Gebruikersbeheer

Als u over de juiste toegangsrechten beschikt, kunt u zelf gebruikers beheren: gebruikers toevoegen, gebruikers bewerken en de toegang van een gebruiker beëindigen als die vertrekt.

Wilt u meer weten over het beheren en bewerken van uw eigen gebruikersprofiel? Zie dan het artikel ↪ Gebruikersprofielen.

Gebruikers beheren

Ga naar Gebruikers → Gebruikers om alle actieve, inactieve en gearchiveerde gebruikers in uw omgeving te zien. U kunt gebruikers filteren op hun functie of op de status van hun profiel (Actief, Inactief, Gearchiveerd). Gebruikers worden Inactief als hun startdatum nog niet is bereikt of als hun einddatum is verstreken. Gearchiveerd is een aparte status die systeembeheerders handmatig instellen als gebruikersprofielen niet meer worden gebruikt. Bij beide statussen kan het account niet meer inloggen, maar u kunt dit ongedaan maken door het account te dearchiveren of een nieuwe einddatum voor de gebruiker in te stellen.

Los van hun status kunnen gebruikers kiesbaar of niet-kiesbaar zijn. Kiesbare gebruikers verschijnen in keuzelijsten in heel Legalsense (dossiers, dashboards, rapporten enzovoort), terwijl niet-kiesbare gebruikers verborgen blijven. Niet-kiesbare gebruikers blijven wel geselecteerd waar ze eerder al waren geselecteerd, omdat de beperking alleen nieuwe selecties blokkeert. Zo kan een kantoor stoppen met het toewijzen van iemand aan nieuw werk, zonder bestaande, historische toewijzingen te verbreken of te verbergen.

Het tabblad Gebruikers met de lijst met actieve gebruikers.

Een gebruiker toevoegen

In de volgende secties leest u hoe u nieuwe gebruikers toevoegt in Legalsense.

Klik op Nieuwe gebruiker om het formulier te openen waarin u de gegevens van de nieuwe gebruiker invoert.

Formulier “Nieuwe gebruiker”, met de naamvelden en “Is fee earner”.

Velden met een sterretje (*) zijn verplicht. De velden Titel, Initialen, Voornaam*, Achternaam* en Afkorting spreken voor zich. Standaard wordt een gebruiker in de hele applicatie en op declaraties aangeduid met voornaam + achternaam, maar u kunt dit aanpassen, zodat ook de titel wordt getoond of in plaats daarvan de initialen worden gebruikt.

De overige velden worden hieronder toegelicht.

Tussenvoegsel: een extra onderdeel van een volledige achternaam. Dit is gebruikelijk in sommige talen (zoals het Nederlands), maar komt in andere talen (zoals het Engels) niet voor.

Is fee earner: als u deze optie bij een nieuwe gebruiker aanvinkt, geldt deze gebruiker in Legalsense als fee earner. Vanaf de opgegeven startdatum wordt voor deze gebruiker een abonnement bij u in rekening gebracht.

Notitie persoonlijke dashboard: typ hier een notitie die op het persoonlijke dashboard van de gebruiker wordt getoond.

Het veld “Notitie persoonlijke dashboard”.

Voorbeeld van een dashboardnotitie zoals deze op het persoonlijke dashboard van de gebruiker verschijnt.

Formulier “Nieuwe gebruiker”, met de velden “Startdatum”, “Einddatum”, “Personeelsnummer”, “Verwachte uren factor” en “Assistent declaratieproces”.

Startdatum*: stel de startdatum van de nieuwe gebruiker in. U kunt een gebruiker aanmaken van wie het dienstverband later begint. Een nieuwe gebruiker kan pas vanaf de startdatum inloggen.

Einddatum: vul hier de einddatum van de gebruiker in. Tot en met deze datum kan de gebruiker nog inloggen in Legalsense; daarna heeft de gebruiker geen toegang meer. De niet-gedeclareerde tijd van de gebruiker blijft beschikbaar om te declareren.

Personeelsnummer: het personeelsnummer staat in de gebruikersexport en kan bijvoorbeeld worden gebruikt om een dossiernummer op te bouwen of om omzet te verdelen in Twinfield.

Verwachte uren factor*: de waarde in dit veld bepaalt of er een factor geldt voor de verwachte declarabele uren van deze gebruiker. Dit is handig bij langdurige ziekte of verlof.

Zie het artikel ↪ Verwachte uren factor voor meer informatie over waar deze factor wordt toegepast.

Assistent declaratieproces: wijs één gebruiker aan als assistent voor het declaratieproces. De assistent declaratieproces kan vervolgens worden ingezet in de declaratieworkflow.

Gebruikersnaam*: een verplicht, uniek veld. Dit is de naam die de gebruiker invoert bij het inloggen in Legalsense.

E-mail*: wordt gebruikt om een welkomstmail of een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen te versturen. Dit is een verplicht veld en het adres moet uniek zijn binnen de Legalsense-omgeving, omdat twee gebruikers niet hetzelfde e-mailadres kunnen hebben.

Groepen*: de permissiegroepen bepalen welke rechten een gebruiker heeft in Legalsense. Een gebruiker moet tot ten minste één groep behoren.

Zie voor meer informatie over permissiegroepen het artikel ↪ Standaard permissiegroepen in Legalsense.

Praktijkgroep: als uw organisatie met praktijkgroepen werkt, geeft u hier de betreffende praktijkgroep op.

Zie voor meer informatie over praktijkgroepen het artikel ↪ Praktijkgroepen.

Functie*: een veld dat het beroep van de gebruiker beschrijft. Zie het artikel ↪ Tarieven en functies voor een uitgebreidere beschrijving van de verschillende functies.

De verschillende functies worden ook gedefinieerd onder Instellingen → Lijsten → Functies.

Verstuur welkomstmail: als u deze optie selecteert, stuurt Legalsense de gebruiker een e-mail met een link om een wachtwoord in te stellen. Kies in het veld Verzenddatum wanneer de e-mail wordt verstuurd. Laat u dit veld leeg, dan gebruikt Legalsense de startdatum, zodat de e-mail aankomt zodra het account actief is. Als een e-mail aan een adres onbestelbaar terugkomt (bounce), kan de e-mailprovider dat adres blokkeren; zie Problemen oplossen hieronder.

Welkomstmail en SSO

Als u single sign-on (SSO) gebruikt en niet wilt dat gebruikers zelf een Legalsense-account aanmaken, verstuur dan geen welkomstmail. Geef ze in plaats daarvan het webadres van uw Legalsense-installatie en vraag ze om op de inlogpagina SSO login te gebruiken. Zie ↪ Single Sign-on configureren voor instructies over het inschakelen van inloggen via SSO.

Klik op Opslaan om de gebruiker aan te maken of uw wijzigingen op te slaan.

Gebruikersgegevens bewerken

Om de gegevens van een gebruiker te bewerken, gaat u naar Gebruikers → Gebruikers en klikt u op het bewerkicoon naast de naam van de gebruiker.

Bewerkicoon naast een gebruiker in de lijst Gebruikers.

Hiermee opent u hetzelfde scherm als bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker, waar u de gegevens kunt wijzigen.

Tarieven en functies aanpassen

U past het persoonlijke tarief en de functie aan op het profiel van de gebruiker. Zie ↪ Tarieven en functies voor meer informatie. Klik in de gebruikerslijst (Gebruikers → Gebruikers) op de gebruiker die u wilt aanpassen.

De profielpagina van een gebruiker, met de onderdelen voor tarieven en functie.

Tarieven: klik op het bewerkicoon om bestaande tarieven aan te passen, tarieven toe te voegen of tarieven te verwijderen.

Het onderdeel met tarieven, met het bewerkicoon gemarkeerd.

Functie: klik op Bewerken om de gebruiker een nieuwe functie toe te wijzen of een bestaande functie te wijzigen.

Het onderdeel “Functie”, met het bewerkicoon gemarkeerd.

Faillissement

Als uw kantoor faillissementsdossiers behandelt, kan Legalsense support deze functionaliteit voor u activeren. Daarna ziet u bij de gebruiker een onderdeel Faillissement, waarin alles wordt vastgelegd wat relevant is voor de berekening van het Recofa-uurtarief. Legalsense past het Recofa-tarief elk jaar aan, zodat automatisch het juiste uurtarief wordt toegepast op tijdregels in het dossier. Zie ↪ Faillissement voor meer informatie over de mogelijkheden voor Nederlandse faillissementsdossiers.

Het onderdeel Faillissement op een gebruikersprofiel.

Klik op het bewerkicoon om deze gegevens te bewerken.

Het onderdeel Faillissement geopend om te bewerken.

Targets en aanwezigheidsroosters

U kunt ook een aanwezigheidsrooster en/of een target aan een gebruiker toevoegen. Geen van beide is standaard actief; Legalsense support kan ze kosteloos activeren. Daarna ziet u een extra tabblad bij de gebruiker.

Het tabblad met targets en aanwezigheidsroosters op een gebruikersprofiel.

Targets verschijnen in het persoonlijke dashboard en het performance overzicht van de gebruiker. Het aanwezigheidsrooster verschijnt in de kalender van de gebruiker, zodat de gebruiker eenvoudig kan zien of de urennorm is gehaald. Meer informatie over het gebruik van targets en aanwezigheidsroosters vindt u onder ↪ Targets en ↪ Aanwezigheidsroosters respectievelijk.

Meldingen en Beveiliging

Op de detailpagina van de gebruiker staan ook de instellingen voor Meldingen en Beveiliging. Bij Meldingen ziet u welke typen acties een melding veroorzaken voor deze specifieke gebruiker. Bij Beveiliging ziet u de apparaten en authenticatie tokens die al aan dit account zijn gekoppeld.

Een gebruiker deactiveren

Klik op Bewerken naast de gebruiker in Gebruikers → Gebruikers en vul een einddatum in. Vanaf de dag na deze datum kan de gebruiker niet meer inloggen en wordt de gebruiker als inactief gemarkeerd.

Het bewerkformulier van een gebruiker, met de einddatum gemarkeerd.

U kunt ook actieve en inactieve gebruikers archiveren door in Gebruikers → Gebruikers op het icoon Archiveren naast een gebruiker te klikken. Door het archiveren kan de gebruiker direct niet meer inloggen. Als er nog geen einddatum was ingesteld, wordt de einddatum op vandaag gezet.

Let op: U kunt in Legalsense geen gebruikers verwijderen. Archiveer in plaats daarvan gebruikers die zijn vertrokken. Hun tijdregels en geschiedenis blijven beschikbaar.

Label inactief of gearchiveerd op een gebruikersprofiel.

Een label op het profiel van de gebruiker geeft aan of de gebruiker inactief of gearchiveerd is, en of de gebruiker kiesbaar is.

Labels op het gebruikersprofiel die de status van de gebruiker aangeven.

Een gebruiker heractiveren

Komt een eerder gearchiveerde gebruiker terug, dan hoeft u geen nieuwe gebruiker aan te maken: u kunt de bestaande gebruiker uit het archief terughalen.

1. Ga naar Gebruikers → Gebruikers en zet het filter Status op Gearchiveerd om alle gearchiveerde gebruikers te zien.

2. Klik op het icoon Uit archief halen naast de gebruiker.

Icoon om uit het archief te halen naast een gearchiveerde gebruiker.

Hiermee wordt de gebruiker geactiveerd en kunt u de gebruiker een welkomstmail sturen, zodat deze de inloggegevens opnieuw kan instellen.

Let op: Als u een gebruiker uit het archief haalt, verandert de einddatum niet. Daardoor krijgt een gebruiker de status Inactief in plaats van Actief als de einddatum al is verstreken. Verwijder of wijzig in dat geval ook handmatig de einddatum, zodat de gebruiker weer Actief wordt.

Welkomstmail

Wanneer u een nieuwe gebruiker aanmaakt, kunt u onderaan het formulier Verstuur welkomstmail selecteren.

De checkbox “Verstuur welkomstmail” op het formulier voor een nieuwe gebruiker.

Wanneer u op Opslaan klikt, maakt Legalsense de gebruiker aan en verstuurt het de welkomstmail op de Verzenddatum. Laat u Verzenddatum leeg, dan gebruikt Legalsense de startdatum. Is die datum vandaag of eerder, dan verstuurt Legalsense de e-mail direct; anders wordt de e-mail verstuurd in de nacht aan het begin van die datum. De gebruiker kan binnen 48 uur een wachtwoord instellen via de link in die e-mail.

Let op: Als de gebruiker er langer dan 48 uur over doet om een wachtwoord in te stellen, wordt de link ongeldig. De gebruiker kan dan een nieuw wachtwoord aanvragen via de knop Wachtwoord vergeten? op het inlogscherm.

U kunt de gebruiker ook openen in Legalsense en via de knop Opties een welkomstmail versturen. Zodra er een welkomstmail is verstuurd, staat de checkbox Verstuur welkomstmail niet meer op het formulier. Gebruik dan de knop Opties om de mail opnieuw te versturen.

Het menu “Opties” op een gebruikersprofiel, met de opties om e-mails te versturen.

Acties toepassen op meerdere gebruikers tegelijk

Gebruik in de gebruikerslijst de knoppen Verstuur welkomstmail en Meer acties... om een actie op meerdere gebruikers tegelijk toe te passen.

Knoppen voor acties in bulk boven de lijst Gebruikers.

U kunt de welkomstmail ook in bulk verzenden via het hoofdmenu Gebruikers. Dat is bijvoorbeeld handig bij een nieuwe Legalsense-installatie, als u gebruikers vooraf aanmaakt of als u meerdere nieuwe gebruikers tegelijk toevoegt:

1. Selecteer de gewenste gebruikers, of selecteer alle gebruikers, met de selectievakjes naast hun namen.
2. Klik bovenaan de lijst op Verstuur welkomstmail.
3. Bevestig de actie.

Checkboxen naast gebruikers in de lijst, waarmee u meerdere gebruikers selecteert.

Legalsense verstuurt de welkomstmail naar alle actieve gebruikers in de selectie. Gearchiveerde gebruikers en gebruikers van wie de einddatum is verstreken, worden overgeslagen.

Let op: Het versturen van welkomstmails wordt afgeraden als u single sign-on (SSO) gebruikt om toegang tot Legalsense te vereisen of toe te staan. Zie Welkomstmail en SSO hierboven.

Meer acties... biedt de volgende opties:

Het menu “Meer acties…”, met opties om geselecteerde gebruikers in bulk te bewerken.

• Maak kiesbaar: maakt geselecteerde gebruikers die momenteel niet-kiesbaar zijn weer kiesbaar.
• Maak niet-kiesbaar: maakt geselecteerde gebruikers die momenteel kiesbaar zijn niet-kiesbaar.
• Nieuwe functie: wijst een nieuwe functie toe aan de geselecteerde gebruikers.
• Nieuw target: wijst een nieuw target toe aan de geselecteerde gebruikers.

Problemen oplossen

Een welkomstmail of e-mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen komt niet aan

• Legalsense verstuurt deze e-mails vanaf no-reply@legalsense.nl. Vraag de gebruiker de spammap te controleren.
• Op de pagina Wachtwoord vergeten? moet de gebruiker het e-mailadres invullen, niet de gebruikersnaam. Legalsense bevestigt het verzoek altijd, ook als er geen e-mail wordt verstuurd, en accepteert per adres één verzoek per 5 minuten.
• Gearchiveerde gebruikers ontvangen geen e-mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen.
• Toont Legalsense de melding Het e-mailadres (…) van deze gebruiker is door onze e-mailprovider als inactief gemarkeerd. Activeer het e-mailadres opnieuw., dan is een eerdere e-mail aan dat adres onbestelbaar teruggekomen (bounce). Zie ↪ E-mailproviders configureren: Problemen oplossen.

Let op: Als uw kantoor single sign-on gebruikt waarbij inloggen via SSO verplicht is, kunnen gebruikers die aan een Microsoft-account zijn gekoppeld niet met een wachtwoord inloggen, ook niet na een reset.

Een vertrokken gebruiker heeft nog niet-gedeclareerde tijd

De niet-gedeclareerde tijdregels blijven beschikbaar om te declareren, op naam en tegen het tarief van deze gebruiker. Zo verplaatst u de tijdregels in plaats daarvan naar een collega:

1. Ga naar Tijd → Zoeken en zoek de tijdregels van de vertrokken gebruiker.
2. Selecteer de tijdregels.
3. Kies onder Verander tijdregels voor Verander tijdschrijver.
4. Selecteer de nieuwe Tijdschrijver en klik op Verplaats tijdregels.

Legalsense berekent het tarief opnieuw voor de nieuwe tijdschrijver. U kunt alleen tijdregels verplaatsen die niet zijn gedeclareerd en niet op een conceptdeclaratie staan. Bovendien moet de nieuwe tijdschrijver actief en kiesbaar zijn.

Let op: Om de tijdregels van een vertrokken gebruiker te vinden, moet die gebruiker kiesbaar zijn. Gearchiveerde gebruikers zijn standaard kiesbaar; gebruik voor andere gebruikers Maak kiesbaar.

Een gebruiker kan niet inloggen

Open de gebruiker en controleer de status:

• Niet gestart: de startdatum ligt in de toekomst.
• Uit dienst: de einddatum is verstreken. Bewerk de gebruiker en wijzig of verwijder de einddatum.
• Gearchiveerd: haal de gebruiker uit het archief en controleer de einddatum.