Bedrijfsgegevens opzoeken

Legalsense kan verbinding maken met externe aanbieders van bedrijfsgegevens, ⧉ Company.info en ⧉ Dun & Bradstreet (D&B). Zo kunt u vanuit Legalsense bedrijfsgegevens opzoeken en een nieuw contact automatisch vooraf invullen met de gegevens die een aanbieder teruggeeft. In dit artikel leest u hoe u de koppeling inschakelt en hoe u deze gebruikt bij het toevoegen van een nieuw contact.

⧉ Company.info wordt meestal gebruikt voor organisaties die in Nederland zijn geregistreerd, terwijl Dun & Bradstreet een bredere internationale dekking biedt. Er kan maar één aanbieder tegelijk actief zijn.

Met de koppeling ingeschakeld, kunt u bedrijfsgegevens opzoeken terwijl u een nieuw contact aanmaakt. Nadat u een resultaat uit de zoeklijst van de aanbieder heeft gekozen, vult Legalsense het contactformulier met de teruggegeven gegevens. Dat scheelt handmatig invoeren, voorkomt fouten en maakt uw contactgegevens nauwkeuriger en consistenter.

Welke gegevens Legalsense ophaalt, hangt af van de aanbieder, uw abonnement bij die aanbieder en de beschikbaarheid van gegevens voor het gekozen bedrijf. In het algemeen kan de koppeling de naam van het bedrijf leveren (statutaire naam of handelsnaam, afhankelijk van uw instellingen), het registratienummer (bijvoorbeeld een KvK-nummer of D-U-N-S-nummer), het adres, de postcode, de plaats en het land. Controleer de gegevens en pas ze zo nodig aan voordat u het contact opslaat.

De koppeling inschakelen

1. Ga naar Instellingen → Integraties.
2. Kies op de configuratiepagina voor bedrijfsgegevens de aanbieder die u wilt gebruiken: ⧉ Company.info of Dun & Bradstreet.
3. Vul de accountgegevens of inloggegevens van de gekozen aanbieder in.
4. Klik op Opslaan.

Configuratiepagina voor bedrijfsgegevens in Legalsense, met de keuzelijst “Provider” en het selectievakje “Gebruik statutaire naam”.

Slaat Legalsense de configuratie goed op, dan bevestigt het dat met een melding en is de koppeling klaar voor gebruik. Verschijnt er in plaats daarvan een waarschuwing of foutmelding? Controleer dan of de inloggegevens kloppen en neem zo nodig contact op met Legalsense Support.

Standaard gebruikt Legalsense de handelsnaam om het naamveld van het contact te vullen. Gebruikt u liever de statutaire naam (de naam waaronder de organisatie officieel bij een lokaal of nationaal register is ingeschreven)? Schakel dan Gebruik statutaire naam in op de configuratiepagina.

Bedrijfsgegevens opzoeken bij het aanmaken van een nieuw contact

Zodra u de koppeling heeft ingesteld, gebruikt u deze bij het aanmaken van een nieuw contact dat een organisatie is:

1. Ga naar Dossiers → Contacten.
2. Klik op Nieuw contact en kies Organisatie als type contact.
3. Klik in het formulier voor het nieuwe contact bovenaan de pagina op Zoek organisatie.

Formulier voor een nieuw contact, met de knop “Zoek organisatie” bij het zoekveld voor bedrijven.

4. Vul in het pop-upvenster een deel van de bedrijfsnaam of een organisatienummer in.
5. Klik in het pop-upvenster op Zoek organisatie om de zoekopdracht naar de aanbieder te sturen.

Pop-upvenster met velden voor de bedrijfsnaam of het organisatienummer, en de knop “Zoek organisatie”.

6. Bekijk de lijst met gevonden resultaten. De lijst toont meestal de handelsnaam en het organisatienummer van het bedrijf.

Lijst met gevonden zoekresultaten, klaar om er een te kiezen en het formulier “Nieuw contact” in te vullen.

7. Klik op het bedrijf dat u wilt gebruiken. Legalsense vult het formulier voor het nieuwe contact automatisch met de gegevens van de aanbieder.
8. Controleer de gegevens in het contactformulier, pas ze zo nodig aan en klik op Opslaan om het nieuwe contact aan te maken.

Organisatienummer

Een “organisatienummer” kan verschillende soorten nummers zijn, afhankelijk van uw aanbieder en het land van de organisatie. Bij Dun & Bradstreet is het meestal een D-U-N-S-nummer, hun eigen wereldwijde identificatienummer voor organisaties. Bij ⧉ Company.info is het meestal een KvK-nummer of een ander officieel registratienummer, afhankelijk van het land. In beide gevallen haalt Legalsense een officieel registratienummer op en vult het dit in, als er een beschikbaar is.

Problemen oplossen

De zoekopdracht geeft een fout

Krijgt u tijdens het zoeken een foutmelding, bijvoorbeeld omdat de aanbieder niet binnen de ingestelde tijd bereikbaar is of omdat uw inloggegevens niet meer geldig zijn? Probeer de zoekopdracht dan opnieuw. Blijft de fout terugkomen? Meld het dan bij uw beheerder of neem contact op met Legalsense Support, en vermeld de foutmelding en wanneer ongeveer de fout optrad.