Concept-tijdregels

Een concept-tijdregel is een tijdregel die nog moet worden beoordeeld en die bij het aanmaken onvolledig mag zijn. Koppelingen, API-gebaseerde processen en automatiseringsfuncties, zoals gesproken tijdregistratie, maken concept-tijdregels aan. Ze dienen als beoordelingsstap voordat Legalsense een normale tijdregel aanmaakt. U kunt ook de mobiele app gebruiken om concept-tijdregels aan te maken (zie ↪ Mobiele apps).

Uw te beoordelen concept-tijdregels bekijken

Ga naar Tijd → Tijd schrijven. Als er concepten beschikbaar zijn, ziet u:

• Uw te beoordelen concept-tijdregels: concept-tijdregels waarvan u zowel de beoordelaar als de tijdschrijver bent.
• Andere te beoordelen concept-tijdregels: concept-tijdregels waarvan u wel de beoordelaar bent, maar niet de tijdschrijver.

In deze secties kan elke concept-tijdregel acties tonen om deze goed te keuren, te bewerken of te verwijderen.

De pagina Tijd schrijven, met het onderdeel met uw eigen concept-tijdregels om te beoordelen, met conceptregels en de beschikbare actie-iconen.

De pagina Tijd schrijven, met de concept-tijdregels van andere gebruikers om te beoordelen, gegroepeerd per gebruiker en datum, met de beschikbare actie-iconen.

De pagina Concepten

De pagina Concepten biedt één overzicht van alle concept-tijdregels die u kunt beoordelen, met een zoekfunctie, filters en acties die u in bulk kunt uitvoeren. Ga naar Tijd → Concepten.

De pagina Concepten onder Tijd, met een filterbalk en een tabel met concept-tijdregels met de kolommen datum, dossier, tijdschrijver, verrichting en omschrijving, de knoppen “Goedkeuren” en “Verwijderen” voor acties in bulk, en per regel iconen voor goedkeuren, bewerken en verwijderen.

Op deze pagina ziet u uw concept-tijdregels met hun datum, dossier, tijdschrijver, verrichting en omschrijving. Elke regel heeft dezelfde acties als op de pagina Tijd schrijven: goedkeuren, bewerken of verwijderen. Wilt u meerdere concepten tegelijk beoordelen, selecteer ze dan met de selectievakjes, klik in de balk met bulkacties op Goedkeuren of Verwijderen en bevestig uw keuze. Legalsense keurt elk geselecteerd concept goed dat een geldige tijdregel kan worden en meldt welke concepten dat niet kunnen. Zo houdt één ongeldig concept de rest niet tegen.

Gebruik de filters om de lijst te beperken op Tijdschrijver, Dossier, Datum of Bron, en om concepten te vinden waarin nog informatie ontbreekt, bijvoorbeeld concepten zonder dossier of zonder verrichting. Het filter Status toont standaard de concepten die niet zijn goedgekeurd.

Concept-tijdregel goedkeuren

1. Open Tijd schrijven.
2. Zoek de concept-tijdregel die u wilt verwerken.
3. Klik op het vinkje (Concept-tijdregel goedkeuren).
4. Legalsense valideert de gegevens van het concept en de rechten.
5. Als de validatie slaagt, maakt Legalsense van het concept een normale tijdregel aan.

De pagina Tijd schrijven, met de knop om een concept-tijdregel goed te keuren.

U kunt een concept goedkeuren vanaf de pagina Tijd schrijven of vanaf de pagina Concepten. Op de pagina Concepten keurt u één concept goed met het groene vinkje, of selecteert u er meerdere en keurt u ze in bulk goed met de actie Goedkeuren.

De overzichtspagina Concepten, met een knop om een concept-tijdregel goed te keuren.

Na goedkeuring markeert Legalsense het concept als goedgekeurd. U kunt het daarna niet meer als concept bekijken, bewerken of verwijderen. Legalsense maakt een normale tijdregel aan voor de tijdschrijver die aan de concept-tijdregel is toegewezen.

U vindt de aangemaakte normale tijdregel in de gewone overzichten van tijdregels, zoals de recente tijdregels en Zoeken onder Tijd, afhankelijk van uw rechten en filters.

Concept-tijdregel bewerken of verwijderen

U kunt concept-tijdregels waarvoor u als beoordelaar bent toegewezen altijd bewerken en verwijderen.

Bewerken

1. Klik in de concept-tijdregel op Concept-tijdregel bewerken.
2. Werk de beschikbare velden bij.
3. Klik op Opslaan.

De validatie bij het bewerken van een concept is bewust flexibel: velden mogen in een concept leeg blijven. Legalsense controleert streng op het moment dat u het concept goedkeurt. Zo kunnen concept-tijdregels dienen als tijdelijke plek voor informatie. Controleer daarom elk concept zorgvuldig voordat u het goedkeurt.

Dialoogvenster voor het bewerken van een concept-tijdregel op de pagina Tijd, waarin u uren, dossier, verrichting, datum, omschrijving en interne notitie kunt controleren en aanpassen voordat u opslaat.

Verwijderen

1. Klik in de concept-tijdregel op Concept-tijdregel verwijderen.
2. Bevestig het verwijderen in het dialoogvenster.

Belangrijk: Het verwijderen van een concept-tijdregel is definitief.

Op de pagina Concepten kunt u ook meerdere concepten tegelijk in bulk verwijderen met de actie Verwijderen.

Rechten

Alleen de gebruiker die als Beoordelaar aan een concept-tijdregel is toegewezen, kan deze bewerken, verwijderen of goedkeuren. Het uitgangspunt is dat de beoordelaar “eigenaar” is van een concept-tijdregel totdat deze is goedgekeurd.

Legalsense wijst de beoordelaar toe bij het aanmaken van de concept-tijdregel. Om misbruik te voorkomen, kunnen alleen gebruikers met uitgebreide rechten de beoordelaar wijzigen. Daarnaast heeft de beoordelaar uitgebreide rechten nodig om een concept-tijdregel goed te keuren als de tijdschrijver van die concept-tijdregel niet de beoordelaar is (dit zijn de regels in de tabel Te beoordelen concept-tijdregels van andere gebruikers).

In de meeste gevallen beoordeelt u concept-tijdregels waarvan u zelf de tijdschrijver bent. Die kunt u bewerken, verwijderen en goedkeuren. Desgewenst kan uw Legalsense-beheerder permissiegroepen zo instellen dat zij de concepten van andere gebruikers kunnen beheren en goedkeuren. U kunt uw Legalsense-beheerder vragen dit in te stellen.