Legalsense biedt een integratie met NetDocuments (netdocuments.com), een 'document management systeem' dat wordt gebruikt door advocatenkantoren voor het beheren van dossiers en andere ondersteunende documenten.
Met deze integratie kunt u Legalsense dossiers, cliënten en, optioneel, declaraties synchroniseren met NetDocuments, wat zorgt voor een naadloze workflow, verbeterde efficiëntie en administratieve vereenvoudiging.
Dit artikel legt uit hoe u Legalsense kunt integreren met NetDocuments. Het legt ook uit hoe u gebruik kunt maken van extra integratiefuncties die uw workflow zullen verbeteren.
Als u de integratie voor de eerste keer instelt, raadpleeg dan het hoofdstuk “Geavanceerde Integratiefuncties”. Dit helpt u om de basisintegratie en de extra functies in één stap op de juiste manier in te stellen.
Tip! Als u niet bekend bent met NetDocuments, overweeg dan eerst om naar het woordenboek onderaan de pagina te gaan. |
Inhoudsopgave
Instellen NetDocuments integratie
Voordat u begint, is het essentieel om aan de volgende vereisten te voldoen:
- Een actief account op Legalsense met beheerdersrechten
- Een actief account op NetDocuments met beheerdersrechten
Stap 1
Neem contact op met de Legalsense support om te helpen bij het inschakelen en configureren van de NetDocuments-integratie. U wordt gevraagd de volgende informatie aan Legalsense Support te verstrekken.
1. Uw NetDocuments Repository ID
Uw Repository ID kunt u terugvinden in de Admin Console, hier komt u via:
(1) “Admin” in de dropdown in de rechter boven hoek, onder uw naam > (2) hamburger menu in de linker boven hoek > (3) “Information and Settings”
Repository ID, genoemd als ID, in de “General” sectie.
2. Uw default Cabinet ID
Om deze ID te verkrijgen, kopieer de URL van het gewenste Cabinet. De Cabinet ID staat aan het einde van de URL.
3. Profile attribute "Client" ID
De “Client” profile attribute ID kan op twee plaatsen gevonden worden.
Een lijst van alle profile attributes is beschikbaar op de Cabinet administratiepagina onder “Configurable Document Attributes.” De ID's staan tussen haakjes. Als u geen Profile attributen hebt geconfigureerd, kunt u contact opnemen met de Legalsense support.
Of, u kunt de Admin Console navigeren door te gaan naar: (1) “Admin” in het dropdownmenu rechtsboven, onder je naam > (2) het hamburgermenu linksboven > (3) “Profile attributes” U zult een lijst zien van uw aangepaste profile attributes, inclusief hun ID's.
4. Profile attribute "Matter" ID
De “Matter” profile attribute ID kan op twee plaatsen gevonden worden.
Een lijst van alle profile attributes is beschikbaar op de Cabinet administratiepagina onder “Configurable Document Attributes.” De ID's staan tussen haakjes. Voor de visuele uitleg kunt u de afbeeldingen hierboven bij de "Client" ID bekijken. Als u geen Profile attributen hebt geconfigureerd, kunt u contact opnemen met de Legalsense support.
Of, u kunt de Admin Console navigeren door te gaan naar: (1) “Admin” in het dropdownmenu rechtsboven, onder je naam > (2) het hamburgermenu linksboven > (3) “Profile attributes” U zult een lijst zien van uw aangepaste profile attributes, inclusief hun ID's.
5. Contact e-mail adres
Het e-mailadres dat u wilt gebruiken voor correspondentie met betrekking tot uw integratie. Bijvoorbeeld, Legalsense kan u een e-mail sturen als de NetDocuments credentials vervangen dienen te worden.
Stap 2
Zodra de functionaliteit is ingeschakeld en de integratie is geconfigureerd, kunt u naar Instellingen > Integraties > NetDocuments navigeren en zien dat de configuratietabel is ingevuld. U heeft de Admin rechten nodig om deze pagina te kunnen openen.
Vervolgens dient u Legalsense te autoriseren om verbinding te maken met uw NetDocuments-repository door op de knop “Authenticatiecode ophalen” te klikken. Dit zal u doorsturen naar het toestemmingsdialoogvenster “NetDocuments Login Authorization” (een NetDocuments URL). Klik op “Toestaan” om Legalsense verbinding te laten maken met uw NetDocuments-account.
Hoe werkt de integratie
De Legalsense integratie met NetDocuments is bedoeld om cliënt- en dossierinformatie van Legalsense naar NetDocuments te synchroniseren en bij te werken.
Belangrijk! De synchronisatie werkt in één richting, van Legalsense naar NetDocuments. |
Als de integratie is ingeschakeld en geconfigureerd, kunt u de cliënten en dossiers die in Legalsense zijn aangemaakt, terugvinden bij het uitvoeren van zoekopdrachten in NetDocuments.
In NetDocuments wordt een documentweergave op basis van een dossier een "Workspace" genoemd. Een Legalsense dossier komt in wezen overeen met een workspace in NetDocuments. Op de dossierpagina in Legalsense kunt u een link naar de NetDocuments Workspace zien.
Synchronisatie data
Data dat standaard wordt gesynchroniseerd betreft:
-
Cliënt Nummer - Client Key in NetDocuments
-
Cliënt Naam - Client Description in NetDocuments
-
Dossier Nummer - Matter Key in NetDocuments
-
Dossier Naam - Matter Description in NetDocuments
-
Dossier Type - Type in NetDocuments. De "Dossier Types" die u kunt definiëren in Legalsense (Instellingen > Lijsten > Dossier Types), worden ook gesynchroniseerd met de NetDocuments Matter-Workspaces – specifiek als een profile attribute "Type". Dit kan worden gebruikt om verschillende workspace templates binnen NetDocuments toe te passen. Bijvoorbeeld, als u een dossier type 'Insolventie' hebt en u hebt dit ook ingesteld als een workspace template in NetDocuments, zal dit workspace template worden toegepast in de workspace bij het aanmaken. Let op: Dit gebeurt alleen wanneer de workspace wordt aangemaakt!
Synchronisatie proces
Gezien de synchronisatie als een continu achtergrondproces draait, zullen er minimale vertragingen zijn tussen het bewerken van een dossier of cliënt in Legalsense en het vinden ervan in NetDocuments.
U kunt de synchronisatie in Legalsense volgen door naar 'Instellingen' - 'Integraties' - 'NetDocuments' - 'Wachtrij' te navigeren. Na succesvolle verwerking worden de items verplaatst naar de lijst 'Gesynchroniseerd'.
Geavanceerde integratiefuncties
De integratie tussen Legalsense en NetDocuments gaat verder dan de essentiële gegevenssynchronisatie en biedt extra functionaliteiten voor een verbeterde werking.
Om één van de onderstaande functies te gebruiken, neem dan eerst contact op met de Legalsense ondersteuning.
Declaratie synchronisatie
Als een extra functionaliteit kunnen declaraties van Legalsense naar NetDocuments gesynchroniseerd worden. Neem contact op met Legalsense support om deze functie in te schakelen.
Declaraties die binnen Legalsense zijn afgerond, worden gesynchroniseerd naar het bijbehorende Dossier-Workspace in NetDocuments, met ondersteuning voor aangepaste documenttypes of mappenopslag.
Let op! Een declaratie gebaseerd op meerdere dossiers, wordt in ieder bijbehorende dossier workspace opgeslagen. |
Bij synchronisatie is het mogelijk om alle declaraties in een specifieke map binnen een NetDocuments Cabinet te uploaden. Als u ervoor kiest dit te doen, wordt u gevraagd Legalsense Support de naam van deze map door te geven.
Als u ervoor kiest geen map op te geven, wordt bij synchronisatie het DocType-attribute van de declaratie ingesteld op "Invoice" om de documentzoekopdracht te vereenvoudigen.
Synchronisatie van gearchiveerde objecten
Het archiveren van cliënten of dossiers in Legalsense kan gesynchroniseerd worden met uw NetDocuments omgeving – de bijbehorende cliënten of dossiers krijgen de status “closed” in NetDocuments. Om deze functie in te schakelen, neemt u contact op met Legalsense Support.
Het is ook mogelijk om de sluitingsdatum in NetDocuments en de archiveringsdatum in Legalsense te vertragen. Dit creëert een tijdsvenster waarin updates in NetDocuments nog mogelijk zijn, nadat cliënten of dossiers in Legalsense zijn gearchiveerd.
Als u dit wilt inschakelen, heeft Legalsense Support de specificatie van het aantal dagen voor de vertraging nodig.
Chinese Wall compliance
Voor kantoren met een gesplitse praktijk (advocatuur en notariaat) ondersteunt deze integratie de scheiding van toegang tussen de praktijken, in overeenstemming met de regelgeving. Om deze functie in te schakelen, neemt u contact op met Legalsense Support.
Deze scheiding kan worden bereikt door afzonderlijke cabinets te configureren voor de advocatuur en het notariaat, waardoor het nodig is de NetDocuments integratieconfiguratie bij te werken met extra inloggegevens.
Legalsense Support zal het volgende aanvragen:
1. Advocatuur Cabinet ID
Om deze ID te verkrijgen, gaat u naar het Cabinet dat de advocatuur gebruikt en kopieert u de URL. De Cabinet ID bevindt zich aan het einde van de URL.
Voor een meer gedetailleerde uitleg, zie stap 1 punt 2 in het artikel hierboven.
2. Advocatuur "Matter" Profile attribute ID
Advocatuur “Matter” profile attribute ID kan op twee plaatsen gevonden worden.
Een lijst van alle profile attributes is beschikbaar op de Cabinet administratiepagina onder “Configurable Document Attributes.” De ID's staan tussen haakjes. Als u geen Profile attributen hebt geconfigureerd, kunt u contact opnemen met de Legalsense support.
Of, u kunt de Admin Console navigeren door te gaan naar: (1) “Admin” in het dropdownmenu rechtsboven, onder je naam > (2) het hamburgermenu linksboven > (3) “Profile attributes” U zult een lijst zien van uw aangepaste profile attributes, inclusief hun ID's.
3. Notariaat Cabinet ID
Om deze ID te verkrijgen, gaat u naar het Cabinet dat de advocatuur gebruikt en kopieert u de URL. De Cabinet ID bevindt zich aan het einde van de URL.
De instructies zijn gelijk aan die van de advocatuur.
4. Notariaat "Matter" Profile attribute ID
Notariaat “Matter” profile attribute ID kan op twee plaatsen gevonden worden.
Een lijst van alle profile attributes is beschikbaar op de Cabinet administratiepagina onder “Configurable Document Attributes.” De ID's staan tussen haakjes. Als u geen Profile attributen hebt geconfigureerd, kunt u contact opnemen met de Legalsense support.
Of, u kunt de Admin Console navigeren door te gaan naar: (1) “Admin” in het dropdownmenu rechtsboven, onder je naam > (2) het hamburgermenu linksboven > (3) “Profile attributes” U zult een lijst zien van uw aangepaste profile attributes, inclusief hun ID's.
De instructies zijn gelijk aan die van de advocatuur.
Workspace toegang beheer
In Legalsense is het mogelijk om de toegang tot een dossier te beheren door te selecteren welke gebruikers er toegang toe hebben. Als deze functie is ingeschakeld, kunt u het "toegangstype" voor een dossier definiëren, waarbij u kunt kiezen tussen (1) toegang verlenen aan iedereen of (2) instellen zodat alleen expliciet gekozen gebruikers toegang hebben tot het dossier.
Deze per-gebruiker toegang kan ook worden doorgezet naar uw NetDocuments-omgeving.
Neem contact op met Legalsense Support voor hulp bij het inschakelen van deze functies. Bij het configureren van het toegangbeheer voor Matter-Workspace, moet u een aantal keuzes maken. Lees de onderstaande informatie zorgvuldig door om weloverwogen keuzes te maken.
Gebruikers matchen
Om ervoor te zorgen dat deze functionaliteit correct werkt, is het essentieel dat gebruikers in Legalsense ook bestaan in NetDocuments. Legalsense zorgt ervoor dat de juiste gebruiker toegang heeft tot het juiste dossier door de e-mailadressen te matchen. Daarom moeten deze e-mailadressen in beide systemen identiek zijn om ervoor te zorgen dat de gebruiker in Legalsense gekoppeld wordt aan de juiste gebruiker in NetDocuments.
Belangrijk! Legalsense maakt geen gebruikers aan in NetDocuments en gaat ervan uit dat iedere gebruiker met toegang tot een dossier ook een bestaande gebruiker is in NetDocuments. |
Wanneer dossiers worden gesynchroniseerd, wordt gecontroleerd of de gebruikers die in Legalsense bestaan, ook in NetDocuments bestaan. Als een gebruiker ontbreekt, zal er een notificatie e-mail verstuurd worden naar het contact-e-mailadres dat in de configuratie is ingesteld.
Access Control List
In NetDocuments wordt de toegang tot een workspace en de bijbehorende mappen en documenten beheerd op basis van een 'Access Control List' (ACL) met de volgende toegangsniveaus:
VESA | View, edit, share en administer |
VES | View, edit en share |
VE | View en edit |
VS | View en share |
V | View |
In de NetDocuments configuratie in Legalsense heeft u een extra instelling hiervoor, genaamd 'Dossiertoegang spiegelen'. Wanneer u dit wilt gebruiken, kunt u deze aanvinken en heeft u de keuze om aan te geven welk 'Acces Control List' niveau wordt gebruikt voor de dossiers in NetDocuments.
Om de ACL af te dwingen, worden gebruikersgroepen aangemaakt in NetDocuments die bepalen welke gebruikers toegang hebben, welke informatie ze kunnen inzien en op welk niveau.
Naast het toepassen van het toegangsniveau op uw Matter-Workspaces en documenten, moet u een strategie voor het beheren van de workspace ACL kiezen:
- De "Vervang" strategie betekent dat de toegangsrechten die in Legalsense zijn opgegeven de bestaande gebruikersgroepen in NetDocuments zullen vervangen.
- De "Voeg toe" strategie behoudt de bestaande gebruikersgroepen in NetDocuments en voegt een extra gebruikersgroep toe die de toegangsrechten weerspiegelt die in Legalsense zijn gedefinieerd.
Bijvoorbeeld:
U heeft de functie voor het beheren van Workspace-toegang ingeschakeld in de NetDocuments-integratieconfiguratie. Op basis van de geselecteerde gebruikers voor een dossier in Legalsense, wordt een gebruikersgroep "Notaries" aangemaakt in NetDocuments.
Als de "Vervang" strategie is gekozen, krijgen alleen leden van de gebruikersgroep "Notaries" toegang tot de Matter-Workspace in NetDocuments. Andere gebruikers die vóór de synchronisatie toegang tot NetDocuments hadden en niet voldoen aan de regels die in Legalsense zijn gedefinieerd, worden verwijderd. Evenzo, als uw ACL-instellingen verschillen van het toegangslevel dat in Legalsense is gekozen, worden de bestaande instellingen in NetDocuments overschreven. Bij de "Vervang" strategie wordt Legalsense de primaire bron voor het definiëren van gebruikers toegang tot een Matter-Workspace en de documenten in NetDocuments die aan een Legalsense-matter zijn gekoppeld.
Als de "Voeg toe" strategie is gekozen, blijven de bestaande gebruikersrechten en toegangslevelinstellingen behouden, en zal de "Notaries" gebruikersgroep de bestaande regels niet overschrijven.
Aangepaste integratie
Wij bieden op maat gemaakte integratie-opties om te voldoen aan de unieke behoeften van uw kantoor, inclusief, maar niet beperkt tot, extra cabinets op basis van dossier type of andere criteria en de automatische creatie van algemene dossiers voor nieuwe klanten. Aangepaste verzoeken vereisen een voorlopige evaluatie en kunnen extra werk met zich meebrengen, wat besproken zal worden met een Legalsense consultant.
Voor meer informatie of om uw specifieke integratiebehoeften te bespreken, kunt u contact opnemen met Legalsense Support.
Bijlage
NetDocuments woordenboek
NetDocuments terminologie | Definitie |
---|---|
Repository |
Een administratieve entiteit op het hoogste niveau die Cabinets bevat. Het Repository vertegenwoordigt uw NetDocuments-account. |
Cabinets |
Een Cabinet bevat documenten die in mappen georganiseerd kunnen worden. |
Workspaces |
Een specifieke weergave van documenten, in ons geval - een weergave op basis van een dossier, wordt een Workspace genoemd. In wezen komt een Legalsense dossier overeen met een workspace in NetDocuments. |
Profile attributes |
Elk document heeft verschillende attributen die het document beschrijven of identificeren, zoals Klant, Dossier, Auteur, enzovoort. Deze worden profile attributes genoemd. Ze kunnen voor elk document in een Cabinet worden gebruikt en kunnen standaard of aangepast zijn. De Legalsense integratie met NetDocuments maakt gebruik van meerdere aangepaste profile attributes. |
Custom profile attribute: |
Het profile attribute "Client" is functioneel essentieel voor deze integratie. De Client Key komt overeen met het Legalsense cliënttnummer. |
Custom profile attribute: |
Het profile attribute "Matter" is functioneel essentieel voor deze integratie. De Matter Key komt overeen met het Legalsense dossier nummer. |
Custom profile attribute: |
DocType profile attribute beschrijft document types die aangemaakt kunnen worden in NetDocuments. Bijvoorbeeld, Invoices, Correspondence, etc. kunnen een DocType zijn. |
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.