Conflict check

Voordat u een nieuwe opdracht aanneemt, kunt u in Legalsense controleren of die opdracht tot een belangenconflict zou leiden, bijvoorbeeld omdat uw kantoor al voor de wederpartij optreedt, of omdat een fee earner een persoonlijk of financieel belang bij het dossier heeft. De conflict check van Legalsense zoekt in uw cliënten, dossiers, contacten, gebruikers en crediteuren. Zo ziet u in één oogopslag of een naam die u wilt aannemen al ergens in de gegevens van uw kantoor voorkomt.

Let op: Vul de gegevens van uw cliënten en contacten zo volledig mogelijk in, inclusief alternatieve namen en btw-nummers. Dan werkt de conflict check beter.

Wanneer u een conflict check uitvoert

Voer op elk van deze momenten een conflict check uit:

• Voordat u een nieuwe cliënt of een nieuw dossier aanneemt. Controleer de naam van de beoogde cliënt en, als u die kent, de naam van de wederpartij, voordat u de cliënt of het dossier in Legalsense aanmaakt.
• Wanneer er een nieuwe partij bij een bestaand dossier betrokken raakt. Wordt er na de start een nieuwe wederpartij, een nieuw contact of een andere betrokken partij aan een dossier toegevoegd, bijvoorbeeld omdat er een medegedaagde bijkomt? Controleer dan ook de naam van die partij.
• Wanneer er een nieuwe fee earner bij uw kantoor komt. Wie van elders komt, kan een geschiedenis van cliënten en dossiers meenemen. Controleer de eerdere cliënten en wederpartijen van de nieuwe collega tegen uw eigen cliëntenbestand, voordat de nieuwe collega aan nieuwe dossiers gaat werken.
• Regelmatig, bij langlopende cliënten of dossiers. In de loop van de tijd kunnen er nieuwe wederpartijen en contacten aan een dossier worden toegevoegd. Het is daarom verstandig de controle te herhalen naarmate een dossier vordert, en niet alleen bij de intake.

Een conflict check uitvoeren

1. Ga naar Dossiers → Conflict check.
2. Vul in het zoekveld (een deel van) een naam of een btw-nummer in.
3. Klik op Zoeken. Legalsense zoekt naar lettercombinaties die overeenkomen met de tekst die u hebt ingevuld.

Een zoekopdracht naar “Heuvel” geeft bijvoorbeeld resultaten in vier categorieën: Cliënten, Dossiers, Contacten en Historische conflict gegevens. In dit voorbeeld zijn er geen resultaten bij Gebruikers of Crediteuren.

In één oogopslag ziet u of er sprake is van een belangenconflict.

De pagina met de resultaten van de conflictcheck in Legalsense, met zoekresultaten gegroepeerd in de categorieën Cliënten, Dossiers, Contacten, Gebruikers, Crediteuren en historische gegevens.

Hoe het zoeken werkt

Legalsense vindt niet alleen namen die beginnen met de tekst die u invult. De lettercombinatie mag overal in het veld staan, dus een zoekopdracht naar “cons” kan ook een cliënt “Iconstruct BV” of een contact “Constance de Vries” opleveren. Daarom loont het ook om velden zoals alternatieve namen zo volledig mogelijk in te vullen: hoe meer namen en varianten Legalsense kent, hoe betrouwbaarder een echte overeenkomst naar boven komt.

Er wordt in vijf categorieën gezocht, elk in andere velden:

• Cliënten: de naam en de alternatieve namen van de cliënt, zoals handelsnamen of andere namen waaronder de cliënt bekend is. Een overeenkomst hier betekent dat de gezochte naam zelf een cliënt is, of als handelsnaam van een cliënt bekend is.
• Dossiers: de cliënt van het dossier, de naam of omschrijving ervan (dossiernamen bevatten vaak de naam van de wederpartij, bijvoorbeeld “advies” of de naam van de tegenpartij) en de contacten die bij het dossier horen, zoals wederpartijen. Een overeenkomst met een betrokken contact betekent dat de gezochte naam als partij in een bestaand dossier voorkomt, ook al is het zelf geen cliënt. Dit is vaak het belangrijkste type resultaat om na te lopen: zo ontdekt u dat uw kantoor al optreedt tegen de partij die u wilt aannemen.
• Contacten: de naam van het contact, met het type (bijvoorbeeld debiteur, contactpersoon of wederpartij) en de dossiers waarbij het hoort. Zo ziet u niet alleen dat de naam onder uw contacten voorkomt, maar ook in welke hoedanigheid en bij welk dossier. Daarmee kunt u beoordelen of het echt van belang is voor de opdracht die u controleert.
• Gebruikers: de namen van de gebruikers in uw Legalsense-omgeving. Een overeenkomst hier geeft aan dat de naam van iemand van uw eigen kantoor is. Dat is bijvoorbeeld van belang als een vertegenwoordiger van een vroegere wederpartij inmiddels bij uw organisatie werkt.
• Crediteuren: de naam van een crediteur (leverancier) waarvan uw kantoor verschotten boekt, zoals een koerier of een getuige-deskundige. Een overeenkomst hier wijst minder op een juridisch conflict, en meer op het feit dat de naam in een andere hoedanigheid al bekend is bij uw kantoor.

Omdat de resultaten per categorie zijn gegroepeerd, kunt u snel beoordelen wat voor overeenkomst het is: een bestaande cliënt, een partij in een ander dossier, een contact in een bepaalde rol, een collega of gewoon een leverancier. Daarna beslist u of het om een belangenconflict gaat.

Heeft uw kantoor historische gegevens van vóór Legalsense laten inladen? Dan kan er ook een zesde categorie in de resultaten verschijnen: Historische conflict gegevens. Zie Historische gegevens hieronder.

Historische gegevens

Als uw kantoor vanuit een ander systeem is overgestapt op Legalsense, importeert Legalsense meestal alleen uw recente, actieve dossiers, cliënten en contacten als gewone gegevens. Oudere dossiers en cliënten worden meestal niet volledig overgezet. Wilt u die oudere geschiedenis toch kunnen controleren op conflicten? Vraag Legalsense dan om deze in te laden als aparte historische gegevens.

Let op: Het inladen van historische gegevens is geen import die u zelf uitvoert. Vraag uw contactpersoon bij Legalsense om dit in te richten, meestal als onderdeel van de overstap vanuit een ander systeem.

Zodra deze gegevens zijn ingeladen, zoekt een conflict check er ook in. Overeenkomsten verschijnen dan in een eigen categorie, Historische conflict gegevens, naast Cliënten, Dossiers, Contacten, Gebruikers en Crediteuren. Legalsense toont deze categorie altijd in uw resultaten als uw kantoor historische gegevens heeft, ook als er bij de huidige zoekopdracht niets in overeenkomt.

Bij historische gegevens wordt gezocht in het dossiernummer, de dossiernaam, de naam en het nummer van de cliënt, het archiefnummer, de omschrijving en de vrije tekstvelden met contacten. Dit is een eenvoudigere zoekopdracht op één tekstfragment, in plaats van het zoeken in meerdere velden dat voor uw gewone cliënten, dossiers en contacten wordt gebruikt.

De pagina met de resultaten van de conflictcheck, met een overeenkomst in de aparte categorie historische gegevens.

Klik op een gevonden dossiernummer om de detailpagina van het record te openen. Deze pagina toont alleen de eenvoudige, geïmporteerde informatie van dat record, zoals dossier- en cliëntnummers en -namen, datums, verantwoordelijken en contacten, en alleen de velden die bij het inladen daadwerkelijk zijn ingevuld. Omdat een historisch record niet aan een actuele cliënt of een actueel dossier is gekoppeld, kunt u er niet vanuit doorklikken naar de tijdregels, declaraties of huidige status van een dossier. Zie een overeenkomst hier als aanwijzing die u zelf verder uitzoekt aan de hand van de getoonde informatie, en niet als actueel record waarmee u direct verder kunt.

Detailpagina van historische gegevens, met de eenvoudige dossier- en cliëntinformatie die voor een record is geïmporteerd.

De resultaten exporteren naar pdf

Klik op de knop Exporteren om een pdf te downloaden met een overzicht van het resultaat van de conflict check.

De rapportpagina van de conflictcheck, met de knoppen voor zoeken en exporteren.

De export volgt wat er op het scherm staat: voor elke categorie met een overeenkomst toont de pdf dezelfde records met hetzelfde detailniveau, bijvoorbeeld:

• Cliënten: nummer, naam, datum, accountmanager, gerelateerde cliënten (moeder- en dochtercliënten), alternatieve namen en tags.
• Dossiers: nummer, cliënt, dossiernaam, datum, verantwoordelijk advocaat, gerelateerde contacten en hun rol, de datum van de meest recente tijdregel, referentie en tags.
• Contacten: naam, type, KvK-, btw- of identificatienummer, accountmanager, gerelateerde dossiers en de relatie met elk dossier, een fragment van eventuele opmerkingen, en tags.
• Gebruikers: naam, status en laatste login.
• Crediteuren: naam (alleen als uw kantoor de functie voor crediteuren gebruikt).
• Historische conflict gegevens: dossiernummer, cliënt, dossiernaam, dossierdatum en verantwoordelijke, en gerelateerde contacten, als die bekend zijn.

Onderaan de pdf legt Legalsense de zoekopdracht zelf vast: de zoekterm die u hebt ingevuld, wie de zoekopdracht heeft uitgevoerd en wanneer. Zo wordt de export een vastlegging waar u later op kunt terugvallen: die laat niet alleen zien wat u hebt gevonden, maar ook dat u hebt gezocht.

De regel onderaan een geëxporteerde pdf van de conflict check, met de zoekterm, wie de zoekopdracht heeft uitgevoerd en wanneer.

Een document bewaren als bewijs van de controle

Een conflict check is alleen bruikbaar als bewijs als u later kunt aantonen dat u die hebt uitgevoerd. We raden de volgende werkwijze aan:

1. Voer een of meer zoekopdrachten uit voor de opdracht, bijvoorbeeld op de naam van de beoogde cliënt, de naam van de wederpartij en een bedrijfsnummer zoals een btw- of KvK-nummer. Met aparte, gerichte zoekopdrachten kunt u achteraf makkelijker aantonen dat u alles hebt gecontroleerd wat relevant is.
2. Exporteer de resultaten van elke zoekopdracht naar pdf, zoals hierboven beschreven.
3. Bewaar de pdf als bewijs dat u de controle hebt uitgevoerd. Sla hem op in het eigen dossier van de cliënt of het dossier, bijvoorbeeld in een KYC-map bij andere opdrachtdocumenten, of upload hem als document in het onderdeel KYC en Compliance van de cliënt of het dossier. In het artikel ↪ KYC en compliance leest u hoe u daar documenten toevoegt en ordent.

Als u de geëxporteerde pdf's zo bewaart, hebt u een gedateerd en herleidbaar overzicht van elke conflict check die u voor een opdracht hebt uitgevoerd, naast uw andere KYC- en compliancedocumentatie.