Release 19.11 - November 2019 – Legalsense

De Legalsense update van november 2019 heeft versienummer 19.11 en bevat de volgende wijzigingen:

Verrekend status voor credit en gecrediteerde declaraties

Wanneer een declaratie gecrediteerd wordt, krijgen de gecrediteerde declaratie en de creditdeclaratie de status ‘Verrekend’. Iedere gecrediteerde en creditdeclaratie heeft in de lijstweergave een klein icoontje achter het declaratienummer dat verwijst naar de gerelateerde declaratie. De status ‘Verrekend’ vervangt de meer generieke status ‘Definitief’ voor gecrediteerde en creditdeclaraties. Bij het zoeken naar declaraties in de declaratielijst, kan er gefilterd worden op de status `Verrekend'. Bij het exporteren van de declaratielijst naar Excel, is er een aparte kolom voor de status toegevoegd: “Credit” of “Gecrediteerd”. Er is ook een kolom voor het declaratienummer van de gecrediteerde of creditdeclaratie toegevoegd.

Let op: de betaalstatus van verrekende declaraties wordt nog steeds automatisch ingesteld op ‘Betaalstatus negeren’: de declaraties worden hierdoor niet als ‘onbetaald’ (openstaand) vermeld. Voor kantoren die Legalsense in combinatie met Twinfield boekhoudsoftware gebruiken en de betaalstatus uit Twinfield ophalen, verwachten we dat de declaraties in Twinfield worden afgeletterd. De afgeletterde declaraties krijgen in Legalsense de status ‘Betaald’. Voor een toekomstige Legalsense update, zijn we aan het onderzoeken of we uit Twinfield kunnen achterhalen of de declaratie verrekend is zodat de status in Legalsense op ‘Verrekend’ kan worden ingesteld. Voor nu is de verrekend status voor kantoren die Legalsense en Twinfield gebruiken nog niet geheel beschikbaar. De icoontjes die aangeven dat een declaratie gecrediteerd of een creditdeclaratie is én de extra informatie in de Excel export van declaraties, zijn wel beschikbaar.

Oninbaar bedrag van een declaratie

We hebben de optie ‘Markeer als oninbaar’ toegevoegd voor declaraties die niet volledig zullen worden betaald (of zelfs helemaal niet). U kunt het openstaande bedrag markeren als oninbaar, waardoor de declaratie niet langer als ‘Onbetaald’ vermeld staat. In de rapporten-bouwer zijn aparte kolommen beschikbaar voor ‘Oninbaar’ en ‘Onbetaald’. Er zijn nu ook een filters met die opties: ‘Betaald’, ‘Onbetaald’ en ‘Oninbaar’. In de declaratielijst kunt u via het statusfilter zoeken op oninbare declaraties. De kolommen ‘Betaald’, ‘Onbetaald’ en ‘Oninbaar’ staan voortaan ook in de Excel export van de declaraties.

Let wel: het als (deels) oninbaar markeren van een declaratie, heeft geen directe gevolgen in een mogelijk gekoppelde financiële administratie. Zo zal er, wanneer Legalsense is gekoppeld aan Twinfield, geen bericht naar Twinfield uitgaan zodra u een declaratie als oninbaar markeert.

Overzicht targets

We hebben een overzicht van alle targets aan de sectie gebruikers toegevoegd. U kunt zoeken naar targets voor een specifieke periode. U kunt er ook voor kiezen gebruikers zonder target mee te nemen in het overzicht. Dit overzicht kunt u overigens ook exporteren naar Excel. Als u een opmerking toevoegt aan een target, zal deze ook in de lijst staan.

Declaratie-workflow

Voor iedere taak in de lijst van declaratietaken is aan het einde van de rij een icoontje toegevoegd met alle beschikbare acties (bijv. ‘Goedkeuren’).

Voor iedere taak in de lijst van declaratietaken is aan het begin van de rij een selectievakje toegevoegd. Een knop ‘Actie’, bovenaan de lijst, biedt toegang tot verschillende acties die voor de geselecteerde taken kunnen worden uitgevoerd. Met behulp hiervan kunt u bijvoorbeeld meerdere declaraties in één keer goedkeuren.
Wanneer de declaratie-workflow in Legalsense is geconfigureerd om altijd twee verantwoordelijke gebruikers naar de declaratie te laten kijken (twee stappen in de workflow), is bij het takenoverzicht bij 'Taak instellen' de optie 'Controle door tweede verantwoordelijke' toegevoegd.

Overige wijzigingen

Bij het toevoegen van een bijlage (attachment) bij een verschot worden bestanden van het type EML en MSG (e-mailberichten) geaccepteerd. Andere, al eerder ondersteunde, bestandstypes zijn PDF, afbeeldingen en Excel-bestanden. Alleen PDF bestanden of afbeeldingen kunnen gebruikt worden voor het toevoegen van de verschotnota aan een declaratie (PDF).
De declaratielijst toont alle dossiers voor een declaratie in de kolom ‘Dossier’. Wanneer een declaratie voor meerdere dossiers is gemaakt, wordt omwille van de leesbaarheid de tekst in de kolom ‘Dossier' beperkt tot 500 tekens.
Eerder dit jaar introduceerden we de versnelde dossierselectie met behulp van 'Recente dossiers'. Ook de Legalsense iOS (iPhone) app gaat hiervan binnenkort gebruikmaken. Om dit te kunnen doen, zal uw Legalsense installatie eerst naar deze versie (19.11) moeten worden overgezet. Gebruikt uw bedrijf nog steeds een eerdere versie van Legalsense (19.08), dan zal de app gewoon werken zoals voorheen, alleen zonder deze toegevoegde functionaliteit.
We hebben een issue opgelost bij de rapportage over tijdschrijvers. Bij een tijdschrijver met een target, voor bijvoorbeeld een heel jaar, die gedurende dat jaar wisselde van praktijkgroep, werd een onjuiste verdeling van de target over de praktijkgroepen weergegeven. Dit is aangepast.
Bij het zoeken naar tijd (onder 'Tijd - Zoeken') is het veld 'Gebruiker' hernoemt naar 'Tijdschrijver'.
Bij het zoeken naar tijd (onder 'Tijd - Zoeken') is onder 'Uitgebreid zoeken' een veld 'Functie tijdschrijver' toegevoegd.

API wijzigingen

Er is een nieuw filter beschikbaar voor tijdsregels (Logline endpoint) in the REST API (v2): het ‘is_active’ filter. Dit filter maakt het mogelijk om ook ‘inactive’ (verwijderde) tijdregels op te vragen.
Aan endpoints met paginatie is de mogelijkheid voor ‘cursor pagination’ toegevoegd. Door de parameter “?pagination=cursor” mee te geven kunnen makkelijker alle objecten worden opgevraagd.
We hebben ondersteuning voor 'branches' (gerelateerd aan een 'Client') toegevoegd aan de V1 API.