Gesproken tijdregistratie instellen

Thomas van Gemert
  • Bijgewerkt
Volgen

Met gesproken tijdregistratie kunnen gebruikers een gesproken beschrijving van hun werkzaamheden vastleggen in Legalsense. Legalsense stuurt de opname naar een geconfigureerde AI-provider en maakt vervolgens concept-tijdregels aan die beoordeeld en goedgekeurd kunnen worden.

Dit artikel beschrijft wat er nodig is om gesproken tijdregistratie in te schakelen voor uw organisatie. Uw rol als beheerder is om de benodigde voorbereidingen te treffen, een API-sleutel te verkrijgen bij een AI-provider, en de spraakopname in te stellen als tijdregistratie-optie.

Gesproken tijdregistratie is beschikbaar vanaf Release 26.04.

Voordat u begint

Voordat u contact opneemt met Legalsense Support om gesproken tijdregistratie in te schakelen, dient u het volgende te regelen:

  1. Intern besluit over gegevensverwerking. Het gebruik van gesproken tijdregistratie betekent dat audio-opnamen en contextuele gegevens uit uw Legalsense-omgeving worden verstuurd naar een externe AI-provider voor verwerking. Zorg ervoor dat uw organisatie heeft besloten dat dit acceptabel is. Zie het onderdeel Welke gegevens worden gedeeld met de AI-provider voor meer informatie over wat er wordt verstuurd en hoe hiermee wordt omgegaan.
  2. Een API-sleutel van uw AI-provider. Op dit moment ondersteunen we modellen van OpenAI via de OpenAI API of Microsoft Azure AI Foundry. Om de AI-provider in Legalsense te configureren, moet u een Admin-gebruiker zijn.

1. De AI-aanbieder instellen

Om een AI-aanbieder in Legalsense te configureren, moet u een Admin-gebruiker zijn. Ga hiervoor naar Instellingen → Integraties → AI-aanbieder.

De pagina AI-providerinstellingen in Legalsense op het tabblad Integraties, met het configuratieformulier voor de AI-provider met OpenAI geselecteerd, het API-sleutelveld ingevuld en een melding dat de instellingen zijn opgeslagen.
De pagina met AI-aanbiederinstellingen in Legalsense, met een geconfigureerde OpenAI-integratie.

Ondersteunde AI modellen

Legalsense maakt gebruik van de transcriptie- en taalmodellen van OpenAI om ingediende audio om te zetten naar tekst en die tekst vervolgens om te zetten naar gestructureerde tijdregelgegevens. We ondersteunen op dit moment de volgende modellen:

Transcriptie:

  • GPT-4o-transcribe
  • GPT-4o-mini-transcribe

Verwerking (gestructureerde output):

  • GPT-4.1
  • GPT-4.1-mini

Om de AI-aanbieder in te stellen vult u de velden in en druk u op Opslaan. Als er een groen bericht verschijnt dat de configuratie gelukt is dan bent u klaar met dit deel. Hieronder staat de betekenis van de velden uitgelegd per aanbieder.

OpenAI

Om een API-sleutel te verkrijgen, gaat u naar https://platform.openai.com en maakt u een account aan met betaalgegevens. Zorg er bij het aanmaken van de API-sleutel voor dat deze lees- en schrijftoegang heeft tot ten minste de Responses-, Chat completions- en Transcription-endpoints (Audio API). U kunt ook een service account instellen als OpenAI API-gebruiker. Dit heeft de voorkeur als meerdere gebruikers de functie zullen gebruiken.

  • Resource URL: Als u gebruikt maakt van dataresidentie via OpenAI dan moet u deze URL aanpassen. Als u het niet zeker weet, gebruik dan de standaardwaarde. Zie ook Data controls (Engels).
  • Transcriptiemodel: gebruik een van de modelnamen hierboven.
  • Model voor gestructureerde output: gebruik een van de modelnamen hierboven.

Azure OpenAI

Azure OpenAI is beschikbaar als provider vanaf Release 26.06. Als uw organisatie al draait op Microsoft Azure, kunt u Legalsense laten verwijzen naar uw eigen Azure AI Foundry-resource in plaats van naar standaard OpenAI. Gesproken tijdregistratie verloopt dan via uw bestaande Azure-facturering, -beveiliging en -compliance.

Hiervoor is een Azure AI Foundry-resource nodig met twee implementaties ("model deployments"): één voor transcriptie en één voor gestructureerde uitvoer. De ondersteunde modellen staan hierboven. Wanneer u Azure OpenAI als provider selecteert, geeft u het volgende op:

  • Resource-endpoint: de basis-URL van uw Azure-resource, bijvoorbeeld https://your-resource.cognitiveservices.azure.com/.
  • API-sleutel: Entra ID wordt op dit moment niet ondersteund.
  • Transcriptiemodel: de naam van uw deployment van het transcriptiemodel.
  • Model voor gestructureerde output: de naam van uw deployment van het verwerkingsmodel.

Deploymentnamen worden niet gevalideerd bij het opslaan, zorg er dus voor dat ze exact overeenkomen met wat in Azure is geconfigureerd en dat elke deployment een van de bovenstaande ondersteunde modellen gebruikt.

2. Spraakopname instellen

Ga naar Instellingen → Algemeen → Systeem en schakel onder Tijdregistratiemethoden de optie "Spraak" in. Dit zorgt ervoor dat er een opnamefunctie op de startpagina verschijnt naast uw gebruikelijke tijdregistratie-opties.

De instelling Tijdregistratiemethoden onder Instellingen → Algemeen → Systeem, met de optie Spraak (gesproken tijdregistratie) aangevinkt en gemarkeerd.
De optie Spraak inschakelen onder de tijdregistratiemethoden.

Nadat u de AI-aanbieder en de spraakopname geconfigureerd heeft ben u klaar om gesproken tijdregistratie te gebruiken. Onder Tijd → Tijd schrijven, aan de rechterkant, start u de spraakopname en dicteert u één of meerdere tijdregels.

Welke gegevens worden gedeeld met de AI-provider

Wanneer een gebruiker een gesproken tijdregel indient, stuurt Legalsense de audio-opname naar de geconfigureerde AI-provider voor transcriptie en interpretatie.

Om de provider te helpen de gesproken invoer te koppelen aan de juiste dossiers, verrichtingen en tijdschrijvers, stuurt Legalsense ook contextuele informatie mee over het toegankelijke werk van de gebruiker. Deze contextuele informatie is altijd begrensd tot wat de gebruiker kan zien: het kan geen machtigings- of Chinesemuurgrenzen overschrijden. Met andere woorden, alleen de informatie die een gebruiker kan zien in het handmatige tijdregistratieformulier wordt meegestuurd. Op het moment van schrijven omvat dit:

  • Namen en ID's van:
    • actieve tijdschrijvers (inclusief de indienende gebruiker),
    • dossiers waarop tijd geschreven kan worden,
    • verrichtingen voor die dossiers,
    • subdossiers voor die dossiers, en
    • Recofa-categorieën voor die dossiers.
  • De audio-opname die door de gebruiker is ingediend.

Gegevensverwerking door OpenAI

Op het moment van schrijven worden gegevens die via de OpenAI API worden verwerkt niet gebruikt om de modellen van OpenAI te trainen. De privacyverklaring van de OpenAI API is te vinden op https://openai.com/enterprise-privacy/.

Legalsense stelt de parameter store=False in voor de betreffende endpoints, wat betekent dat OpenAI standaard geen promptgegevens bewaart. Als uw organisatie aanvullende gegevensbeheermaatregelen vereist, zoals dataresidentie of volledige gegevensverwijdering, kunt u deze aanvragen bij OpenAI. Meer informatie is ook beschikbaar op OpenAI Data Controls.

Machtigingen en gebruikerstoegang

Om gesproken tijdregistratie te gebruiken heeft een gebruiker het volgende nodig:

  • Toegang tot de urenstaat (vereist machtiging om tijdregels te bekijken en aan te maken).
  • Machtiging om eigen concept-tijdregels te bekijken en te beheren.

In de meeste omgevingen beschikken gebruikers die al tijd kunnen schrijven standaard over de benodigde machtigingen. Als bepaalde gebruikers het tabblad Spraak niet kunnen zien of gebruiken na de configuratie, neem dan contact op met Legalsense Support om hun machtigingen te controleren.

Daarnaast moet de gebruiker beschikken over een microfoon en een ondersteunde browser gebruiken: een recente versie van Chrome, Firefox of Safari.

Probleemoplossing

De configuratie van de AI-provider werkt niet

Als er een fout optreedt bij het configureren van de AI-provider, controleer dan de inloggegevens voor de geselecteerde provider:

  • OpenAI: de meest waarschijnlijke oorzaak is een API-sleutel die ongeldig is, onvoldoende machtigingen heeft of behoort bij een account zonder betaalgegevens. Controleer de sleutel en de accountconfiguratie op https://platform.openai.com.
  • Azure OpenAI: controleer of het resource-endpoint en de API-sleutel correct zijn voor uw Azure-resource. Controleer of de modelnaam in Legalsense overeenkomt met de "deployment name" in Azure, en dat de deployment een ondersteund model omvat.

Gebruikers zien het tabblad Spraak, maar kunnen niet opnemen

Als een gebruiker meldt dat de microfoonknop grijs is, controleer dan het volgende:

  • De gebruiker heeft mogelijk geen machtiging om concept-tijdregels te beheren. Neem contact op met Legalsense Support om dit te controleren.
  • De gebruiker gebruikt mogelijk geen ondersteunde browser. Vraag de gebruiker om een recente versie van Chrome, Firefox of Safari te proberen.
  • De browser van de gebruiker heeft mogelijk geen microfoontoestemming voor Legalsense. Vraag de gebruiker om de browserinstellingen te controleren en microfoontoegang toe te staan voor uw Legalsense-domein.

Gebruikers dienen opnamen in, maar er verschijnen geen concepten

Een korte verwerkingstijd van 10 tot 60 seconden is normaal. Als er na het wachten consequent geen concepten verschijnen, kan dit wijzen op een probleem met de configuratie of connectiviteit van de AI-provider. Neem contact op met Legalsense Support en vermeld het geschatte tijdstip van de mislukte indiening, zodat dit onderzocht kan worden.

Verwante artikelen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.