Gesproken tijdregistratie inschakelen

Met gesproken tijdregistratie kunnen gebruikers in Legalsense een gesproken omschrijving van hun werk opnemen. Legalsense stuurt de opname naar een ingestelde AI-aanbieder en maakt daarna concept-tijdregels aan, die gebruikers kunnen controleren en goedkeuren.

In dit artikel leest u wat er nodig is om gesproken tijdregistratie voor uw organisatie in te schakelen. Als beheerder treft u de nodige voorbereidingen, vraagt u een API-sleutel aan bij een AI-aanbieder en stelt u de optie voor spraakopname in.

1. De AI-aanbieder instellen

Ga naar Instellingen → Integraties → AI-aanbieder om de AI-aanbieder in te stellen.

De pagina Instellingen in Legalsense op het tabblad Integraties, met het configuratieformulier voor de AI-aanbieder met OpenAI geselecteerd en het veld “API-sleutel” ingevuld.

Ondersteunde AI-modellen

Legalsense gebruikt de transcriptie- en taalmodellen van OpenAI om ingesproken audio om te zetten in tekst en die tekst vervolgens om te zetten in gestructureerde gegevens voor tijdregels. Legalsense ondersteunt op dit moment de volgende modellen:

Transcriptie

• GPT-4o-transcribe
• GPT-4o-mini-transcribe

Verwerking (gestructureerde output)

• GPT-4.1
• GPT-4.1-mini
• GPT-5.6-terra
• GPT-5.6-luna

Vul de velden in en klik op Opslaan om de AI-aanbieder in te stellen. Verschijnt er een groene melding dat de configuratie is gelukt? Dan is dit deel klaar. Hieronder leest u per aanbieder wat de velden betekenen.

OpenAI

Om een API-sleutel te krijgen, gaat u naar ⧉ OpenAI Platform en maakt u een account aan met betaalgegevens. Zorg bij het aanmaken van de API-sleutel dat deze lees- en schrijftoegang heeft tot ten minste de endpoints Responses, Chat completions en Transcription (Audio API). U kunt ook een service account instellen als gebruiker van de OpenAI API. Dat heeft de voorkeur als meerdere gebruikers de functie gaan gebruiken.

• Resource-URL: gebruikt u data residency via OpenAI, dan moet u deze URL wijzigen. Weet u het niet zeker? Gebruik dan de standaardwaarde. Zie ook ⧉ OpenAI Data Controls.
• Transcriptiemodel: selecteer een van de transcriptiemodellen hierboven.
• Model voor gestructureerde output: selecteer een van de verwerkingsmodellen hierboven.

Azure OpenAI

Draait uw organisatie al op Microsoft Azure? Dan kunt u Legalsense in plaats van gewone OpenAI laten verwijzen naar uw eigen Azure AI Foundry-resource. Gesproken tijdregistratie loopt dan via uw bestaande facturatie, beveiliging en compliance in Azure.

Hiervoor is een Azure AI Foundry-resource nodig met twee modelimplementaties: één voor transcriptie en één voor gestructureerde output. De ondersteunde modellen staan hierboven. Als u Azure OpenAI als aanbieder selecteert, vult u het volgende in:

• Azure-eindpunt: de basis-URL van uw Azure-resource, bijvoorbeeld https://your-resource.cognitiveservices.azure.com/.
• API-sleutel: Entra ID wordt op dit moment niet ondersteund.
• Transcriptiemodel: de naam van uw implementatie van het transcriptiemodel.
• Model voor gestructureerde output: de naam van uw implementatie van het verwerkingsmodel.

Belangrijk: Legalsense controleert de namen van implementaties niet bij het opslaan. Zorg dat ze precies overeenkomen met wat in Azure is ingesteld, en dat elke implementatie een van de ondersteunde modellen hierboven gebruikt.

2. De spraakopname instellen

Ga naar Instellingen → Algemeen → Systeem en schakel onder Tijdregistratiemethoden de optie Spraak in. Er verschijnt dan een knop voor spraakopname naast uw gebruikelijke opties voor tijdregistratie.

De pagina met algemene instellingen, met de plek waar u spraakopname inschakelt.

De instelling “Tijdregistratiemethoden” onder Instellingen, Algemeen, Systeem.

Hebt u zowel de AI-aanbieder als de spraakopname ingesteld? Dan kunt u gesproken tijdregistratie gebruiken. Start onder Tijd → Tijd schrijven aan de rechterkant de spraakopname en spreek een of meer tijdregels in.

Welke gegevens worden gedeeld met de AI-aanbieder

Wanneer een gebruiker een gesproken tijdregistratie indient, stuurt Legalsense de audio-opname naar de ingestelde AI-aanbieder voor transcriptie en interpretatie.

Om de aanbieder te helpen de gesproken invoer aan de juiste dossiers, verrichtingen en tijdschrijvers te koppelen, stuurt Legalsense ook contextinformatie mee over het werk waartoe de gebruiker toegang heeft. Deze contextinformatie blijft altijd beperkt tot wat de gebruiker mag zien: ze gaat nooit voorbij de grenzen van permissies of ↪ Chinese walls. Er wordt dus alleen informatie meegestuurd die de gebruiker ook in het formulier voor handmatige tijdregistratie ziet. Op het moment van schrijven gaat het om:

• Namen en ID's van:
  • actieve tijdschrijvers (inclusief de gebruiker die de opname indient),
  • dossiers waarop tijd geschreven kan worden,
  • verrichtingen voor die dossiers,
  • subdossiers van die dossiers, en
  • Recofa-tijdschrijfgroepen voor die dossiers.
• De audio-opname die de gebruiker indient.

Gegevensverwerking door OpenAI

Op het moment van schrijven gebruikt OpenAI gegevens die via de API worden verwerkt niet om zijn modellen te trainen. De privacyverklaring van OpenAI voor de API vindt u op ⧉ https://openai.com/enterprise-privacy/ .

Legalsense stelt bij de betreffende endpoints de parameter store=False in. Daardoor bewaart OpenAI standaard geen promptgegevens. Heeft uw organisatie aanvullende maatregelen nodig, zoals data residency of zero data retention? Dan kunt u die bij OpenAI aanvragen. Meer informatie vindt u ook op ⧉ OpenAI Data Controls.

Wat gesproken tijdregistratie kost

Legalsense brengt geen kosten in rekening voor gesproken tijdregistratie. De functie gebruikt uw AI-aanbieder om een korte opname om te zetten in concept-tijdregels. Uw aanbieder brengt die kosten rechtstreeks bij u in rekening. In de meeste gevallen betaalt u minder dan $ 1 per tijdschrijver per maand. Zelfs een tijdschrijver die na elk telefoongesprek een opname maakt, kost met de voordelige configuratie minder dan $ 2,50 per maand en met de meest nauwkeurige configuratie hooguit ongeveer $ 10. Voor de meeste kantoren dekt één declarabele minuut die anders niet zou zijn vastgelegd de opnamen van een tijdschrijver voor de hele maand.

Beschouw de onderstaande bedragen als een ruwe richtlijn, want de werkelijke kosten hangen af van uw kantoor. Onze schattingen komen dicht in de buurt, maar uw werkelijke kosten kunnen tot $ 1,50 per tijdschrijver per maand afwijken, afhankelijk van de gegevens van uw kantoor. Tijdschrijvers die vaker opnemen dan in onze voorbeelden kosten meer: elke extra opname per dag kost ongeveer $ 0,10 tot $ 0,50 extra per maand, afhankelijk van de modellen die u gebruikt.

Geschatte kosten

Bij de onderstaande schattingen gaan we uit van 21 werkdagen per maand en twee manieren van opnemen. Een tijdschrijver die het werk samenvat, maakt een of twee keer per dag een opname met vier tot zes tijdregels per opname. Een tijdschrijver die na elke taak opneemt, doet dat vier tot zes keer per dag, met een of twee tijdregels per opname.

Voordelige configuratie

Deze kosten gelden met GPT-4o-mini-transcribe als transcriptiemodel, GPT-5.6-luna als model voor gestructureerde output en opnamen van gemiddelde lengte.

Meest nauwkeurige configuratie

Deze kosten gelden met GPT-4o-transcribe als transcriptiemodel, GPT-5.6-terra als model voor gestructureerde output en opnamen die steeds de volledige minuut benutten.

Intensief gebruik

Een tijdschrijver die na elk telefoongesprek opneemt, 10 tot 15 keer per dag, kost met de voordelige configuratie $ 0,85 tot $ 1,45 per maand. Met de meest nauwkeurige configuratie zijn de kosten $ 3,75 tot $ 6,25 per maand bij korte opnamen van 10 tot 20 seconden, en maximaal $ 7,15 als elke opname de volledige minuut benut.

Schatting voor uw kantoor

Vermenigvuldig de maandelijkse kosten per tijdschrijver met het aantal tijdschrijvers dat gesproken tijdregistratie gebruikt. De meeste kantoren hebben een mix van opnamestijlen, dus tel elke groep afzonderlijk op.

Een kantoor heeft bijvoorbeeld 20 tijdschrijvers. Daarvan vatten er 12 hun werk samen en nemen er acht na elke taak op. Met de voordelige configuratie komt dat neer op ongeveer $ 4 tot $ 8 per maand voor het hele kantoor. Met de meest nauwkeurige configuratie is dat ongeveer $ 21 tot $ 36 per maand.

Wat uw kosten beïnvloedt

Elke opname doorloopt twee AI-modellen: het ene transcribeert de audio, het andere zet het transcript om in tijdregels. Bij elke opname stuurt Legalsense ook een lijst met relevante cliënten, dossiers, tijdschrijvers en verrichtingen mee, zodat de AI de namen herkent die u noemt (zie Welke gegevens worden gedeeld met de AI-aanbieder hierboven). Deze lijst vormt het grootste deel van de kosten van een opname.

Daarom is het belangrijker hoe vaak een tijdschrijver opneemt dan hoeveel tijdregels er worden ingesproken. Gesproken tijdregistratie werkt goed met beide stijlen. Een of twee keer per dag samenvatten kost minder. Tussen taken door een korte notitie inspreken kost iets meer, maar tijdschrijvers onthouden dan vaak meer van wat ze hebben gedaan.

Ook de modellen maken verschil. Standaard gebruikt gesproken tijdregistratie GPT-4o-transcribe voor de transcriptie en GPT-4.1 voor gestructureerde output. Een administrator kan dit wijzigen via Instellingen → Integraties → AI-aanbieder, in de velden Transcriptiemodel en Model voor gestructureerde output. In onze tests werken de goedkopere modellen GPT-4o-mini-transcribe en GPT-5.6-luna in de meeste gevallen heel goed.

Legalsense Support kan ook de lijst met namen aanpassen die bij elke opname wordt meegestuurd. Een kortere lijst verlaagt de kosten, een langere lijst kan de herkenning verbeteren. Neem contact op met Legalsense Support als u het evenwicht tussen die twee wilt aanpassen of een ander OpenAI-model wilt aanvragen.

Let op: Deze schattingen zijn gebaseerd op onze eigen tests en de lijstprijzen van OpenAI in oktober 2026, in Amerikaanse dollars. Gebruikt u Azure AI Foundry? Gebruik de schattingen dan als uitgangspunt en controleer de prijzen van Azure voor uw werkelijke tarieven. De schattingen omvatten niet de toeslagen die uw aanbieder kan rekenen voor zero data retention of voor het verwerken van uw gegevens in de EU.

Permissies en toegang voor gebruikers

Om gesproken tijdregistratie te gebruiken, heeft een gebruiker het volgende nodig:

• Toegang tot de pagina Tijd schrijven (hiervoor is permissie nodig om tijdregels te bekijken en aan te maken).
• Permissie om eigen concept-tijdregels te bekijken en te beheren.

In de meeste omgevingen hebben gebruikers die al tijd kunnen schrijven standaard de benodigde permissies. Zien bepaalde gebruikers na het instellen het tabblad Spraak niet, of kunnen ze het niet gebruiken? Neem dan contact op met Legalsense Support om hun permissies te laten controleren.

Daarnaast heeft de gebruiker een microfoon nodig en een ondersteunde browser: een recente versie van Chrome, Firefox of Safari.

Problemen oplossen

De configuratie van de AI-aanbieder werkt niet

Treedt er een fout op bij het instellen van de AI-aanbieder? Controleer dan de gegevens voor de geselecteerde aanbieder:

• OpenAI: de meest waarschijnlijke oorzaak is een API-sleutel die ongeldig is, onvoldoende rechten heeft of hoort bij een account zonder betaalgegevens. Controleer de sleutel en de instellingen van het account op ⧉ OpenAI Platform.
• Azure OpenAI: controleer of het Azure-eindpunt en de API-sleutel kloppen voor uw Azure-resource. Controleer of de modelnaam in Legalsense overeenkomt met de naam van de implementatie in Azure, en of de implementatie een ondersteund model gebruikt.

Gebruikers zien het tabblad Spraak, maar kunnen niet opnemen

Meldt een gebruiker dat de microfoonknop grijs is? Controleer dan het volgende:

• Mogelijk heeft de gebruiker geen permissie om concept-tijdregels te beheren. Neem contact op met Legalsense Support om dit te laten controleren.
• Mogelijk gebruikt de gebruiker geen ondersteunde browser. Vraag de gebruiker een recente versie van Chrome, Firefox of Safari te proberen.
• Mogelijk heeft de browser van de gebruiker geen toestemming om de microfoon te gebruiken voor Legalsense. Vraag de gebruiker de browserinstellingen te controleren en microfoontoegang toe te staan voor uw Legalsense-domein.

Gebruikers dienen opnames in, maar er verschijnen geen concepten

Een korte verwerkingstijd van 10 tot 60 seconden is normaal. Verschijnen er na het wachten structureel geen concepten? Dan kan er een probleem zijn met de configuratie van of de verbinding met de AI-aanbieder. Neem contact op met Legalsense Support en geef het tijdstip door waarop de opname ongeveer is ingediend, zodat het probleem kan worden onderzocht.