Declaraties in UBL

UBL is het standaardbestandsformaat voor het elektronisch verzenden van declaraties. Uw cliënten kunnen ze daardoor zonder handwerk direct in hun boekhoudsoftware verwerken. In dit artikel leest u wat UBL is en hoe u het in Legalsense instelt.

Wat UBL betekent

UBL staat voor Universal Business Language (⧉ ubl.xml.org) en is het standaardformaat voor het elektronisch verzenden van declaraties. Hiermee kan de boekhoudsoftware van uw cliënt een declaratie direct verwerken, zonder handmatige handelingen. Een UBL-declaratie wordt opgemaakt als XML-bestand. In dit artikel heet dat bestand kortweg “UBL”.

De pagina Kantoorinstellingen, met de velden voor het adres en het btw-nummer.

Vul de adresgegevens van uw kantoor volledig in bij de betreffende adresvelden en voer het btw-nummer van uw kantoor in. Legalsense neemt deze gegevens als verzender op in het UBL-bestand, zodat de boekhoudsoftware van uw cliënt kan herkennen wie de declaratie heeft verzonden.

UBL meesturen met de declaratie-e-mail

Legalsense kan het UBL-bestand als bijlage aan de declaratie-e-mail toevoegen, naast de pdf-versie of in plaats daarvan. Zie het artikel ↪ Declaraties per e-mail verzenden vanuit Legalsense voor meer informatie over het per e-mail versturen van declaraties.

U stelt dit in onder Instellingen → Declaratieproces → E-mails.

E-mailinstellingen, met het vinkje “Gebruik UBL-bijlagen” en de lijst “Declaratie bijlage”.

1. Vink Gebruik UBL-bijlagen aan om de UBL-opties in te schakelen.
2. Kies in de lijst Declaratie bijlage welke bestanden Legalsense aan de declaratie-e-mail toevoegt: - PDF: alleen de pdf-versie, zonder UBL. - PDF + XML in UBL: de pdf-versie en het UBL-bestand. - XML in UBL: alleen het UBL-bestand.
3. Klik op Opslaan.

Dit is de standaardinstelling voor het hele kantoor. Voor een specifieke debiteur kunt u een andere bijlage kiezen, zoals hieronder beschreven bij UBL-instellingen overschrijven voor een specifieke debiteur.

Een UBL-declaratie downloaden

U kunt het UBL-bestand van een declaratie ook zelf downloaden, met de knop Download op de declaratie.

Detailweergave van een declaratie, met de knop “Download” en de optie voor de UBL-declaratie.

Wanneer u op UBL-Declaratie (XML) klikt, downloadt Legalsense een XML-bestand. U kunt dit bestand vervolgens buiten Legalsense verwerken, bijvoorbeeld door het als bijlage toe te voegen aan een e-mail in Outlook.

Een ingesloten PDF toevoegen

Onder Instellingen → Algemeen → Systeem kunt u configureren of de UBL-uitvoer alleen uit XML bestaat of ook een ingesloten PDF bevat. Als u een PDF insluit, kunt u ook selecteren welke declaratietemplate Legalsense gebruikt om deze te genereren. Dit is de standaardinstelling voor het hele kantoor. Deze geldt voor elke debiteur, tenzij u de instelling voor een specifieke debiteur overschrijft, zoals hieronder beschreven.

Let op: Deze instelling geldt alleen voor UBL-declaraties die zijn aangemaakt nadat u de instelling hebt gewijzigd.

Systeem instellingen, met de opties voor de UBL-uitvoer en de keuze voor het declaratie template.

UBL-instellingen overschrijven voor een specifieke debiteur

U kunt de UBL-instellingen voor een individuele debiteur overschrijven, zodat de declaraties van die debiteur niet de standaardinstellingen van het kantoor hoeven te volgen. Dat is bijvoorbeeld handig als de boekhoudsoftware van die cliënt alleen het UBL-bestand accepteert, of een andere opmaak van de ingesloten PDF verwacht. U stelt dit in op de contactpagina van de debiteur zelf, in de sectie Debiteurinformatie, naast het btw-nummer en de andere declaratiegegevens. Zie het artikel ↪ Contactbeheer voor meer informatie over de rest van die sectie.

Daar volgen drie velden de standaard instellingen van het kantoor:

• Declaratie bijlage: welke bestanden Legalsense aan de declaratie-e-mail toevoegt (Instellingen → Declaratieproces → E-mails).
• UBL-samenstelling: of het UBL-bestand een ingesloten PDF bevat (Instellingen → Algemeen → Systeem).
• PDF-template voor ingesloten declaratie: met welk declaratietemplate die PDF wordt gegenereerd (Instellingen → Algemeen → Systeem).

Elk veld staat op Gebruik de systeem instelling waarde. De debiteur volgt dan de waarde die op dat moment voor het hele kantoor is ingesteld. Wilt u een veld alleen voor deze debiteur overschrijven? Vink dan Gebruik de systeem instelling waarde uit en selecteer een optie.

Let op: UBL-samenstelling en PDF-template voor ingesloten declaratie zijn alleen zichtbaar als Peppol is ingeschakeld. Zie het artikel ↪ Peppol voor meer informatie over het instellen hiervan.

De sectie “Debiteurinformatie” op de bewerkpagina van een contact, met de velden “Declaratie bijlage”, “UBL-samenstelling” en “PDF-template voor ingesloten declaratie” ingesteld op “Gebruik de systeem instelling waarde”.

Net als bij de instelling voor het hele kantoor geldt een wijziging in de UBL-samenstelling of het PDF-template van een debiteur alleen voor UBL-declaraties voor die debiteur die zijn aangemaakt nadat u de wijziging hebt doorgevoerd. Declaraties die Legalsense al heeft gegenereerd, behouden de uitvoer en het template die op dat moment van kracht waren.