen. Dit scherm vindt u onder Cliënten » Wwft

U krijgt nu een WWFT Zaken Overzicht. Hier ziet u welke dossiers reeds gecontroleerd zijn en (in het geval dat u dit heeft aangegeven) wanneer er een volgende controle moet plaatsvinden.

Wwft check

Uit het WWFT zaken overzicht kunt u een dossier kiezen wat u wilt onderwerpen aan de Wwft check. Dit doet u door op het dossiernummer te klikken. In het scherm wat nu opent ziet u naast een aantal basisgegevens van het dossier een aantal gele attendering/informatie blokken. Deze blokken openen automatisch en geven aan dat er (een aantal) stappen ondernomen moeten worden en welke aandachtspunten er zijn. Deze gele blokken sluiten zodra de stap gedaan is of de bijbehorende documenten zijn toegevoegd.

Wwft plicht: Ja/Nee

De eerste stap is om aan te geven of er een Wwft plicht is. Indien er een Wwft plicht is kiest u voor Ja. Nu moet u een omschrijving van de relatie of transactie beschrijven (deze verklaring is verplicht) dit doet u door op de knop Bewerken te drukken.Het veld Laatste controle op de relatie is een optioneel veld. U bent niet verplicht hier een datum in te vullen. Het is echter verstandig en noodzakelijk dat u periodiek toetst of de cliënt nog voldoet aan de risicocategorie, zoals die is vastgesteld bij aanvang van de dienstverlening.(immers de aard van dienstverlening kan veranderen en daardoor de Wwft verplichting ook) Daarom kunt u hier een reminder instellen voor een volgend controlemoment. 

Indien u Nee kiest zal er actief om een verklaring gevraagd worden waarom dit niet zo is (deze verklaring is verplicht). Het veld Laatste controle op de relatie is een optioneel veld. U bent niet verplicht hier een datum in te vullen. Het is echter verstandig en noodzakelijk dat u periodiek toetst of de cliënt nog voldoet aan de risicocategorie, zoals die is vastgesteld bij aanvang van de dienstverlening.(immers de aard van dienstverlening kan veranderen en daardoor kan er wel een Wwft verplichting ontstaan) Daarom kunt u hier een reminder instellen voor een volgend controlemoment.

Indien er meerdere dossiers aan een cliënt zijn gekoppeld dan zal Legalsense de gegevens van die cliënt op het dossier overnemen (kopiëren). Het systeem vraagt hiervoor toestemming, u moet hier dus wel controleren of de gegevens ook in het nieuwe dossier nog van toepassing zijn. Indien de gegevens juist zijn kunt u op Accepteer kopie klikken.

Rechtsvorm

De rechtsvorm staat standaard op onbekend. U kunt dit wijzigen door op de knop bewerken te klikken. Maak een keuze uit een van de rechtsvormen en kies voor opslaan. 

Afhankelijk van welke rechtsvorm u kiest, moet u verschillende documenten bijvoegen. Het systeem geeft aan welke documenten u nog moet aanleveren (in de gele blokken). 

Niveau van cliëntrisico 

Kies hier de risicocategorie waarin de relatie/transactie met de cliënt valt. De Wwft check in Legalsense heeft hier twee opties voor:

 Kiest u voor een verlaagd risico, dan heeft u een document nodig die dat bewijst. Voor natuurlijke personen is een kopie van het identiteitsbewijs vaak voldoende, mits de kopie door de advocaat is gemaakt. Voor rechtspersonen is een uittreksel uit de KvK voldoende, mits dit door de advocaat zelf is opgevraagd.

Kiest u voor een Normaal/verhoogd risico dan is het afhankelijk van welke rechtsvorm u heeft gekozen welke verschillende documenten nog bijgevoegd moeten worden. Het systeem geeft aan welke documenten u nog moet aanleveren (in de gele blokken).

Documenten toevoegen

U kunt vrij eenvoudig documenten toevoegen. Door op de knop toevoegen te klikken opent een nieuw scherm. U kunt overigens alleen documenten in PDF formaat toevoegen.

Internet search

Aanvullende informatie met betrekking tot de cliënt kan tegenwoordig betrekkelijk eenvoudig via het internet worden gevonden. Deze informatie is misschien niet altijd voldoende, maar kan wel een beeld geven van de cliënt.

Vertegenwoordigers

Geef aan of er een vertegenwoordiger is (of meerdere) en of het een Bestuurder of Gevolmachtigde betreft. Wanneer deze allemaal zijn aangegeven kiest u Lijst voltooid. Indien u dit later nog wil wijzigen kunt u dit aangeven door Alsnog Bewerken te kiezen. 

Ook moet u bij de vertegenwoordigers ook weer kiezen welke rechtsvorm het betreft. Afhankelijk van welke rechtsvorm u kiest, moet u verschillende documenten bijvoegen. Het systeem geeft aan welke documenten u nog moet aanleveren (in de gele blokken).

UBO

Indien de cliënt een rechtspersoon is, dient u de uiteindelijk belanghebbende (Ultimate Benificial Owner of UBO) van de rechtspersoon te achterhalen en de identificeren. Een UBO is een natuurlijk persoon die:

• een belang houdt van meer dan 25 procent in het kapitaal van een cliënt; - meer dan 25 procent van de stemrechten kan uitoefenen in de algemene vergadering van een cliënt;
• feitelijk zeggenschap kan uitoefenen in een cliënt;
• begunstigde van 25 procent of meer van het vermogen van een cliënt of een trust is;
• of een bijzondere zeggenschap heeft over 25 procent of meer van een vermogen van een cliënt.

Identificeer en verifieer de identiteit van de UBO en bewaar deze gegevens in uw administratie. De verificatie van de identiteit van de UBO is afhankelijk van het door u ingeschatte risico:

• bij laag risico kunt u volstaan met een ondertekende verklaring over de juistheid van de identiteit van de uiteindelijk belanghebbende.
• Bij een normaal of hoog risico dient u zelf de Kamer van Koophandel te raadplegen, collega’s (in het land van herkomst) te bevragen, het internet te raadplegen of een onderzoek uit te besteden aan een gespecialiseerd bureau.
  
  

PEP

Stel vast of de cliënt of eventuele uiteindelijk belanghebbende in het buitenland een politiek prominent persoon (Politically Exposed Person of PEP) is. Politiek prominenten personen die in Nederland woonachtig zijn of de Nederlandse nationaliteit beschikken vallen hier niet onder. Politiek prominente personen zijn:

Natuurlijke perso(o)n(en )die een publieke functie bekle(e)d(en) (hebben) Dit zijn:

• staatshoofden, regeringsleiders, ministers en staatssecretarissen;
• parlementsleden;
• leden van hooggerechtshoven, constitutionele hoven en andere hogere rechtelijke instanties die arresten wijzen waartegen geen verder beroep mogelijk is;
• leden van de rekenkamers of directies van centrale banken;
• ambassadeurs, zaakgelastigden en hoge leger officieren;
• leden van bestuursorganen, leidinggevende of toezichthoudende organen van overheidsbedrijven;

Directe familie van de hierboven genoemde personen te weten:

• echtgenoot;
• partner die naar nationaal recht gelijkwaardig is aan een echtgenoot;
• kinderen en hun echtgenoten of partners;
• ouders;

Naast geassocieerden, te weten;

• de natuurlijke persoon die samen met of ten behoeve van de hierboven genoemde politiek prominent persoon de uiteindelijk belanghebbende is van een juridische entiteit of met die persoon nauwe zakelijke relaties heeft;
• of alleen de uiteindelijk belanghebbende is van een juridische entiteit die is opgezet ten behoeve van de feitelijke begunstiging van de hierboven genoemde persoon.

Indien u te maken heeft met een PEP is er altijd sprake van een verhoogd risico en dient een verscherpt cliëntenonderzoek te starten. Leg in uw administratie vast dat u heeft gecontroleerd of u te maken heeft met een PEP, ook als blijkt dat uw cliënt geen PEP is.

Cliënt toevoegen 

Het is mogelijk (optioneel) om een cliënt toe te voegen. De gegevens van die betreffende cliënt worden vervolgens gekopieerd. Wanneer u een cliënt toevoegt zult u alle hiervoor beschreven stappen weer voor de deze betreffende cliënt moeten doorlopen en de gevraagde documenten toe voegen.

Heeft u alle stappen doorlopen? Dan is de Wwft check hiermee compleet. 

Dossiers vooraf instellen op Wwft plicht

Het is mogelijk om vooraf in te stellen of bepaalde dossiers een Wwft plicht hebben. Dit doet u bij Dossiertypes in het tabblad lijsten. Zie: Instellingen

Downloaden

Indien u gevraagd wordt de verzamelde stukken te overleggen (bij een controle) dan is het mogelijk om alle dossiers inclusief de bijbehorende documenten te downloaden. Dit kan per dossier of in bulk (als ZIP bestand).