NetDocuments

Legalsense heeft een koppeling met ⧉ NetDocuments, een documentmanagementsysteem in de cloud waarmee advocatenkantoren juridische dossiers en andere ondersteunende documenten beheren. Met deze koppeling synchroniseert u dossiers, cliënten en eventueel declaraties uit Legalsense met NetDocuments. Zo verloopt uw werk soepeler en hebt u minder handmatige administratie.

Dit artikel legt uit hoe u de koppeling instelt en hoe u de extra koppelingsfuncties gebruikt die uw werkwijze verder uitbreiden. Stelt u de koppeling voor het eerst in? Lees dan ook het onderdeel Uitgebreide koppelingsfuncties, zodat u de basiskoppeling en de extra functies in één keer kunt instellen.

Let op: Bent u nieuw met NetDocuments? De NetDocuments-woordenlijst aan het eind van dit artikel legt de gebruikte termen uit.

De NetDocuments-koppeling instellen

Stap 1: De benodigde gegevens verzamelen

Neem contact op met Legalsense Support om de NetDocuments-koppeling in te schakelen en te configureren. Support vraagt u om de volgende gegevens.

1. De ID van uw NetDocuments-repository. Deze vindt u in de Admin Console van NetDocuments onder Admin → ☰ → Information and Settings. Admin is het menu rechtsboven onder uw naam en ☰ is het menu linksboven. De repository-ID staat als ID in het onderdeel General.

NetDocuments Admin Console, met de plek waar u het onderdeel Informatie en Instellingen vindt

NetDocuments Admin Console, sectie "Algemeen", met het repository-ID.

2. Uw standaardcabinet-ID. Open in NetDocuments (niet in de Admin Console) het cabinet dat u als standaard wilt gebruiken en kijk naar de adresbalk. Het cabinet-ID is het laatste deel van de URL en begint met NG-, bijvoorbeeld: https://eu.netdocuments.com/neWeb2/cabinet/NG-AB12CD34. In dit voorbeeld is NG-AB12CD34 het cabinet-ID.

3. Het ID van het Profile-attribuut Cliënt. U vindt dit op een van twee plaatsen: in de lijst met alle Profile-attributen op de beheerpagina van het cabinet, onder Configurable Document Attributes (de ID's staan tussen haakjes), of in de Admin Console onder Admin → Profile attributes, waar uw handmatige Profile-attributen en hun ID's staan. Hebt u geen Profile-attributen geconfigureerd, neem dan contact op met Legalsense Support.
4. Het ID van het Profile-attribuut Dossier. U vindt dit op dezelfde manier als het Client ID hierboven.

Lijst met eigen Profile attributes in de Admin Console van NetDocuments, met hun ID's.

5. Een contact-e-mailadres. Het adres dat Legalsense moet gebruiken voor correspondentie over uw koppeling, bijvoorbeeld als uw NetDocuments-inloggegevens moeten worden bijgewerkt.

Stap 2: De verbinding autoriseren

Zodra Legalsense Support de integratie heeft ingeschakeld en geconfigureerd, gaat u naar Instellingen → Integraties → NetDocuments. Voor deze pagina hebt u administratorrechten nodig. De configuratietabel is nu ingevuld.

Klik op Nieuw toegangsbewijs om Legalsense toestemming te geven verbinding te maken met uw NetDocuments-repository. U wordt doorgestuurd naar het toestemmingsvenster NetDocuments Login Authorization. Klik op Allow om Legalsense te verbinden met uw NetDocuments-account.

Hoe de integratie werkt

De integratie synchroniseert en werkt cliënt- en dossiergegevens bij van Legalsense naar NetDocuments.

Belangrijk: De synchronisatie werkt in één richting, van Legalsense naar NetDocuments.

Zodra de integratie is ingeschakeld en geconfigureerd, vindt u de cliënten en dossiers die in Legalsense zijn aangemaakt terug als u zoekt in NetDocuments. NetDocuments noemt een dossiergebaseerde weergave van documenten een Workspace: een Legalsense-dossier komt overeen met een Workspace in NetDocuments. Op de dossierpagina in Legalsense ziet u een link naar de NetDocuments-Workspace.

Gesynchroniseerde gegevens

Standaard synchroniseert Legalsense:

• Cliëntnummer, als Client Key in NetDocuments.
• Cliëntnaam, als Client Description in NetDocuments.
• Dossiernummer, als Matter Key in NetDocuments.
• Dossiernaam, als Matter Description in NetDocuments.
• Type dossier, als Profile-attribuut Type in NetDocuments. U definieert dossiertypes in Legalsense via Instellingen → Lijsten → Dossiertypes. Zo kunt u binnen NetDocuments verschillende Workspace-templates toepassen. Hebt u bijvoorbeeld het dossiertype Faillissement en is dit in NetDocuments ook ingesteld als Workspace-template, dan past Legalsense die template toe wanneer het de Workspace aanmaakt.

Let op: Legalsense past een Workspace-template alleen toe op het moment dat de Workspace wordt aangemaakt, niet daarna.

Synchronisatieproces

Legalsense stuurt een cliënt of dossier naar NetDocuments zodra u het in Legalsense opslaat. Er zit dus nauwelijks vertraging tussen het bewerken van een dossier of cliënt en het terugvinden van de wijziging in NetDocuments. Er is geen geplande synchronisatie tussendoor: als een item niet kan worden verzonden, blijft het in de wachtrij staan tot het opnieuw wordt verzonden, bijvoorbeeld wanneer u de cliënt of het dossier opnieuw opslaat of op Synchroniseer element klikt.

Om de synchronisatie in Legalsense te volgen, gaat u naar Instellingen → Integraties → NetDocuments → Wachtrij. Zodra Legalsense een item succesvol heeft verwerkt, verschuift het naar de lijst Gesynchroniseerd.

Wachtrij van NetDocuments in Legalsense, met de items die op synchronisatie wachten en de lijst “Gesynchroniseerd”.

Uitgebreide koppelingsfuncties

De koppeling gaat verder dan de basissynchronisatie van gegevens die hierboven is beschreven. Wilt u een van de functies hieronder gebruiken? Neem dan eerst contact op met Legalsense Support.

Synchronisatie van declaraties

Als extra functie kan Legalsense gefinaliseerde declaraties synchroniseren naar de Workspace van het bijbehorende dossier in NetDocuments, met ondersteuning voor eigen documenttypes of opslag in een map.

Let op: Een declaratie die bij meerdere dossiers hoort, slaat Legalsense op in de Workspace van elk betrokken dossier.

Wilt u dat Legalsense alle declaraties uploadt naar een bepaalde map in een NetDocuments-cabinet? Geef Legalsense Support dan de naam van die map. Geeft u geen map op, dan zet Legalsense bij het synchroniseren het DocType-attribuut van de declaratie op Invoice, zodat u documenten makkelijker terugvindt.

Gesynchroniseerde en uitgestelde sluiting van dossiers

Legalsense kan het archiveren van cliënten of dossiers synchroniseren met uw NetDocuments-omgeving: de bijbehorende cliënten of dossiers krijgen in NetDocuments de status gesloten. Neem contact op met Legalsense Support om deze functie in te schakelen.

U kunt de sluitingsdatum in NetDocuments ook uitstellen ten opzichte van de archiveringsdatum in Legalsense. Zo ontstaat een periode waarin wijzigingen in NetDocuments nog mogelijk zijn nadat u een cliënt of dossier in Legalsense hebt gearchiveerd. Wilt u dit? Laat Legalsense Support dan weten hoeveel dagen het uitstel moet zijn.

Chinese wall

Voor kantoren met zowel een advocatuur- als een notarispraktijk ondersteunt deze koppeling het scheiden van de toegang tussen de praktijken, in lijn met de wettelijke eisen (zie het artikel ↪ Chinese walls). Neem contact op met Legalsense Support om deze functie in te schakelen.

U realiseert de scheiding met aparte cabinets voor advocaten- en notarisdossiers. De configuratie van de NetDocuments-koppeling heeft daarvoor extra gegevens nodig. Legalsense Support vraagt om:

1. De ID van het advocatencabinet. Ga naar het cabinet dat uw advocaten gebruiken en kopieer de URL. De cabinet-ID staat aan het eind. Zie stap 1.2 hierboven voor een uitgebreidere uitleg.
2. De ID van het Matter Profile attribute voor advocaten. Deze vindt u op dezelfde manier als de ID van het Matter Profile attribute in stap 1.4 hierboven.
3. De ID van het notariscabinet. Ga naar het cabinet dat uw notarissen gebruiken en kopieer de URL. De cabinet-ID staat aan het eind.
4. De ID van het Matter Profile attribute voor notarissen. Deze vindt u op dezelfde manier als de ID van het Matter Profile attribute voor advocaten hierboven.

Beheer van Workspace-toegang

In Legalsense kunt u de toegang tot een dossier beheren door te kiezen welke gebruikers er toegang toe hebben. Is deze functie ingeschakeld, dan kunt u het type toegang op een dossier instellen: toegang voor iedereen, of alleen voor gebruikers die u expliciet kiest. Deze toegang per gebruiker kan ook worden overgenomen in uw NetDocuments-omgeving.

Neem contact op met Legalsense Support voor hulp bij het inschakelen van deze functie. Lees de onderdelen hieronder voordat u het beheer van Workspace-toegang configureert, want u moet een aantal keuzes maken.

Gebruikers koppelen

Voor een goede werking moeten gebruikers in Legalsense ook in NetDocuments bestaan. Legalsense koppelt gebruikers op basis van hun e-mailadres, dus de adressen moeten in beide systemen precies gelijk zijn.

Belangrijk: Legalsense maakt geen gebruikers aan in NetDocuments. Legalsense gaat ervan uit dat elke Legalsense-gebruiker met toegang tot een dossier al in NetDocuments bestaat.

Bij het synchroniseren van dossiers controleert Legalsense of de Legalsense-gebruikers ook in NetDocuments bestaan. Ontbreekt een gebruiker, dan stuurt Legalsense een melding naar het e-mailadres voor contact uit de configuratie.

Access Control List

In NetDocuments wordt de toegang tot een Workspace en de mappen en documenten daarin beheerd met een Access Control List (ACL) met de volgende niveaus:

Schakel in de NetDocuments-configuratie in Legalsense Workspace toegang beheren in en kies een Dossiertoegangsniveau. Daarmee bepaalt u welk ACL-niveau in NetDocuments geldt voor Workspaces en de documenten daarin.

NetDocuments-configuratie in Legalsense, met de instellingen “Workspace toegang beheren” en “Dossiertoegangsniveau”.

Om de ACL af te dwingen, maakt NetDocuments gebruikersgroepen aan die bepalen welke gebruikers bij welke informatie kunnen, en op welk niveau. Naast het toegangsniveau voor de Workspaces en documenten van uw dossiers kiest u bij Workspace strategie beheren hoe Legalsense de ACL van een Workspace beheert:

• Vervang: de toegangsrechten die in Legalsense zijn vastgelegd, vervangen de bestaande gebruikersgroepen in NetDocuments.
• Toevoegen: Legalsense laat de bestaande gebruikersgroepen in NetDocuments staan en voegt een extra gebruikersgroep toe met de toegangsrechten die in Legalsense zijn vastgelegd.

Stel bijvoorbeeld dat u het beheer van Workspace-toegang hebt ingeschakeld in de configuratie van de NetDocuments-koppeling. Op basis van de gebruikers die in Legalsense voor een dossier zijn gekozen, maakt NetDocuments een gebruikersgroep aan met de naam Notaries.

Met de strategie Vervang krijgen alleen leden van Notaries toegang tot de Workspace van het dossier in NetDocuments. Legalsense verwijdert alle andere gebruikers die vóór de synchronisatie toegang hadden in NetDocuments en niet voldoen aan de regels in Legalsense. Wijken uw ACL-instellingen in NetDocuments af van het toegangsniveau dat in Legalsense is gekozen? Dan overschrijft Legalsense ook de bestaande instellingen. Met de strategie Vervang wordt Legalsense dus de primaire bron voor de toegang van gebruikers tot de Workspace van een dossier en de documenten daarin in NetDocuments.

Met de strategie Toevoegen blijven de bestaande toegangsrechten en instellingen voor het toegangsniveau behouden, en overschrijft de gebruikersgroep Notaries de bestaande regels niet.

Koppeling op maat

Legalsense biedt koppelingen op maat voor de specifieke behoeften van uw kantoor, zoals extra cabinets op basis van dossiertype of andere criteria, en het automatisch aanmaken van algemene dossiers voor nieuwe cliënten. Verzoeken op maat vragen om een eerste beoordeling en kunnen extra werk met zich meebrengen. Een consultant van Legalsense bespreekt dit met u. Neem contact op met Legalsense Support voor meer informatie of om uw wensen voor de koppeling te bespreken.

NetDocuments-woordenlijst

NetDocuments gebruikt andere termen dan Legalsense. De volgende tabel toont de relevante termen en waar ze in NetDocuments naar verwijzen.

Problemen oplossen

Wijzigingen komen niet aan in NetDocuments

Legalsense stuurt een cliënt of dossier naar NetDocuments wanneer u het opslaat. Komen wijzigingen niet aan? Controleer dan het volgende:

1. Controleer uw e-mail. Is de verbinding verlopen, dan stuurt Legalsense een e-mail naar het e-mailadres voor contact uit de configuratie, met het onderwerp Legalsense moet opnieuw toegang worden geboden tot NetDocuments. Dit kan automatisch eens per jaar gebeuren, of nadat uw NetDocuments-omgeving opnieuw is ingericht.
2. Om de verbinding te vernieuwen, gaat u naar Instellingen → Integraties → NetDocuments → Configuratie, klikt u op Nieuw toegangsbewijs en klikt u in NetDocuments op Allow.
3. Ga naar Instellingen → Integraties → NetDocuments → Wachtrij om te zien welke items nog wachten. Klik op Synchroniseer element om een item opnieuw te versturen.
4. Bekijk eventuele waarschuwingsmails van Legalsense. Daarin staat bijvoorbeeld dat een Legalsense-gebruiker niet in NetDocuments is gevonden, of dat het documenttype voor declaraties niet bestaat in NetDocuments. Zorg dat het e-mailadres van de gebruiker in beide systemen hetzelfde is. Zie Gebruikers koppelen.

Dubbele Workspaces

Koppelt u een bestaande NetDocuments-installatie voor het eerst aan Legalsense, dan weet Legalsense mogelijk niet precies welke bestaande Workspaces bij welke Legalsense-dossiers horen. Er kan dan een dubbele Workspace ontstaan. U voorkomt dit door onze migratieconsultant een nauwkeurige lijst te geven van welke Workspaces bij welke dossiers horen, bij voorkeur als spreadsheet met deze kolommen:

1. De ID van de Workspace in NetDocuments (een waarde met het teken !).
2. De naam, het nummer of de ID van het dossier in Legalsense.

Levert u deze lijst niet aan, of staan er fouten in? Dan probeert Legalsense toch met de juiste Workspace te synchroniseren door de dossiernaam in Legalsense te vergelijken met de naam van de Workspace in NetDocuments. Lukt dat niet en maakt Legalsense een dubbele Workspace aan? Neem dan contact op met Legalsense Support en geef de ID door van de Workspace die u oorspronkelijk wilde gebruiken.

Dubbele items kunnen ook ontstaan nadat u een cliënt- of dossiernummer hebt gewijzigd. NetDocuments herkent cliënten en dossiers aan hun nummer. Een nieuw nummer levert dus een nieuw item op, en het item met het oude nummer blijft bestaan.

Belangrijk: Wijzig liever geen cliënt- of dossiernummers nadat ze zijn gesynchroniseerd. Neem contact op met Legalsense Support om dubbele Workspaces op te ruimen.

Verbindingsfouten

Soms kan Legalsense de servers van NetDocuments niet bereiken door een verbindingsfout. De wachtrij wordt dan steeds langer, en wijzigingen die u in Legalsense maakt, worden niet meer direct in NetDocuments verwerkt. Deze fouten zijn meestal tijdelijk en lossen zichzelf op. Blijft een item in de wachtrij staan? Klik dan op Synchroniseer element ernaast.

Is de verbinding verlopen? Volg dan de stappen in Wijzigingen komen niet aan in NetDocuments. Andere fouten, zoals serverstoringen of bugs, merkt ons monitoringteam op en lost het op. Hebt u vragen? Neem dan contact op met Legalsense Support.