Bedrijfsinformatie opzoeken

Legalsense kan koppelen met externe aanbieders van bedrijfsgegevens, Company.info and Dun & Bradstreet (D&B). Deze integratie maakt het mogelijk om rechtstreeks vanuit Legalsense naar bedrijfsinformatie te zoeken en een bij een nieuw contact automatisch gegevens in te vullen die door de geselecteerde aanbieder worden teruggegeven.

Company.info wordt doorgaans gebruikt voor organisaties die in Nederland staan geregistreerd, terwijl Dun & Bradstreet bredere internationale dekking biedt. Er kan steeds maar één aanbieder actief zijn: ofwel Company.info ofwel Dun & Bradstreet.

Wanneer de integratie is ingeschakeld, kunt u tijdens het aanmaken van een nieuw contact bedrijfsinformatie opzoeken. Nadat u een resultaat uit de zoeklijst van de aanbieder heeft geselecteerd, vult Legalsense het nieuw-contactformulier automatisch in met de teruggegeven gegevens. Dit vermindert handmatige invoer, helpt fouten te voorkomen en verbetert de nauwkeurigheid en consistentie van uw contactgegevens.

Welke informatie wordt opgehaald, hangt af van de aanbieder, uw abonnement bij die aanbieder en de beschikbaarheid van gegevens voor het geselecteerde bedrijf. In het algemeen kan de integratie gegevens leveren zoals de naam van het bedrijf (statutair of handelsnaam, afhankelijk van uw configuratie), het organisatienummer (bijvoorbeeld een KvK-nummer of D-U-N-S-nummer), adresgegevens, postcode, plaats en land. Nadat de velden zijn ingevuld, kunt u de informatie controleren en aanpassen voordat u het contact opslaat.

Hoe schakel ik de integratie in?

Om de integratie in te schakelen, heeft u een account nodig bij Company.info of Dun & Bradstreet, inclusief de benodigde API-gegevens. Deze gegevens worden verstrekt door de gekozen aanbieder of door Legalsense (afhankelijk van uw contract). U heeft ook toegang nodig tot het menu Instellingen in Legalsense; dit is doorgaans beperkt tot beheerders.

Open in Legalsense het menu Instellingen en ga naar Integraties. Op de configuratiepagina voor bedrijfsgegevens selecteert u de aanbieder die u wilt gebruiken. U kunt kiezen voor Company.info of Dun & Bradstreet. Vul vervolgens de accountgegevens of inloggegevens van de geselecteerde aanbieder in de velden op deze pagina in en klik op Opslaan. Als de configuratie succesvol is opgeslagen, bevestigt Legalsense dit met een melding en is de integratie klaar voor gebruik. Als er een waarschuwing of foutmelding verschijnt, controleert u of de gegevens correct zijn en neemt u indien nodig contact op met Legalsense Support voor ondersteuning.

Standaard gebruikt Legalsense de handelsnaam om het naamveld van het nieuwe contact in te vullen. Als u de voorkeur geeft aan de statutaire naam, schakelt u de optie Statutaire naam gebruiken in op de configuratiepagina. De statutaire naam is de naam waaronder de organisatie officieel is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

Bedrijfsinformatie opzoeken bij het aanmaken van een nieuw contact

Zodra de integratie is geconfigureerd, kunt u deze gebruiken bij het aanmaken van een nieuw contact dat een organisatie is. Dit proces verloopt als volgt en wordt geïllustreerd in de onderstaande schermafbeeldingen:

1. Ga in het hoofdmenu naar Dossiers → Contacten.

2. Klik op de knop Nieuw contact en kies Organisatie als contacttype.

3. Klik in het nieuw-contactformulier op de knop Zoeken.

4. Voer in het pop-upvenster dat verschijnt (een deel van) een bedrijfsnaam of organisatienummer in.

5. Klik in de pop-up op Zoeken om de aanvraag naar de aanbieder te verzenden.

6. Nadat de zoekopdracht is voltooid, verschijnt er een lijst met overeenkomende resultaten. Deze lijst toont doorgaans de handelsnaam van het bedrijf en het organisatienummer.

7. Klik op het bedrijf dat u wilt gebruiken. Legalsense vult het nieuw-contactformulier automatisch in met de opgehaalde gegevens.

8. Controleer de gegevens in het formulier, breng indien nodig wijzigingen aan en klik vervolgens op Opslaan om het nieuwe contact aan te maken.

Wanneer u tijdens het zoeken een foutmelding krijgt—bijvoorbeeld omdat de aanbieder niet binnen de ingestelde tijd kan worden bereikt of omdat uw inloggegevens niet langer geldig zijn—kunt u de zoekopdracht opnieuw proberen. Als de fout blijft optreden, informeert u uw beheerder of neemt u contact op met Legalsense Support en vermeldt u de foutmelding en het (ongeveer) tijdstip waarop deze is opgetreden.

Organisatienummer

Een 'organisatienummer' kan, afhankelijk van de aanbieder en het land van de organisatie, naar verschillende typen nummers verwijzen. Bij gebruik van Dun & Bradstreet betreft dit doorgaans een D-U-N-S-nummer: hun eigen wereldwijde identificatienummer voor organisaties. Bij gebruik van Company.info is dit meestal een KvK-nummer of een ander officieel registratienummer, afhankelijk van het land. In beide gevallen wordt, indien beschikbaar, een officieel registratienummer opgehaald en automatisch ingevuld.

Schermafbeeldingen