Extra declaratieregeltypes

Met eigen declaratieregeltypen kunt u aan een declaratie regels toevoegen die verder gaan dan de standaard tijdregels en verschotregels. Gebruik ze bijvoorbeeld om een eenmalig honorarium of een terugkerende vergoeding, zoals huur, in rekening te brengen.

U kunt op elk moment een declaratieregel van het type Overig aan een declaratie toevoegen. Gebruikt u een boekhoudkoppeling? Dan kiest u bij het toevoegen een grootboekrekening waarop de omzet van die regel wordt geboekt.

Naast regels van het type Overig kunt u specifieke eigen declaratieregeltypen instellen, waaraan vooraf een grootboekrekening is toegewezen. Zo kunt u terugkerende of standaardkosten, zoals een cursusgeld of de maandelijkse huur voor een onderhuurder van de vestiging, eenvoudiger in rekening brengen, omdat u niet telkens een grootboekrekening hoeft te selecteren.

Een eigen declaratieregeltype toevoegen

Ga naar Instellingen → Lijsten → Eigen declaratieregeltypen.

Instellingenpagina met de lijst Extra declaratieregeltypes, met de bestaande types.

Klik op Nieuw declaratieregeltype om er een toe te voegen.

De knop “Nieuw declaratieregeltype” op de lijstpagina.

Vul een naam in voor elke taal die in uw omgeving actief is. Heeft uw omgeving een actieve koppeling met een boekhoudsysteem? Dan is ook het veld Grootboekrekening beschikbaar. Daarin geeft u aan op welke grootboekrekening regels van dit type worden geboekt.

Formulier “Nieuw declaratieregeltype”, met de naamvelden per taal en het veld “Grootboekrekening”.

Een extra declaratieregeltype gebruiken

Zodra u een extra declaratieregeltype hebt aangemaakt, kunt u het op een declaratie gebruiken.

1. Klik op een conceptdeclaratie (dit kan ook een lege declaratie zijn) op Toevoegen regel.

De knop “Toevoegen regel” op een conceptdeclaratie.

2. Selecteer het extra declaratieregeltype dat u hebt aangemaakt (in dit voorbeeld Kantoorkosten) en vul een bedrag in in de kolom Totaal.

Editor voor declaratieregels met het declaratieregeltype “Kantoorkosten” geselecteerd en een bedrag ingevuld in de kolom “Totaal”.

Legalsense voegt een omzetregel met de omschrijving Kantoorkosten toe aan de declaratie. Is voor het declaratieregeltype een specifieke grootboekrekening ingesteld? Dan stuurt Legalsense een boeking voor dat bedrag (€ 50 in dit voorbeeld) naar de boekhoudapplicatie, op de grootboekrekening die aan het declaratieregeltype is gekoppeld.