Declaratieworkflow

Met de declaratieworkflow van Legalsense gaan conceptdeclaraties langs een of meer verantwoordelijken ter controle voordat ze naar uw cliënt gaan. De workflow automatiseert dit backofficeproces, verkort de tijd die kantoren aan declareren besteden en laat u op elk moment elke stap en elke wijziging in een conceptdeclaratie volgen.

De declaratieworkflow van Legalsense stuurt elke nieuwe declaratie langs een of meer controleurs voordat deze definitief wordt gemaakt en naar uw cliënt wordt verstuurd. Zolang de declaratie in controle is, blijft het een concept dat de controleurs kunnen bewerken, en wordt elke stap en elke wijziging vastgelegd. Controleurs kunnen de declaratie definitief maken of uitstellen met Later declareren.

U kunt de declaratieworkflow per installatie volledig aanpassen: het aantal stappen, de verantwoordelijken per stap en de acties die bij elke stap beschikbaar zijn, sluiten aan op de behoeften van uw kantoor. De declaratieworkflow staat standaard niet aan. Neem contact op met Legalsense Support als u de workflow wilt gebruiken. Support activeert uw workflow en richt de stappen in volgens uw wensen.

De declaratieworkflow inrichten

Bij het inrichten van de declaratieworkflow maakt u een aantal keuzes over de stappen en hun volgorde. Deze worden hieronder beschreven.

Verantwoordelijken

Elke stap in de declaratieworkflow is toegewezen aan een verantwoordelijke. U kunt de verantwoordelijke voor een stap op basis van verschillende criteria kiezen:

• Rol: de verantwoordelijke is een van de volgende personen:
  • De verantwoordelijk advocaat.
  • De verantwoordelijke declaratieproces van een dossier.
  • De accountmanager van de cliënt.
  • De assistent declaratieproces van de verantwoordelijk advocaat, de verantwoordelijke declaratieproces of de accountmanager van de cliënt. U kunt een assistent declaratieproces toewijzen in het account van de verantwoordelijke.
  • De verantwoordelijke van de praktijkgroep.
• Recht of permissiegroep: de verantwoordelijke is iedereen die een bepaald recht heeft of lid is van een bepaalde permissiegroep. Zie het artikel ↪ Permissiegroepen voor een overzicht van alle rechten en standaard permissiegroepen.
• Specifieke gebruiker: u selecteert een individuele gebruiker uit een lijst en wijst deze toe aan een specifieke stap.

Verplichte notities

U kunt een notitie verplicht stellen wanneer een stap wordt goedgekeurd. Dit is een vrij tekstveld waarin de verantwoordelijke zijn of haar beslissing toelicht of een vraag stelt. Legalsense toont deze notitie aan elke volgende verantwoordelijke in de workflow en bewaart deze onder de knop Geschiedenis op de declaratie.

Drempel

U kunt een drempel instellen voor de hele workflow of per stap, als een vast bedrag, een percentage of allebei. Stelt u allebei in, dan gaat de declaratie pas verder als beide drempelwaarden worden overschreden. De drempel geldt alleen voor afboekingen en voor aanpassingen aan tijdregels die de waarde van de conceptdeclaratie verlagen. Wijzigt een verantwoordelijke de conceptdeclaratie met meer dan de drempel, dan voegt Legalsense een extra stap toe en stuurt de conceptdeclaratie naar een aangewezen verantwoordelijke voor extra controle of goedkeuring. Deze aangewezen verantwoordelijke kiest u met dezelfde opties als hierboven beschreven.

Stel dat de drempel op € 200 staat. Wijzigt een verantwoordelijke de declaratie in stap twee met € 100, dan volgt er geen extra goedkeuringsstap en gaat de declaratie direct door naar de volgende stap. Is de wijziging groter dan € 200, dan voegt Legalsense een extra stap toe voor goedkeuring door de aangewezen verantwoordelijke.

Belangrijk: Legalsense berekent de drempel altijd ten opzichte van de oorspronkelijke waarde van de conceptdeclaratie, niet ten opzichte van de waarde aan het einde van de vorige stap. Hoeveel verantwoordelijken de declaratie in eerdere stappen ook hebben gewijzigd, Legalsense vergelijkt het huidige bedrag altijd met de oorspronkelijke waarde van de declaratie.

Overzichten en acties

Zodra de declaratieworkflow is geactiveerd, verschijnen de tabbladen Taken en Takenoverzicht onder het menu Declaraties.

Gedeelte Declaraties met de tabbladen Taken en Takenoverzicht.

Taken

Het tabblad Taken toont alle taken die aan de ingelogde gebruiker zijn toegewezen. Klik op een taak om de bijbehorende conceptdeclaratie ter controle te openen. Vanuit een geopende taak zijn de volgende acties beschikbaar.

Conceptdeclaratie geopend vanuit een taak, met de knoppen “Taak voltooid”, “Doorschuiven” en “Later declareren”.

1. Taak voltooid: bevestigt dat u de declaratie hebt gecontroleerd en stuurt deze door naar de volgende verantwoordelijke in de workflow. Er opent een pop-up die toont wie verantwoordelijk is voor de volgende stap, met een notitieveld.

Pop-up “Taak voltooid”, met de volgende verantwoordelijke gebruiker en een notitieveld.

2. Doorschuiven: stuurt de declaratie door naar een gebruiker die geen verantwoordelijke in de workflow is, maar bijvoorbeeld ook aan het dossier heeft gewerkt. Kiest u deze optie, dan kunt u ook de checkbox Terug naar mij aanvinken. De declaratie komt dan bij u terug zodra de andere gebruiker deze heeft afgerond.

Dialoogvenster “Doorschuiven”, met het veld om een gebruiker te selecteren en de checkbox “Terug naar mij”.

3. Later declareren: stuurt de declaratie direct door naar de financiële administratie, die de conceptdeclaratie kan verwijderen. Als de conceptdeclaratie wordt verwijderd, gaan alle declarabele posten terug naar het betreffende dossier.

Takenoverzicht

Het tabblad Takenoverzicht toont alle taken in de workflow, ongeacht aan welke gebruiker ze zijn toegewezen. Gebruikers in de permissiegroep Financiële administratie hebben toegang tot dit tabblad en hebben volledig zicht op en controle over alle taken en conceptdeclaraties in de workflow. Zij kunnen vanuit dit overzicht taken afhandelen en zo de workflow sturen, bijvoorbeeld door de taken van een gebruiker aan iemand anders toe te wijzen als die gebruiker afwezig is, bijvoorbeeld door ziekte.

Het tabblad “Takenoverzicht”.

Wilt u dat andere gebruikers het takenoverzicht ook kunnen zien, geef ze dan het recht view_task_overview. Dit recht geeft alleen inzicht in de taken. De gebruiker kan daarmee geen wijzigingen aanbrengen en de workflow niet op een andere manier beïnvloeden.

Let op: Om een declaratie volledig te openen, heeft de gebruiker minimaal het recht nodig om declaraties van andere gebruikers te bekijken. Zonder dat recht blijft de toegang tot het declaratieoverzicht beperkt.

Rechten

Twee andere rechten gelden specifiek voor de declaratieworkflow:

• can_change_invoice_in_workflow: hiermee kan een gebruiker een declaratie in de workflow bewerken wanneer er een taak voor die declaratie aan hem of haar is toegewezen. Dit is vooral van belang voor gebruikers die declaraties anders niet kunnen bewerken.
• alter_workflow_loglines: hiermee kan een gebruiker tijdregels in de declaratieworkflow wijzigen. Combineer dit altijd met een recht waarmee declaraties kunnen worden bewerkt, zoals can_change_invoice_in_workflow.

Status en geschiedenis

Wanneer u een declaratie opent, ziet u in welke stap van de workflow deze zich bevindt.

Declaratie met de huidige stap in de workflow.

Klik op de knop Geschiedenis om eerdere taken, verantwoordelijken en notities te bekijken, en om te zien hoe de declaratie eruitzag vóór een bepaalde wijziging.

Geschiedenis van een declaratie, met eerdere taken, verantwoordelijke gebruikers, notities en eerdere versies van de declaratie.

Meldingen

Legalsense kan e-mailmeldingen versturen om de workflow op gang te houden, zodat verantwoordelijken niet op hun tabblad Taken hoeven te kijken om te zien dat er een declaratie op hen wacht.

Er zijn twee soorten e-mails:

• Melding: laat een verantwoordelijke weten dat er een nieuwe taak aan hem of haar is toegewezen.
• Herinnering: laat een verantwoordelijke weten dat een taak na langere tijd nog openstaat.

U kiest het onderwerp, het bericht en het tijdstip van elke e-mail afzonderlijk. Het tijdstip is hoe lang een taak open moet staan voordat Legalsense de e-mail verstuurt, bijvoorbeeld een melding na 15 minuten en een herinnering na drie dagen. Legalsense controleert elke vijf minuten op taken, dus een e-mail kan tot vijf minuten na dat tijdstip worden verstuurd.

Wie de e-mails ontvangt

U kiest per stap in de workflow of de verantwoordelijken van die stap deze e-mails ontvangen. Heeft een stap meer dan één verantwoordelijke, bijvoorbeeld iedereen met een bepaald recht, dan ontvangen ze allemaal de e-mail. Gebruikers zonder e-mailadres in hun account ontvangen niets.

Legalsense bundelt taken in één e-mail: een gebruiker met meerdere nieuwe taken ontvangt één e-mail, niet één per declaratie. Elke taak leidt tot hooguit één melding en één herinnering, zodat gebruikers niet steeds opnieuw over dezelfde taak worden gemaild.

Inhoud van de e-mail

Het bericht is voor elke gebruiker en elke taak hetzelfde. Het bevat geen lijst van de declaraties die op de gebruiker wachten. Neem daarom een link naar Legalsense op in het bericht, zodat ontvangers van daaruit hun tabblad Taken kunnen openen.

Neem contact op met Legalsense Support om de e-mailmeldingen in te stellen of te wijzigen.