Declaraties in UBL

Wat is UBL?

UBL staat voor Universal Business Language (http://ubl.xml.org/) en is het standaard formaat voor het electronisch verzenden van declaraties/facturen. Het maakt het mogelijk om een declaratie/factuur zonder handmatige handelingen direct in de financiële administratie van de afnemer te verwerken. Het bestandsformaat waarin een UBL factuur opgesteld wordt is 'XML'. In dit artikel wordt verder gerefereerd naar "UBL".

Voorbereidingen

Om een juist XML-bestand te kunnen genereren die aan de UBL standaard voldoet en daardoor zonder fouten verwerkt kan worden in de financiële administratie van uw afnemer is het noodzakelijk dat er een aantal basisgegevens juist en volledig ingevuld zijn in de 'Kantoorinstellingen' van uw Legalsense omgeving:

Het is noodzakelijk dat de adresgegevens van uw kantoor volledig ingevoerd zijn in de betreffende adresvelden. Verder dient ook nog het btw-nummer van uw kantoor ingevoerd te zijn:

Deze gegevens worden worden als 'afzender' opgenomen in het UBL-bestand zodat de financiële administratie van uw afnemer kan herkennen van wie de factuur afkomstig is.

Genereren van een UBL-declaratie

Een UBL-versie van de declaratie kan automatisch als extra bijlage worden toegevoegd aan de declaratie e-mail. Hierdoor is het mogelijk om naast de PDF-versie van een declaratie ook de UBL-versie aan de afnemer aan te leveren. Meer informatie over het versturen van declaraties per e-mail kunt u hier terugvinden: Declaraties per e-mail versturen

Het automatisch toevoegen van een UBL-versie van de declaratie aan de declaratie e-mail wordt ingesteld via 'Instellingen' - 'Declaratieproces' - 'E-mails':

Als "UBL bijvoegen" is aangevinkt, zal er, naast de PDF-versie, ook een XML-versie van de declaratie aan de declaratie e-mail toegevoegd worden.

Naast het automatisch per e-mail versturen van een UBL-versie van de declaratie is het ook mogelijk om per declaratie een UBL-versie apart te downloaden. Deze optie vindt u terug onder de "Download" knop:

Wanneer u op 'UBL Declaratie (XML)' klikt, zal er een XML-bestand gedownload worden. Deze kunt u dan weer buiten Legalsense verder verwerken (bijvoorbeeld als bijlage toevoegen aan een e-mail in Outlook).