Release 25.03 Maart

Declaratie workflow

De declaratie workflow is een veelgebruikte functionaliteit binnen Legalsense. Deze workflow maakt het mogelijk om het proces van het aanmaken, controleren en versturen van declaraties volledig te digitaliseren. Wijzigingen die tijdens het proces aan de declaratie worden aangebracht, worden vastgelegd in de geschiedenis van de declaratie, zodat u deze later kunt terug zien.

Het proces kan worden geconfigureerd volgens uw voorkeuren, zodat de conceptdeclaratie langs de juiste personen binnen uw organisatie gaat voordat deze wordt verstuurd. De workflow is heringericht om dit proces nog beter aan uw behoeften aan te passen. De volgende opties zijn nu beschikbaar:

• Elke stap heeft dezelfde functionaliteit en bevat nu de optie om ‘Terug naar mij’ te selecteren bij het doorsturen van de taak.
• De workflow bestaat uit minimaal één stap, maar is niet langer beperkt tot drie stappen. Dit maakt het mogelijk om de workflow uit te breiden naar vier of meer stappen.
• Voor elke stap kan een drempelwaarde worden ingesteld in plaats van één waarde die voor alle stappen geldt. Dit geeft u de flexibiliteit om de drempel per stap in het proces of per verantwoordelijke gebruiker in te stellen. De drempelwaarde kan nog steeds op basis van een bedrag of percentage worden ingesteld. Aangezien dit nu per stap kan worden ingesteld, is deze instelling niet meer beschikbaar onder ‘Instellingen’ - ‘Algemeen’ - ‘Systeem’, maar wordt deze beheerd op de achtergrond. Neem contact op met Legalsense support om de drempelwaarde te wijzigen of toe te voegen.
• De toewijzing van verantwoordelijkheid voor elke stap is nu flexibeler. De opties zijn:
  • Een specifieke gebruiker;
  • Een specifieke rol: 'Verantwoordelijke advocaat', ' Verantwoordelijke declaratieproces', Assistent declaratieproces', accountmanager of praktijkgroephoofd; 
  • Een groep van gebruikers: elke gebruikersgroep (ook wel permissiegroep genoemd) die beschikbaar is binnen uw omgeving. 
• De 'Extra controle stap' die wordt geactiveerd wanneer de drempelwaarde is bereikt, kan nu worden ingesteld volgens de bovenstaande opties en hoeft niet meer alleen aan een specifieke gebruiker of praktijkgroephoofd te worden gekoppeld.
• Elke stap kan nu worden toegewezen aan de bovengenoemde opties, wat betekent dat de eerste stap niet meer specifiek aan de ‘Financial Admin’ hoeft te worden gekoppeld.

Voor meer informatie over de declaratie workflow, verwijzen wij u graag door naar ons kennisbank artikel Declaratie workflow

Declaraties

• Op dit moment kunt u de velden 'Declaratiedatum' en 'Boekingsdatum declaratie' van een declaratie in bulk bijwerken via de declaratielijst middels de knop 'Update'. Dit stelt u in staat om de datums te wijzigen naar een andere datum. Er zijn twee opties toegevoegd, 'Verwijder declaratiedatum' en 'Verwijder boekingsdatum', in de pop-up om de datumvelden van alle geselecteerde declaraties leeg te maken.
• De instelling 'UBL bijvoegen', die de mogelijkheid bood om de UBL-bijlage automatisch aan elke declaratie e-mail toe te voegen, is vervangen door een nieuwe instelling 'Declaratie bijlage', die de volgende drie opties heeft: 'PDF', 'PDF + XML in UBL' of 'XML in UBL'. Deze optie kan worden ingesteld via 'Instellingen' - 'Declaratieproces' - 'E-mails' en per debiteur op het dossier en declaratie afzonderlijk. Deze instelling bepaalt welke bijlage standaard automatisch aan de declaratie e-mail wordt toegevoegd bij het verzenden van de declaratie. Het is altijd mogelijk om handmatig bijlagen aan de declaratie e-mail toe te voegen of te verwijderen.

Rapporten

Een extra kolom 'Laatste tijdregel' is toegevoegd aan het budget rapport. Deze kolom toont de datum van de laatste geschreven tijdsregel op het dossier of, in het geval van een budget dat aan een subdossier is gekoppeld, toont het de datum van de laatste geschreven tijdsregel op het subdossier.

Gebruikers

We hebben twee nieuwe bulk update functies toegevoegd aan het gebruikersbeheer. Wanneer u gebruikers selecteert uit de gebruikerslijst, kunt u via de knop 'Meer acties...' vervolgens 'Nieuwe functie' of 'Nieuw target' selecteren. Deze opties stellen u in staat om een nieuwe functie of target voor meerdere gebruikers tegelijk in te stellen. Na het bevestigen van de bulkactie, ontvangt u een melding die u informeert over het succes van de bulkwijziging. Als om een bepaalde reden de functie of target niet aan een geselecteerde gebruiker kon worden toegevoegd, zal de melding ook de reden en de gebruikers die niet konden worden bijgewerkt, vermelden.

APIv3

• Het veld "firm" op het matter endpoint heeft een nieuw format gekregen om de consistentie van het data format in de API te verbeteren. Voorheen werd het veld "firm" ingevuld met de ID van het kantoor dat aan het dossier gekoppeld was (als dit direct was ingesteld), of null (als dit niet direct was ingesteld). Het veld "firm" is nu een object met het volgende format:
  "firm": {"is_derived":true, "representation": {"display_name":"Brouwers & Van Leeuwen", "id":1, "url":"http://domain.legalsense.nl/api/v3/firms/1/"}}
• Het veld 'archived_date' is toegevoegd als extra list field voor de volgende endpoints: Matter endpoint, Contact endpoint, Client endpoint, Submatter endpoint en het Subscription endpoint. 
• Twee velden 'modified_date' en 'created_date' zijn toegevoegd aan het Invoicesection endpoint. Deze twee velden zijn beschikbaar om te filteren door 'modified_date__gte', 'modified_date__lte', 'created_date__lte' en 'created_date__gte'. 
• In de Prices en Invoices endpoints hebben we een filter ‘valid_from’ toegevoegd, die overeenkomt met dezelfde logica als ‘filter_end_date__gte’. Daarnaast is het filter ‘valid_until’ toegevoegd, dat overeenkomt met dezelfde logica als ‘filter_begin_date__lte’.

Overig

Geüploade bestanden, zoals opdrachtbevestigingen of declaratiebijlagen, zijn nu beter beveiligd met een geïntegreerde virusscan. Deze extra beveiligingsmaatregel controleert bestanden op potentiële bedreigingen, waardoor de veiligheid van uw gegevens wordt vergroot.

Voor meer informatie over de functionaliteiten van Legalsense verwijzen wij u graag naar onze kennisbank.